Firmenbesuch organisieren: Checkliste für die Vorbereitung

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Route und Räume mindestens 2 bis 3 Wochen vorher fest. So kannst du Führende einteilen, Beschilderung vorbereiten und prüfen, ob Empfang, Präsentation und Catering ohne Wegekonflikte funktionieren.
• Verschicke die Einladungen früh und setze eine Anmeldefrist von etwa 7 bis 10 Tagen vor dem Besuch. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche, damit das Catering nicht erst am Vortag angepasst werden muss.
• Bestätige Referenten und Präsentationen spätestens 3 Tage vorher. Öffne jede Datei auf dem vorgesehenen Laptop und teste Beamer, Leinwand, Mikrofon, Lautsprecher sowie Verlängerungskabel im tatsächlichen Raum.
• Bereite Namensschilder und die ausgedruckte Besucherliste am Vortag vor. Plane am Empfang mindestens eine besetzte Person ein und lege Stifte, Schilder und die Liste so bereit, dass Anmeldungen in weniger als 2 Minuten geprüft werden können.
• Kühle Getränke mindestens 2 Stunden vor dem Eintreffen der Gäste und stelle Kaffee sowie Tee etwa 30 Minuten vorher bereit. Decke Buffetische mit Geschirr, Servierbesteck und Tischdecken ein und halte Kühlboxen für Nachschub bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Firmenbesuch planen?

Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Termin, Programm und Besuchsroute. Einladungen sollten etwa 2 bis 3 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen.

Wann müssen Einladungen zum Firmenbesuch verschickt werden?

Verschicke die Einladungen mindestens 14 Tage vor dem Firmenbesuch. Setze die Anmeldefrist 7 bis 10 Tage vorher, damit du Catering, Guides, Namensschilder und Sitzplätze zuverlässig planen kannst.

Was muss man am Tag vor einem Firmenbesuch vorbereiten?

Bereite am Vortag Besucherliste, Namensschilder, Beschilderung und Präsentationen vor. Räume, Tische, Stühle, Empfangstheke und Technik sollten spätestens am Vorabend oder mindestens 2 Stunden vor Beginn einsatzbereit sein.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Firmenbesuch?

Plane für Aufbau und Kontrolle mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Darin enthalten sind Raumgestaltung, Empfang, Catering, Getränke, Techniktest und eine Sicherheitskontrolle vor dem Eintreffen der Gäste.

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