Bedrijfsbezoek organiseren: checklist en planning
Een bedrijfsbezoek vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een uitnodiging. Je regelt bezoekersregistratie, route, rondleiders, presentaties, catering en een ontvangst die direct werkt. Plan eerst de inhoud en ruimtes, verzamel daarna de aanmeldingen en dieetwensen en werk in de laatste week alle praktische details af. Met deze checklist houd je overzicht over de 45 taken en 39 benodigdheden die bij het bezoek horen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Bezoekroute en ruimtes bepalen
2 personen
Uitnodiging opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Rondleiders aanwijzen
2 personen
Sprekers en presentaties bevestigen
Catering bestellen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Bezoekerslijst afdrukken
Presentaties controleren
2 personen
Bewegwijzering voorbereiden
Catering en materialen ontvangen
2 personen
Ruimtes schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Presentatieruimte inrichten
2 personen
Rondleiders briefen
3 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Techniek testen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Event
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Welkomstwoord verzorgen
Bedrijfspresentatie geven
2 personen
Rondleidingen begeleiden
4 personen
Vragen van bezoekers beantwoorden
3 personen
Borrelbuffet opbouwen
3 personen
Hapjes en dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet en tafels aanvullen
2 personen
Netwerkgesprekken faciliteren
2 personen
Afscheid en vertrek begeleiden
2 personen
Nazorg
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimtes opruimen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
Ruimtes schoonmaken
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Bezoekersbedankje versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Biertafelsaantal 8
- Stoelenaantal 60
- Buffettafelsaantal 4
- Kapstokkenaantal 2
Servies
- Glazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 60
- Bordenaantal 80
- Vorkenaantal 80
- Messenaantal 80
- Theelepelsaantal 60
- Serveerbestekaantal 12
Apparatuur
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- Microfoon
- Luidsprekersaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Koelboxenaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
Keuken
- Snijplankenaantal 3
- Keukenmessenaantal 3
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerschalen met dekselaantal 6
- Kannenaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
- IJslepelsaantal 2
Decoratie
- Naamkaartjesaantal 60
- Tafelkleedjesaantal 12
- Bloemstukkenaantal 6
- Bewegwijzeringsbordenaantal 8
Verlichting
- Ledlampenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Afvalzakhoudersaantal 6
- Schoonmaakdoekenaantal 12
- Emmersaantal 2
- Bezem en blikaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de bezoekersroute vóór je ruimtes inricht. Controleer per stop hoeveel mensen er tegelijk passen en zet bewegwijzering klaar bij elke afslag.
- Stuur de uitnodiging uiterlijk 3 weken vooraf en sluit de aanmeldingen enkele dagen vóór het bezoek. Zo kun je de bezoekerslijst, naamkaartjes en catering aantallen op tijd afronden.
- Wijs per groep minstens één rondleider aan en plan een briefing van 30 minuten. Geef rondleiders de route, tijdsindeling en instructies voor vragen over veiligheid.
- Test laptop, beamer, projectiescherm, microfoon en luidsprekers minimaal 2 uur vóór ontvangst. Neem extra verlengsnoeren en stekkerdozen mee; presentaties werken zelden goed als aansluitingen pas op het laatste moment worden gezocht.
- Zet koffie, thee, water en gekoelde dranken klaar vóór de eerste bezoekers binnenkomen. Controleer ook of er genoeg glazen, kopjes, borden en serveerbestek zijn voor het verwachte aantal gasten plus ongeveer 10 procent reserve.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een bedrijfsbezoek organiseren?
- Leg datum, programma en ruimtes bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodiging ongeveer 3 weken voor het bezoek, zodat je tijd hebt voor aanmeldingen, dieetwensen en de catering.
- Wanneer moet ik de catering voor een bedrijfsbezoek bestellen?
- Bestel de catering zodra de aanmeldingen sluiten, meestal 5 tot 7 dagen vooraf. Geef het definitieve aantal door en vermeld dieetwensen apart, zodat hapjes en dranken goed aansluiten op de bezoekerslijst.
- Hoeveel rondleiders heb ik nodig bij een bedrijfsbezoek?
- Plan minimaal één rondleider per groep die zelfstandig door het gebouw loopt. Houd bij grotere groepen ongeveer 10 tot 15 bezoekers per rondleider aan, afhankelijk van de ruimte en de route.
- Wanneer test ik de techniek voor een bedrijfsbezoek?
- Test alle apparatuur op de bezoekdag minstens 2 uur vóór de ontvangst. Controleer niet alleen beeld en geluid, maar ook presentaties, kabels, stekkerdozen en de plek van microfoon en luidsprekers.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!