Bedrijfsborrel organiseren: checklist en planning

Een bedrijfsborrel vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst datum, locatie, budget en gastenlijst, daarna catering, drank en inrichting. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen, zodat de keuken uiterlijk vóór de definitieve bestelling weet waarvoor gezorgd moet worden. Plan leveringen en boodschappen niet op dezelfde dag als de opbouw. Met deze checklist houd je ook de minder opvallende zaken bij, zoals gekoelde opslag, naamkaartjes, koffie, verlichting en het testen van muziek en speaker.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Budget en gastenlijst vaststellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
Dranken en boodschappen plannen
2 personen
Leveringen en reserveringen maken
Definitieve gastenlijst maken
Dieetlijst aan keuken geven
Programma en welkom voorbereiden
Muziekselectie samenstellen
Naamkaartjes voorbereiden
Boodschappen doen
2 personen
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Groenten en fruit snijden
2 personen
Dips en sauzen klaarzetten
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Buffettafels opstellen
2 personen
Servies en glazen klaarzetten
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Verlichting testen
Muziek en speaker testen
Naamkaartjes uitstallen
Hapjes op schalen leggen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Welkomstbalie inrichten
Locatie en toiletten controleren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
2 personen
Welkomstdrankjes uitserveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Afvalbakken legen
Vuile glazen verzamelen
2 personen
Afscheid en laatste ronde
2 personen

Nazorg

Etensresten veilig opbergen
2 personen
Servies en glazen afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
Locatie grondig schoonmaken
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Voorraad terugbrengen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Borg en emballage afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 6

Servies

Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 60
Bierglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6
Karaffenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeaker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Mengkommenaantal 4
Maatbekersaantal 2
IJsblokbakkenaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 8
Tafeldecoratiesaantal 8
Naamkaartjesaantal 60

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Tafellampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 5
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de definitieve gastenlijst uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de borrel. Geef de keuken dan ook de dieetlijst door en bepaal pas daarna de definitieve hoeveelheden voor hapjes en drank.
Plan per aanwezige minimaal 2 glazen voor het eerste uur en reken daarna ongeveer 1 drankje per uur. Zet water apart klaar in karaffen en houd extra glazen achter de hand voor breuk of wisseling.
Koel bier, frisdrank en witte wijn minstens 4 uur vooraf. Controleer of koelboxen, ijsblokbakken en voldoende stroom beschikbaar zijn voordat de dranken arriveren.
Richt de ruimte in met buffettafels voor eten, statafels voor gesprekken en een apart koffie- en theepunt. Zet stoelen niet allemaal langs de muur: plaats er ook enkele bij voor gasten die minder lang willen staan.
Test verlichting, Bluetoothspeaker, verlengkabels en stekkerdozen minimaal 60 minuten voor ontvangst. Leg naamkaartjes, serveertangen en karaffen direct op hun gebruiksplek, zodat je tijdens de borrel niet meer hoeft te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoeveel drank heb ik nodig voor een bedrijfsborrel?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna op ongeveer 1 drankje per uur. Voorzie daarnaast doorlopend water; zet voor elke 10 gasten minstens 1 karaf of vergelijkbare watervoorziening klaar.
Wanneer moet ik de catering voor een bedrijfsborrel bestellen?: Leg catering en speciale dieetwensen bij voorkeur 7 tot 14 dagen vooraf vast. Geef de definitieve aantallen en dieetlijst uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de borrel aan de keuken of cateraar door.
Hoe lang van tevoren moet ik een bedrijfsborrel opbouwen?: Begin minimaal 2 uur voor ontvangst met tafels, stoelen, buffet en decoratie. Plan nog 60 minuten extra als hapjes gesneden moeten worden, dranken gekoeld moeten worden of techniek getest moet worden.
Hoeveel glazen en borden heb ik nodig voor een bedrijfsborrel?: Neem per gast minimaal 2 drinkglazen en 1 bord mee, plus ongeveer 10 procent reserve. Voor koffie en thee werkt 1 kopje per persoon met 10 tot 15 procent extra als praktische ondergrens.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.