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Firmenkonferenz organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Firmenkonferenz braucht mehrere Vorläufe: Erst stehen Datum, Programm und Location fest, danach folgen Referenten, Einladungen und Anmeldungen. In der letzten Woche prüfst du Präsentationen, Technik, Cateringmengen und Teilnehmerdaten. Am Veranstaltungstag zählen klare Wege, ein besetzter Registrierungstresen und ein getesteter Beamer mit passenden Adaptern. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung, damit fehlende Namensschilder, Kabel oder Ernährungsangaben nicht erst beim Einlass auffallen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Catering reservieren

  • Referenten bestätigen

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Parkinformationen versenden

  • Namensschilder entwerfen

  • Namensschilder drucken

    2 Personen

  • Anwesenheitsliste drucken

  • Präsentationen sammeln

  • Präsentationen prüfen

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Arbeitsblätter ausdrucken

    2 Personen

  • Programm drucken

  • Cateringmengen bestätigen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Standortschlüssel abholen

  • Raumaufteilung markieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Registrierungstresen aufbauen

    2 Personen

  • Bühne und Rednerpult aufstellen

    3 Personen

  • Projektionsleinwand aufstellen

    2 Personen

  • Beamer anschließen

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Beleuchtung einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

    2 Personen

  • Programme bereitlegen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Snacks bereitstellen

    3 Personen

Event

  • An der Registrierungstheke Dienst machen

    2 Personen

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Namensschilder ausgeben

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Eröffnung ankündigen

  • Redner betreuen

  • Präsentationen starten

  • Mikrofone weitergeben

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffeepause organisieren

    3 Personen

  • Snacks nachfüllen

    2 Personen

  • Fragen aus dem Publikum sammeln

  • Pausenraum ordentlich halten

    2 Personen

  • Abendbuffet eröffnen

    2 Personen

  • Abendbuffet auffüllen

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Tische abräumen

    3 Personen

  • Netzwerkempfang vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Abschluss ankündigen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Buffet abbauen

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall trennen

    2 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Geräte einpacken

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Materialien verstauen

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 90
  • Rechteckige TischeAnz. 12
  • BuffetischeAnz. 4
  • Registrierungstisch
  • Rednertisch
  • Bühne
  • HockerAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 90
  • GläserAnz. 180
  • WeingläserAnz. 100
  • Dinner-TellerAnz. 100
  • DesserttellerAnz. 100
  • SuppenschalenAnz. 90
  • KaffeelöffelAnz. 100
  • Abendbesteck-SetsAnz. 100
  • ServierbesteckAnz. 12
  • WasserkannenAnz. 12

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • Klicker
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • USB-C-AdapterAnz. 3
  • PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 4
  • LichterkettenAnz. 4

Dekoration

  • Firmenlogo-BannerAnz. 3
  • TischblumenarrangementsAnz. 12
  • SpeisekartenAnz. 12
  • NamensschildhalterAnz. 90
  • WegweiserAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 16

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • InduktionskochplattenAnz. 2
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServiertablettsAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 4
  • EiswürfelbehälterAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • KüchenzangenAnz. 8
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • BesenAnz. 2
  • Staubsauger
  • WischmoppAnz. 2
  • EimerAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 20
  • HandseifenspenderAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Programm und Referenten fest, bevor du die Einladungen verschickst. So kannst du Beginn, Pausen und Anmeldeschluss verbindlich angeben und Rückfragen reduzieren.
  • Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und bestätige die Cateringmengen spätestens einige Tage vor der Konferenz. Plane die Ausgabe der Namensschilder und Anwesenheitsliste am Registrierungstresen gleich mit.
  • Sammle Präsentationen spätestens 48 Stunden vor Beginn ein und prüfe jede Datei auf dem vorgesehenen Laptop. Teste dabei Beamer, Leinwand, Klicker, Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult sowie HDMI- und USB-C-Verbindungen.
  • Plane den Raum nicht erst beim Eintreffen der Gäste: Markiere die Aufteilung und stelle Tische, Stühle, Rednertisch, Bühne und Registrierungstisch am Vortag oder mehrere Stunden vorher auf.
  • Kühle Getränke rechtzeitig und stelle Materialien nach Programmpunkt zusammen. Powerbanks, Verlängerungskabel und Adapter werden häufig erst vermisst, wenn bereits die erste Präsentation laufen soll.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Firmenkonferenz planen?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Location. Referenten, Catering und Einladungen sollten danach möglichst innerhalb der folgenden 2 bis 3 Wochen feststehen.
Wann sollte man die Einladungen zur Firmenkonferenz verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Setze den Anmeldeschluss auf ungefähr 10 bis 14 Tage vorher, damit Ernährungswünsche, Namensschilder und Cateringmengen noch bearbeitet werden können.
Wann muss die Technik für eine Firmenkonferenz getestet werden?
Teste die komplette Technik spätestens am Vortag und wiederhole den kurzen Funktionstest 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass. Öffne dabei auch die Präsentationen und prüfe alle Kabel, Adapter, Mikrofone und den Klicker.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Firmenkonferenz?
Plane für Raumaufteilung, Tische, Stühle, Registrierungstresen und Technik mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Bei Bühne, Lautsprechern und mehreren Präsentationsplätzen sind 4 Stunden Aufbauzeit realistischer.

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