Firmenempfang organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Verschicke die Einladungen spätestens drei bis vier Wochen vor dem Empfang und setze eine Rückmeldefrist von sieben bis zehn Tagen. So kannst du die endgültige Gästeliste und die Diätliste rechtzeitig an die Küche geben.
• Plane Getränke getrennt nach Empfang und restlichem Abend: Für die erste Stunde rechnest du mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person, zusätzlich mit Wasser für die gesamte Dauer. Kühlung und Eis solltest du spätestens am Vortag organisieren.
• Stelle Buffetische, Stehtische und Sitzplätze mindestens 90 Minuten vor Beginn auf. Teller, Besteck, Servierschalen und Servierzangen gehören an den Anfang der Buffetstrecke, damit sich keine Schlange vor dem Essen bildet.
• Bereite Snacks, geschnittenes Obst und Gemüse sowie Dips möglichst am Veranstaltungstag vor, aber nicht erst kurz vor dem Eintreffen der Gäste. Plane dafür mindestens 60 Minuten Arbeitszeit und halte empfindliche Speisen bis zum Aufbau gekühlt.
• Teste Lautsprecher, Musik, Lichterketten und Tischlampen spätestens 45 Minuten vor Beginn. Prüfe außerdem Verlängerungskabel, Kaffeemaschine und Wasserkocher, weil fehlende Anschlüsse oder leere Wasserbehälter häufig erst im laufenden Empfang auffallen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Firmenempfang planen?

Beginne idealerweise vier bis sechs Wochen vorher mit Termin, Ort, Budget und Gästeliste. Einladungen sollten drei bis vier Wochen vor dem Empfang verschickt werden, damit sieben bis zehn Tage für Rückmeldungen bleiben.

Wie viele Getränke braucht man für einen Firmenempfang?

Für die erste Stunde kannst du mit zwei bis drei Getränken pro Person rechnen. Zusätzlich solltest du während der gesamten Veranstaltung Wasser einplanen und Getränke mindestens am Vortag kühlen.

Wann soll das Buffet bei einem Firmenempfang aufgebaut werden?

Stelle Tische, Geschirr und Servierutensilien etwa 90 Minuten vor Beginn auf. Snacks, Obst, Gemüse, Dips und Saucen kommen möglichst kurz vor dem Empfang auf das Buffet, damit sie frisch bleiben.

Wann müssen Namensschilder bei einem Firmenempfang fertig sein?

Bereite die Namensschilder spätestens am Vortag anhand der endgültigen Gästeliste vor. Lege sie beim Eingang aus oder sortiere sie alphabetisch, damit die Gäste sie in weniger als fünf Minuten finden.

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