Checklist pour organiser une visite d’entreprise

Une visite d’entreprise réussie repose sur un parcours clair, des intervenants prêts et un accueil bien réglé. Commencez par fixer la date et le programme, puis prévoyez assez de temps pour les inscriptions, les besoins alimentaires et les supports de présentation. Dans les derniers jours, concentrez-vous sur les badges, la signalétique, la technique et la sécurité. Cette checklist vous aide à suivre l’ordre des préparatifs, de la première décision au rangement final.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Définir le parcours des visiteurs et les espaces
2 personnes
Rédiger l’invitation
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Désigner des guides
2 personnes
Confirmer les intervenants et les présentations
Commander le catering
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste des visiteurs
Vérifier les présentations
2 personnes
Préparer la signalétique
Réceptionner le traiteur et le matériel
2 personnes
Nettoyer les espaces
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Aménager l’espace de présentation
2 personnes
Briefer les guides
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Faire la présentation de l'entreprise
2 personnes
Accompagner les visites guidées
4 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
3 personnes
Monter le buffet apéritif
3 personnes
Servir les snacks et les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet et les tables
2 personnes
Faciliter les échanges de réseautage
2 personnes
Accompagner les départs
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger les espaces
3 personnes
Éteindre l’équipement
Nettoyer les espaces
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de bièreqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 4
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Verresqté 80
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 80
Fourchettesqté 80
Couteauxqté 80
Cuillères à caféqté 60
Couverts de serviceqté 12

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphone
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6
Carafesqté 6
Thermosqté 4
Cuillères à glaceqté 2

Décoration

Badges nominatifsqté 60
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 6
Panneaux de signalisationqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Supports de sacs poubelleqté 6
Chiffons de nettoyageqté 12
Seauxqté 2
Balai et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant d’envoyer l’invitation : indiquez les horaires d’arrivée, de visite, de présentation et de pause, afin que les visiteurs sachent combien de temps prévoir.
Clôturez les inscriptions au moins 5 jours avant la visite. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les besoins alimentaires, d’imprimer la liste des visiteurs et de préparer les badges nominatifs.
Prévoyez un guide pour chaque groupe de visiteurs et faites un briefing de 15 à 20 minutes le jour même. Donnez-leur le parcours, les horaires et la procédure à suivre en cas de retard.
Testez le vidéoprojecteur, l’ordinateur portable, le microphone et les haut-parleurs au moins 2 heures avant l’arrivée du premier visiteur. Vérifiez aussi les rallonges, les multiprises et les fichiers de présentation.
Installez l’accueil, la signalétique, les tables et les chaises avant la réception du traiteur. Mettez les boissons au frais, préparez le café et le thé, puis gardez 30 minutes pour le contrôle de sécurité et les derniers ajustements.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une visite d’entreprise ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 5 jours avant la visite pour finaliser les quantités et les besoins alimentaires.
Combien de temps prévoir pour préparer l’accueil des visiteurs ?: Réservez au moins 2 heures avant l’arrivée pour installer le comptoir d’accueil, les badges, la liste des visiteurs et la signalétique. Ajoutez 30 minutes pour vérifier le parcours et la sécurité.
Quand tester le matériel de présentation ?: Effectuez un premier test la veille, puis une seconde vérification 2 heures avant le début. Contrôlez les présentations, les branchements, le son et la compatibilité de l’ordinateur avec le vidéoprojecteur.
Combien de temps conserver la liste des visiteurs et les badges prêts ?: Préparez la liste et les badges au plus tard la veille, après la clôture des inscriptions. Gardez quelques badges vierges le jour même pour les personnes ajoutées ou les corrections de nom.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.