Checklist para organizar una conferencia empresarial

Una conferencia empresarial necesita más que una sala y un programa: hay que coordinar ponentes, asistentes, catering, materiales y tecnología en el orden adecuado. Empieza fijando la fecha, el horario y el lugar; después confirma quién participa y abre las inscripciones. Durante las semanas previas, controla las preferencias dietéticas, las presentaciones y la información práctica. El día anterior, deja preparada la sala, enfría las bebidas y prueba todo el equipo técnico.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el lugar
Reservar el catering
Confirmar ponentes
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar la información de aparcamiento
Diseñar tarjetas de nombre
Imprimir etiquetas con nombres
2 personas
Imprimir la lista de asistencia
Recopilar las presentaciones
Revisar las presentaciones
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Imprimir hojas de trabajo
2 personas
Imprimir el programa
Confirmar las cantidades de catering
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Recoger las llaves del recinto
Marcar la distribución de la sala
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Colocar el escenario y la mesa de oradores
3 personas
Colocar la pantalla de proyección
2 personas
Conectar el proyector
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Configurar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
2 personas
Preparar los programas
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Montar el buffet
3 personas
Preparar los aperitivos
3 personas

Evento

Atender la mesa de registro
2 personas
Recibir a los invitados
3 personas
Repartir tarjetas con nombres
2 personas
Servir café y té
2 personas
Anunciar la apertura
Coordinar a los ponentes
Iniciar presentaciones
Pasar los micrófonos
Rellenar las bebidas
2 personas
Organizar la pausa del café
3 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Recoger preguntas del público
Mantener limpia la sala de descanso
2 personas
Abrir el bufé de la cena
2 personas
Reponer el buffet de cena
3 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
Montar el aperitivo de networking
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Anunciar el cierre
Despedir a los invitados
2 personas
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

Apagar el equipo
2 personas
Desmontar el bufé
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Clasificar residuos
2 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Empacar el equipo
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la sala
3 personas
Comprobar los baños
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 90
Mesas rectangularescant. 12
Mesas de buffetcant. 4
Mesa de registro
Mesa de oradores
Escenario
Taburetescant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 90
Vasoscant. 180
Copas de vinocant. 100
Platos de cenacant. 100
Platos de postrecant. 100
Tazones para sopacant. 90
Cucharillas de cafécant. 100
Juegos de cubiertos para cenacant. 100
Cubiertos de serviciocant. 12
Jarras de aguacant. 12

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Pulsador
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores USB-Ccant. 3
Baterías externascant. 4

Iluminación

Lámparas de piecant. 4
Guirnaldas de lucescant. 4

Decoración

Banners con el logotipo de la empresacant. 3
Centros de mesa floralescant. 12
Cartas del menúcant. 12
Portatarjetas de nombrecant. 90
Carteles direccionalescant. 8
Mantelescant. 16

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 6
Placas de induccióncant. 2
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de serviciocant. 8
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzas de cocinacant. 8
Cajas de almacenamientocant. 12

Limpieza

Papeleracant. 8
Escobacant. 2
Aspiradora
Fregonacant. 2
Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y el lugar antes de enviar invitaciones. Deja al menos 6 semanas para confirmar ponentes, preparar el contenido y gestionar las inscripciones.
Envía la información de aparcamiento junto con la confirmación de asistencia, no el mismo día. Incluye también la hora de apertura del registro y el programa actualizado.
Pide las preferencias dietéticas al inscribirse y confirma las cantidades de catering entre 3 y 5 días antes. Así puedes ajustar las comidas y evitar compras de última hora.
Recopila las presentaciones al menos 48 horas antes y revísalas en el mismo portátil que usarás en la conferencia. Comprueba especialmente los adaptadores USB-C, los cables HDMI, el proyector y los micrófonos.
Recoge las llaves del recinto el día anterior y marca la distribución de la sala antes de colocar mesas y sillas. Monta el mostrador de registro con las etiquetas de nombres, la lista de asistencia y los programas preparados.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una conferencia empresarial?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes si habrá varios ponentes, catering e inscripciones. Reserva el lugar y fija el programa primero; deja las pruebas técnicas y la distribución de la sala para los últimos 1 o 2 días.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones a una conferencia empresarial?: Envíalas entre 4 y 6 semanas antes de la fecha. Cierra las inscripciones aproximadamente 7 días antes para poder confirmar asistentes, preferencias dietéticas y cantidades de catering.
¿Cuándo se deben entregar las presentaciones de los ponentes?: Pide todas las presentaciones como mínimo 48 horas antes. Revísalas y pruébalas con el portátil, el proyector, la pantalla y los adaptadores que estarán disponibles en la sala.
¿Qué hay que preparar el día antes de una conferencia?: Recoge las llaves, marca la distribución, reúne los materiales y deja listas las etiquetas, la lista de asistencia y los programas. También conviene montar o comprobar el registro, enfriar las bebidas y hacer una prueba completa de sonido y proyección.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.