Checklist pour organiser une conférence d’entreprise

Une conférence d’entreprise se prépare par étapes : d’abord la date, le programme et le lieu, puis les intervenants, les inscriptions et la logistique. Cette checklist couvre les 73 tâches du plan, des invitations au contrôle des présentations, sans oublier les badges, le traiteur et l’installation de la salle. Prévoyez aussi un temps dédié aux besoins alimentaires, au parking et aux tests techniques. Le jour J, vous devez pouvoir accueillir les participants, lancer les présentations et servir les boissons sans improviser.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Réserver le catering
Confirmer les intervenants
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les infos de parking
Concevoir les badges nominatifs
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste de présence
Rassembler les présentations
Vérifier les présentations
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Imprimer les feuilles de travail
2 personnes
Imprimer le programme
Confirmer les quantités de traiteur
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Récupérer les clés du lieu
Marquer la disposition de la salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
Installer l’écran de projection
2 personnes
Brancher le vidéoprojecteur
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer les programmes
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Annoncer l'ouverture
Accompagner les intervenants
Lancer les présentations
Passer les microphones
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Assurer la pause café
3 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Recueillir les questions de la salle
Maintenir la salle de pause propre
2 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
2 personnes
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Installer le cocktail de réseautage
2 personnes
Servir les amuse-bouches
2 personnes
Annoncer la clôture
Accompagner les invités à la sortie
2 personnes
Rassembler les objets perdus

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Vérifier les toilettes
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le matériel restant
2 personnes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tables rectangulairesqté 12
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Table de prise de parole
Scène
Tabouretsqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 90
Verresqté 180
Verres à vinqté 100
Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Bol à soupeqté 90
Cuillères à caféqté 100
Sets de couverts pour le dînerqté 100
Couverts de serviceqté 12
Carafes d’eauqté 12

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Clic-clac
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs USB-Cqté 3
Batteries externesqté 4

Éclairage

Lampadairesqté 4
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Bannières au logo de l’entrepriseqté 3
Compositions florales de tableqté 12
Cartes de menuqté 12
Porte-nomsqté 90
Panneaux indicateursqté 8
Nappesqté 16

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 6
Plaques à inductionqté 2
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de cuisineqté 8
Bacs de rangementqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 2
Aspirateur
Serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date, le programme et le lieu avant d’envoyer les invitations. Gardez ensuite une marge d’au moins 2 semaines pour traiter les inscriptions et confirmer les besoins alimentaires.
Demandez les présentations aux intervenants plusieurs jours avant la conférence, puis testez chaque fichier sur l’ordinateur et le vidéoprojecteur. Vérifiez aussi les câbles HDMI, les adaptateurs USB-C, les microphones et les haut-parleurs.
Préparez les badges nominatifs et la liste de présence après la clôture des inscriptions. Imprimez quelques badges vierges supplémentaires pour les changements de dernière minute.
Confirmez les quantités du traiteur au plus tard 48 heures avant l’événement, en tenant compte des repas, des pauses café, de l’eau et des boissons. Refroidissez les boissons suffisamment tôt pour qu’elles soient prêtes à l’accueil.
Récupérez les clés du lieu et marquez la disposition de la salle avant l’arrivée des participants. Installez ensuite les tables, les chaises et le comptoir d’enregistrement, puis gardez 60 à 90 minutes pour le test technique final.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une conférence d’entreprise ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines pour une conférence avec intervenants, inscriptions et traiteur. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, confirmer le programme et gérer les besoins alimentaires.
Quand envoyer les invitations pour une conférence d’entreprise ?: Envoyez-les environ 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant l’événement afin de confirmer les quantités du traiteur et d’imprimer les badges.
Quand tester la technique d’une conférence ?: Faites un premier test plusieurs jours avant avec les présentations définitives, puis un second contrôle sur place 60 à 90 minutes avant l’accueil. Testez le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, les câbles et les adaptateurs.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des participants ?: Installez le comptoir d’enregistrement au moins 30 minutes avant l’ouverture des portes, avec les badges nominatifs, la liste de présence et le programme imprimé. Prévoyez quelques badges vierges et des stylos pour corriger les changements de dernière minute.

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