Liste de courses pour une visite d’entreprise à la mairie

Une visite d’entreprise à la mairie demande surtout une préparation précise de l’accueil, du café et du parcours des visiteurs. Prévoyez la vaisselle, les boissons, le matériel de présentation et les supports de signalétique en fonction du nombre d’inscrits. Ajoutez une marge de 10 % pour les gobelets, verres, badges et documents. Cette liste vous aide à repérer les achats souvent oubliés avant le jour de la visite.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 50
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription
Tabouretsqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 50
Assiettes à dessertqté 50
Tasses à caféqté 50
Verres à eauqté 60
Verres à vinqté 60
Couvertsqté 60
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Petits bolsqté 12
Bacs à glaçonsqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câbles HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Micro sans fil

Décoration

Badges nominatifsqté 55
Porte-badgesqté 55
Nappesqté 8
Panneaux d’orientationqté 10
Compositions floralesqté 4

Éclairage

Lampes de table LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 6 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Eau sans gaz - 8 bouteilles
- Eau gazeuse - 6 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Sinas - 3 bouteilles
- Tonic - 2 bouteilles
- Bière - 48 canettes
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Vin blanc - 6 bouteilles
- Vin rouge - 4 bouteilles
- Bulles - 3 bouteilles
- Citrons - 8 pièces
- Citrons verts - 6 pièces
- Mélange de snacks salés - 3 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Chips au paprika - 4 sachets
- Olives - 3 bocaux
- Mélange de noix - 2 sachets
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 40 pièces
- Concombre - 4 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Carottes - 2 kilos
- Houmous - 6 barquettes
- Baguette - 10 pièces
- Beurre - 1 kilo
- Salade composée - 5 sacs
- Salade de pâtes - 5 kilos
- Quiche végétarienne - 6 pièces
- Petits pains - 100 pièces
- Fromage frais aux herbes - 2 kilos
- Fromage jeune - 2 kilos
- Jambon arrière - 1,5 kilo
- Blanc de poulet fumé - 1,5 kilo
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Moutarde - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Garniture végane - 1 kilo
- Petits pains sans gluten - 10 pièces
- Quiche vegan - 3 pièces
- Mini-desserts - 60 pièces
- Crème fouettée - 6 bombes
- Biscuits - 6 paquets
- Glaçons - 10 sacs
- Serviettes - 200 pièces
- Gobelets en papier - 100 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier sulfurisé - 1 rouleau
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 boîte
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 4 flacons

Conseils

Comptez un verre à eau par visiteur, puis ajoutez 10 % de marge : pour 40 personnes, prévoyez 44 verres et au moins 44 assiettes si un service est prévu.
Pour le café et le thé, prévoyez au minimum une tasse par personne et une solution de réserve : deux machines à café ou un thermos supplémentaire pour 40 visiteurs évitent une file d’attente.
Préparez les badges nominatifs au moins 24 heures à l’avance et imprimez-en 10 % de plus que le nombre d’inscrits pour gérer les changements de dernière minute.
Vérifiez les branchements avant l’arrivée des visiteurs : prévoyez au moins deux rallonges, deux multiprises et un câble HDMI de secours si une présentation ou une vidéo est diffusée.
Installez les panneaux d’orientation à chaque changement de direction et à l’entrée des salles. Faites un parcours test 1 heure avant l’accueil pour repérer un panneau manquant ou mal placé.

Questions fréquentes

Que prévoir pour accueillir 30 visiteurs à la mairie ?: Prévoyez au moins 30 badges, 33 verres, 33 tasses et une marge équivalente pour les assiettes et les couverts. Ajoutez une table d’inscription, des porte-badges et les panneaux nécessaires pour guider le groupe.
Combien de café faut-il pour une visite d’entreprise ?: Comptez environ 2 tasses par personne si un accueil café et une pause sont prévus. Pour 30 visiteurs, préparez donc environ 60 tasses, avec du café, du thé, de l’eau chaude et un thermos de réserve.
Quand préparer les badges et les documents visiteurs ?: Préparez les badges et imprimez les informations visiteurs au moins 24 heures avant la visite. Gardez 10 % de badges vierges ou supplémentaires pour les remplacements et les inscriptions tardives.
Quel matériel technique faut-il vérifier avant la présentation ?: Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le micro sans fil et les câbles au moins 1 heure avant l’arrivée du groupe. Prévoyez aussi une rallonge, une multiprise et un câble HDMI de secours.

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