Checklist pour organiser une visite d’entreprise

Une visite d’entreprise demande une coordination précise entre l’entreprise, les participants et l’équipe d’organisation. Commencez par confirmer la date, le programme et la liste des visiteurs, puis avancez vers les inscriptions, le transport et l’accueil. Les derniers jours servent surtout à vérifier les besoins alimentaires, les badges, la présentation et la technique. Cette checklist vous aide à suivre les 47 tâches du plan et à ne pas oublier les détails qui bloquent souvent le déroulement sur place.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date de visite
Coordonner le programme avec l’entreprise
2 personnes
Établir la liste des participants
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le transport
Coordonner l'enregistrement des visiteurs
Préparer la visite guidée
2 personnes
Rassembler la présentation
Compiler les questions des étudiants
Réserver le catering
Créer des badges nominatifs
Envoyer les indications d'accès
Vérifier la liste des participants
Faire les courses
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager l’espace de présentation
2 personnes
Mettre en place le comptoir d’accueil
2 personnes
Préparer le matériel d'inscription

Événement

Accueil des participants
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir le café de bienvenue
2 personnes
Donner les consignes de sécurité
Assurer la présentation de l’entreprise
2 personnes
Animer la visite guidée
3 personnes
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer le dîner de réseau
4 personnes
Servir le dessert
2 personnes
Prononcer le discours de remerciement
Encadrer le départ des participants
3 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Nettoyer l'espace de présentation
2 personnes
Inventorier le matériel
Éteindre la technique
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
Envoyer un message de remerciement
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 45
Accueil
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 50
Verres à eauqté 50
Verres à vinqté 50
Assiettes de dînerqté 50
Assiettes à dessertqté 50
Couvertsqté 50
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 6
Verres doseursqté 2

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câbles HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Communication

Badges nominatifsqté 50
Chemises de présentationqté 45
Stylosqté 50
Blocs-notesqté 45
Panneaux d’orientationqté 8

Décoration

Chemins de tableqté 8
Compositions floralesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Pinces à déchetsqté 2
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Épongesqté 6

Sécurité

Gilets de sécuritéqté 5
Casques pour visiteursqté 45

Catering

Courses

Conseils

Confirmez le programme avec l’entreprise au moins 2 à 3 semaines avant la visite. Prévoyez dans la présentation le temps consacré à la visite guidée et aux questions des étudiants.
Clôturez les inscriptions quelques jours avant l’événement et vérifiez ensuite la liste des participants une dernière fois. Utilisez cette version pour les badges nominatifs, le transport et l’enregistrement à l’accueil.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis transmettez le nombre final au traiteur au plus tard 3 jours avant la visite. Prévoyez aussi les en-cas et les boissons, notamment le café, l’eau et les verres nécessaires.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, les câbles HDMI et les rallonges avant le jour J. Faites un essai complet dans la salle, car un adaptateur ou une multiprise manquante est difficile à remplacer au dernier moment.
Installez l’accueil, les tables, les chaises et les panneaux d’orientation avant l’arrivée des visiteurs. Gardez les badges, stylos, blocs-notes et feuilles d’inscription au même endroit pour pouvoir enregistrer rapidement le groupe.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une visite d’entreprise ?: Commencez la préparation 3 à 4 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de confirmer le programme, réserver le transport et le catering, traiter les inscriptions et préparer la visite guidée.
Quand envoyer les invitations pour une visite d’entreprise ?: Envoyez-les idéalement 2 à 3 semaines à l’avance, avec les indications d’accès et la date limite d’inscription. Vérifiez la liste finale des participants 2 à 3 jours avant la visite.
Que faut-il vérifier la veille d’une visite d’entreprise ?: La veille, contrôlez la liste des visiteurs, les badges, le transport, les besoins alimentaires, la salle et le matériel technique. Mettez les boissons au frais et préparez les en-cas avant l’arrivée du groupe.
Quel matériel prévoir pour une présentation d’entreprise ?: Prévoyez un ordinateur portable, un vidéoprojecteur, un écran, les câbles HDMI, des rallonges et des multiprises. Testez l’ensemble au moins 24 heures avant afin de corriger un problème de connexion ou d’alimentation.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.