Checklist pour organiser un verre d’entreprise
Un verre d’entreprise réussi repose surtout sur une préparation étalée dans le temps. Commence par confirmer la date et le lieu, puis fixe le budget, les invités et le format avant d’envoyer les invitations. Les inscriptions permettent ensuite d’ajuster le traiteur, les boissons et les régimes alimentaires. Le jour même, prévois une vraie séquence d’installation : boissons au frais, buffet, café, éclairage, musique et accueil des participants.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date et le lieu
Définir le budget et la liste des invités
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
Planifier les boissons et les courses
2 personnes
Effectuer les livraisons et les réservations
Établir la liste définitive des invités
Transmettre la liste des régimes à la cuisine
Préparer le programme et l’accueil
Composer la sélection musicale
Préparer les badges nominatifs
Faire les courses
2 personnes
Stocker les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Couper les fruits et légumes
2 personnes
Préparer les dips et les sauces
Installer le point café et thé
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer les tables de buffet
2 personnes
Préparer la vaisselle et les verres
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Tester l’éclairage
Tester la musique et les haut-parleurs
Disposer les badges nominatifs
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer le bureau d’accueil
Vérifier le lieu et les toilettes
2 personnes
Événement
Accueillir les invités
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles
Rassembler les verres sales
2 personnes
Départ et dernier tour
2 personnes
Suivi
Conserver les restes alimentaires en toute sécurité
2 personnes
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Éteindre l’équipement
Nettoyer le lieu en profondeur
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rapporter le stock
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Gérer la consigne et le retour des emballages
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 8
- Chaisesqté 55
- Tables de buffetqté 3
- Tables hautesqté 6
Vaisselle
- Verres à eauqté 60
- Verres à vinqté 60
- Verres à bièreqté 60
- Tasses à caféqté 40
- Assiettesqté 70
- Couvertsqté 70
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 6
- Carafesqté 8
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Enceinte Bluetooth
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteau de chefqté 3
- Saladiersqté 4
- Verres doseursqté 2
- Bacs à glaçonsqté 4
Décoration
- Ballonsqté 100
- Guirlandesqté 8
- Décorations de tableqté 8
- Badges nominatifsqté 60
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 4
- Lampes de tableqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 5
- Seauxqté 2
- Serpillièresqté 2
- Balai et pelleqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Bloque la date et le lieu avant de lancer les invitations. Prévois au moins 3 semaines pour recueillir les réponses et relancer les personnes qui n’ont pas répondu.
- Arrête la liste définitive des invités 5 à 7 jours avant le verre. Transmets les régimes alimentaires au traiteur dès que possible, puis vérifie-les encore une fois avant la livraison.
- Pour le premier service, compte environ 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoute une marge de 10 % pour éviter une course de dernière minute.
- Réserve un espace séparé pour le buffet, le point café et les boissons fraîches. Installe les verres à eau, à vin et à bière à proximité, avec des carafes et des bacs à glaçons déjà prêts.
- Prévois 90 minutes d’installation avant l’arrivée des invités. Ce délai permet de monter les tables et les chaises, préparer les badges, tester les rallonges, l’éclairage, la musique et les haut-parleurs.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un verre d’entreprise ?
- Prévois idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai couvre la réservation du lieu, les invitations, les inscriptions, le traiteur, les boissons et les éventuelles locations de mobilier.
- Quand envoyer les invitations pour un verre d’entreprise ?
- Envoie-les environ 3 semaines avant la date prévue, avec une date limite de réponse fixée 7 à 10 jours avant l’événement. Tu pourras ainsi confirmer les quantités de catering et les besoins alimentaires.
- Quelle quantité de boissons prévoir pour un verre d’entreprise ?
- Compte 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis environ 1 par heure supplémentaire. Prévois aussi de l’eau en quantité suffisante et une marge d’environ 10 %.
- Combien de temps prévoir pour installer la salle ?
- Réserve au moins 90 minutes avant l’arrivée des invités. Il faut installer les tables, les chaises, le buffet, la vaisselle, le café, la décoration, puis tester l’éclairage et la musique.
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