Bedrijfsbezoek organiseren: checklist van planning tot ontvangst

Een bedrijfsbezoek vraagt afstemming tussen je organisatie, het bezoekende bedrijf en alle deelnemers. Leg eerst datum, programma, groepsgrootte en vervoer vast; werk daarna de registratie, catering en inhoud van het bezoek uit. Controleer uiterlijk een week vooraf de deelnemerslijst, dieetwensen, route en presentaties. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, geteste techniek en een ruimte die al klaarstaat voordat de eerste bezoeker arriveert.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Bezoekdatum bevestigen
Programma met bedrijf afstemmen
2 personen
Deelnemerslijst opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vervoer reserveren
Bezoekersregistratie afstemmen
Rondleiding voorbereiden
2 personen
Presentatie verzamelen
Vragen van studenten bundelen
Catering reserveren
Naamkaartjes maken
Routebeschrijving versturen
Deelnemerslijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Presentatieruimte inrichten
2 personen
Ontvangstbalie klaarzetten
2 personen
Registratiemateriaal klaarleggen

Event

Ontvangst van deelnemers
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Welkomstkoffie serveren
2 personen
Veiligheidsinstructie geven
Bedrijfspresentatie verzorgen
2 personen
Rondleiding begeleiden
3 personen
Vragenronde begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Netwerkdiner begeleiden
4 personen
Dessert serveren
2 personen
Bedankwoord uitspreken
Vertrek deelnemers begeleiden
3 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Afval sorteren
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Presentatieruimte schoonmaken
2 personen
Materialen inventariseren
Techniek uitschakelen
2 personen
Geleende materialen retourneren
Bedankbericht versturen
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 45
Ontvangstbalie
Kapstokkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 50
Waterglazenaantal 50
Wijnglazenaantal 50
Dinerbordenaantal 50
Dessertbordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Maatbekersaantal 2

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Communicatie

Naamkaartjesaantal 50
Presentatiemappenaantal 45
Pennenaantal 50
Notitieblokkenaantal 45
Richtingbordjesaantal 8

Decoratie

Tafellopersaantal 8
Bloemstukkenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalgrijpersaantal 2
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Sponzenaantal 6

Veiligheid

Veiligheidsvestenaantal 5
Bezoekershelmenaantal 45

Catering

Boodschappen

Tips

Plan een definitieve deelnemerscontrole uiterlijk 7 dagen vooraf. Verwerk afmeldingen, dieetwensen en vervoersinformatie in één actuele lijst voor de ontvangstbalie.
Stuur de routebeschrijving minstens 5 werkdagen vooraf. Vermeld waar deelnemers zich registreren, waar ze hun jas kwijt kunnen en hoeveel minuten lopen er vanaf de halte of parkeerplaats is.
Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabels, verlengkabels en stekkerdozen minimaal 1 dag vooraf met dezelfde presentatie die tijdens het bezoek wordt gebruikt.
Zet naamkaartjes, pennen, notitieblokken en presentatiemappen per deelnemer klaar. Leg ook richtingbordjes op kruispunten; bezoekers die voor het eerst binnenkomen, lopen anders snel naar de verkeerde ruimte.
Richt de ontvangstbalie en presentatieruimte minstens 30 minuten voor aankomst in. Zet koffie, water en eventuele hapjes pas op het laatste moment klaar, zodat de ontvangst netjes en gekoeld blijft.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bedrijfsbezoek plannen?: Leg de bezoekdatum en het programma bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Reserveer vervoer en catering zodra de verwachte groepsgrootte bekend is, uiterlijk 2 weken voor het bezoek.
Wanneer verstuur ik de uitnodiging voor een bedrijfsbezoek?: Stuur de uitnodiging 3 tot 4 weken vooraf, met datum, programma, locatie en uiterste aanmelddatum. Plan die deadline ongeveer 10 werkdagen vóór het bezoek, zodat je vervoer, catering en naamkaartjes kunt regelen.
Wanneer moet ik de techniek voor een bedrijfsbezoek testen?: Test laptop, beamer, projectiescherm en kabels minimaal 1 werkdag vooraf. Doe op de bezoekdag nog een korte controle van 15 minuten, inclusief stroomvoorziening en de juiste presentatie.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de ontvangst van een bedrijfsbezoek?: Reserveer minimaal 30 minuten vóór het programma voor het klaarzetten van de ontvangstbalie, registratie, naamkaartjes en richtingbordjes. Bij een groep vanaf 20 deelnemers is een extra registratiemedewerker verstandig om wachtrijen te voorkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.