Bedrijfsconferentie organiseren: checklist en planning

Een bedrijfsconferentie vraagt om meer dan een locatie en een programma. Je moet sprekers, aanmeldingen, dieetwensen, presentaties, techniek, zaalindeling en registratie op elkaar afstemmen. Begin met datum, programma en locatie en werk daarna toe naar catering, deelnemersinformatie en materialen. Plan de laatste technische test en de opbouw ruim vóór de eerste ontvangst, zodat je niet tegelijk bezoekers hoeft te registreren en kabels moet aansluiten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Catering reserveren
Sprekers bevestigen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Parkeerinformatie versturen
Naamkaartjes ontwerpen
Naamkaartjes printen
2 personen
Aanwezigheidslijst printen
Presentaties verzamelen
Presentaties controleren
2 personen
Techniek testen
2 personen
Werkbladen printen
2 personen
Programma printen
Cateringhoeveelheden bevestigen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Locatiesleutels ophalen
Zaalindeling markeren
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
Projectiescherm plaatsen
2 personen
Beamer aansluiten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Programma's klaarleggen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen

Event

Registratietafel bemannen
2 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Naamkaartjes uitreiken
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Opening aankondigen
Sprekers begeleiden
Presentaties starten
Microfoons doorgeven
Dranken bijvullen
2 personen
Koffiepauze verzorgen
3 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
Pauzeruimte netjes houden
2 personen
Dinerbuffet openen
2 personen
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Tafels afruimen
3 personen
Netwerkborrel klaarzetten
2 personen
Borrelhapjes serveren
2 personen
Afsluiting aankondigen
Gasten uitgeleiden
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Buffet afbreken
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval sorteren
2 personen
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Apparatuur inpakken
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren
Locatie afsluiten
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven materialen opbergen
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Rechthoekige tafelsaantal 12
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Spreektafel
Podium
Krukkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 90
Glazenaantal 180
Wijnglazenaantal 100
Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Soepkommenaantal 90
Koffielepelsaantal 100
Dinerbesteksetsaantal 100
Serveerbestekaantal 12
Waterkannenaantal 12

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Klikker
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
HDMI-kabelsaantal 3
USB-C-adaptersaantal 3
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Lichtslingersaantal 4

Decoratie

Bedrijfslogo-bannersaantal 3
Tafelbloemstukkenaantal 12
Menukaartenaantal 12
Naamkaarthoudersaantal 90
Pijlbordenaantal 8
Tafelkledenaantal 16

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 6
Inductiekookplatenaantal 2
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 8
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Keukentangenaantal 8
Opslagbakkenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemaantal 2
Stofzuiger
Dweilmopaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de sprekers eerst vast en reserveer daarna de locatie en catering. Zo weet je hoeveel sessies, pauzes en maaltijden je moet organiseren voordat je aantallen doorgeeft.
Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de conferentie en bevestig de cateringhoeveelheden daarna opnieuw. Stuur parkeerinformatie tegelijk met de praktische deelnemersinformatie, niet pas op de ochtend zelf.
Verzamel presentaties uiterlijk 3 werkdagen vooraf en controleer ze op beeldverhouding, video en lettertypen. Test beamer, projectiescherm, laptop, klikker, microfoons, speakers en aansluitkabels minimaal 1 dag van tevoren.
Maak voor de registratiebalie een aanwezigheidslijst, naamkaartjes en pennen klaar. Leg de zaalindeling en looproute vóór de opbouw vast; houd de registratiebalie zichtbaar bij de ingang en zorg dat stoelen en tafels niet pas tijdens de ontvangst worden geplaatst.
Haal locatiesleutels en materialen vooraf op en markeer de zaal voordat tafels, stoelen en buffettafels worden geplaatst. Reserveer op de eventdag minstens 90 minuten voor opbouw en nog 30 minuten voor een volledige doorloop van programma en techniek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bedrijfsconferentie organiseren?: Leg datum, programma en locatie bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf vast. Bevestig sprekers en catering uiterlijk 6 weken voor de conferentie en sluit de deelnemersregistratie af zodra je de definitieve aantallen nodig hebt.
Wanneer moet ik de catering voor een bedrijfsconferentie bevestigen?: Verzamel dieetwensen tot 7 dagen vooraf en bevestig de definitieve aantallen daarna opnieuw met de cateraar. Tel deelnemers per eetmoment, inclusief sprekers en organisatie, zodat lunch, koffie en dranken niet op een oude aanmelding zijn gebaseerd.
Wanneer test je de techniek voor een bedrijfsconferentie?: Doe een volledige test minimaal 1 werkdag vooraf en controleer op de locatie alle presentaties, aansluitingen, microfoons en het geluid. Leg daarnaast een laptop, HDMI-kabels, USB-C-adapters en verlengkabels klaar als reserve.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een bedrijfsconferentie?: Plan minimaal 90 minuten voor tafels, stoelen, podium, registratiebalie en materialen. Houd daarna 30 minuten vrij voor een technische test en een korte doorloop, dus begin idealiter 2 uur vóór de eerste deelnemer arriveert.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.