Boodschappenlijst voor een bedrijfsbezoek aan de gemeente

Voor een bedrijfsbezoek aan de gemeente heb je meer nodig dan koffie en een presentatiescherm. Bezoekers moeten zich snel kunnen registreren, de route naar vergaderruimtes kunnen vinden en tijdens presentaties goed kunnen horen en zien. Regel naast catering ook naambadges, badgehouders, routebordjes en reservekabels. Stem servies, dranken en zitplaatsen af op het definitieve aantal bezoekers en controleer vooraf welke apparatuur al in de gemeentelijke ruimtes aanwezig is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Buffettafelsaantal 3
Registratietafel
Krukkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 50
Dessertbordenaantal 50
Koffiekopjesaantal 50
Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Schaaltjesaantal 12
IJsblokjesbakkenaantal 4

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draadloze microfoon

Decoratie

Naambadgesaantal 55
Badgehoudersaantal 55
Tafelkledenaantal 8
Routebordjesaantal 10
Bloemstukkenaantal 4

Verlichting

LED-tafellampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen
- Koffie - 3 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 1 kilo
- Zoetjes - 1 doos
- Halfvolle melk - 6 liter
- Havermelk - 3 liter
- Water zonder koolzuur - 8 flessen
- Water met koolzuur - 6 flessen
- Cola - 4 flessen
- Cola Zero - 4 flessen
- Sinas - 3 flessen
- Tonic - 2 flessen
- Bier - 48 blikjes
- Alcoholvrije pils - 24 flesjes
- Witte wijn - 6 flessen
- Rode wijn - 4 flessen
- Bubbels - 3 flessen
- Citroenen - 8 stuks
- Limoenen - 6 stuks
- Zoutjesmix - 3 zakken
- Naturelchips - 4 zakken
- Paprikachips - 4 zakken
- Olijven - 3 potten
- Notenmix - 2 zakken
- Druiven - 3 kilo
- Appels - 40 stuks
- Komkommer - 4 stuks
- Cherrytomaten - 2 kilo
- Worteltjes - 2 kilo
- Hummus - 6 bakjes
- Stokbrood - 10 stuks
- Roomboter - 1 kilo
- Gemengde salade - 5 zakken
- Pastasalade - 5 kilo
- Vegetarische quiche - 6 stuks
- Mini broodjes - 100 stuks
- Kruidenroomkaas - 2 kilo
- Jonge kaas - 2 kilo
- Achterham - 1,5 kilo
- Gerookte kipfilet - 1,5 kilo
- Mayonaise - 1 fles
- Mosterd - 1 fles
- Ketchup - 1 fles
- Vegan beleg - 1 kilo
- Glutenvrije broodjes - 10 stuks
- Vegan quiche - 3 stuks
- Mini desserts - 60 stuks
- Slagroom - 6 bussen
- Koekjes - 6 pakken
- IJsblokjes - 10 zakken
- Servetten - 200 stuks
- Papieren bekers - 100 stuks
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 1 rol
- Afvalzakken - 2 rollen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Vaatwastabletten - 1 doos
- Allesreiniger - 2 flessen
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Handzeep - 4 flessen

Tips

Tel voor elke bezoeker een waterglas en reken voor koffie en thee op minimaal 2 kopjes per persoon. Voeg bij een ontvangst met hapjes ongeveer 3 tot 5 hapjes per persoon toe.
Neem voor de presentatieruimte minstens 1 HDMI-kabel, 1 verlengkabel en 1 stekkerdoos mee als reserve. Test laptop, beamer, projectiescherm en draadloze microfoon uiterlijk 1 werkdag vooraf op de aansluitingen.
Maak naambadges voor 100% van de aangemelde bezoekers en neem 5 tot 10 extra badges mee voor late wijzigingen. Leg badgehouders bij de registratietafel, zodat de ontvangst niet ophoudt bij ontbrekende houders.
Plaats routebordjes bij elke afslag vanaf de ingang naar de registratietafel, presentatieruimte en rondleiding. Zet ze uiterlijk 30 minuten voor ontvangst neer en controleer de route nog eenmaal vanaf de entree.
Koel dranken en zet koffie- en theepunten uiterlijk 30 minuten voor de eerste bezoekers klaar. Houd thermoskannen, waterkokers, koffiezetapparaten en ijsblokjesbakken verdeeld over de geplande uitgiftepunten, zodat één tafel geen opstopping veroorzaakt.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik kopen voor een bedrijfsbezoek aan de gemeente?: Zorg voor catering en dranken, servies, naambadges en badgehouders, routebordjes en presentatietechniek. Voor de presentatie zijn in elk geval een laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabels, verlengkabels en stekkerdozen nodig; controleer eerst wat de gemeente al beschikbaar stelt.
Hoeveel servies heb ik nodig voor een bedrijfsbezoek?: Neem per bezoeker minimaal 1 dinerbord, 1 dessertbord, 1 waterglas, 1 koffiekopje en 1 bestekset. Voeg 10% reserve toe; bij 40 bezoekers betekent dat 44 stuks per basisonderdeel.
Hoeveel naambadges moet ik regelen voor een bedrijfsbezoek?: Maak één badge per aangemelde bezoeker en houd 5 tot 10 extra badges achter de hand. Rond de bezoekerslijst uiterlijk 2 werkdagen voor het bezoek af, zodat namen en dieetwensen nog verwerkt kunnen worden.
Wanneer moet ik de techniek voor een bedrijfsbezoek controleren?: Controleer laptop, beamer, projectiescherm, microfoon en kabels uiterlijk 1 werkdag vooraf. Doe op de dag zelf nog een korte test zodra de presentatieruimte is ingericht, bij voorkeur 60 minuten voor ontvangst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.