Checklist para organizar una visita a una empresa

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la fecha, el programa y la ruta antes de enviar las invitaciones. Si los visitantes van a pasar por varias salas, indica el recorrido y la duración de cada parada para que los guías puedan prepararse.
• Recoge las inscripciones junto con las preferencias dietéticas y usa esos datos al pedir el catering. Haz la confirmación final al menos 3 días antes para ajustar cantidades y preparar aperitivos, bebidas, café y té.
• Asigna los guías y confirma a los ponentes con antelación. Entrégales el programa, la ruta y las presentaciones revisadas como mínimo 24 horas antes de la visita.
• Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, el micrófono y los altavoces antes de recibir al grupo. Comprueba también los cables alargadores y las regletas: una prueba de 30 minutos evita resolver problemas durante la presentación.
• Prepara la recepción con la lista de visitantes, las tarjetas de nombre y la señalización. Monta mesas, sillas y el espacio de presentación antes de la llegada; deja el catering, las bebidas frías y el café listos para servir sin bloquear el recorrido.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una visita a una empresa?

Empieza a fijar la fecha y el programa al menos 3 semanas antes. Envía las invitaciones cuando la ruta, las salas y los responsables estén confirmados, y cierra las inscripciones unos 3 días antes.

¿Cuándo se debe pedir el catering para una visita empresarial?

Pídelo después de gestionar las inscripciones y recoger las preferencias dietéticas. Haz el pedido definitivo entre 3 y 5 días antes, dejando tiempo para recibirlo, enfriar las bebidas y preparar el servicio.

¿Cuánto dura la preparación del espacio el día de la visita?

Reserva entre 60 y 90 minutos para limpiar, colocar mesas y sillas, montar la recepción, preparar la presentación y organizar el catering. Añade 30 minutos para probar la técnica y completar el control de seguridad.

¿Qué hay que comprobar antes de recibir a los visitantes?

Comprueba la lista de visitantes, las tarjetas de nombre, la señalización, la ruta, los guías y las salas. Haz una revisión final al menos 30 minutos antes de la llegada y confirma que las presentaciones y el equipo funcionan.

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