Firmenbesuch organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Firmenbesuch braucht mehr als einen bestätigten Termin. Du koordinierst Programm, Teilnehmende, Anreise, Registrierung, Führung, Präsentation und Verpflegung so, dass am Besuchstag alles ineinandergreift. Plane Anmeldungen und Ernährungswünsche früh ein und teste Laptop, Beamer, HDMI- und Verlängerungskabel spätestens am Vortag. Diese Checkliste führt dich von der ersten Abstimmung bis zum Empfang der Gäste.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Besuchstermin bestätigen
Programm mit dem Unternehmen abstimmen
2 Personen
Teilnehmerliste erstellen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Transport reservieren
Besucherregistrierung abstimmen
Führung vorbereiten
2 Personen
Präsentation zusammenstellen
Fragen von Studierenden bündeln
Catering reservieren
Namensschilder erstellen
Wegbeschreibung versenden
Teilnehmerliste prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Technik testen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Ort überprüfen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Präsentationsraum einrichten
2 Personen
Empfangstresen aufstellen
2 Personen
Anmeldematerial bereitlegen
Event
Empfang der Teilnehmenden
3 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Willkommenskaffee servieren
2 Personen
Sicherheitsanweisung geben
Firmenpräsentation durchführen
2 Personen
Führung begleiten
3 Personen
Fragerunde moderieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Netzwerk-Dinner begleiten
4 Personen
Dessert servieren
2 Personen
Dankesrede halten
Abreise der Teilnehmer begleiten
3 Personen
Nachbereitung
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall trennen
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Küche reinigen
3 Personen
Präsentationsraum reinigen
2 Personen
Materialien inventarisieren
Technik ausschalten
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
Dankesnachricht versenden
Fundsachen bearbeiten
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 45
- Empfangstresen
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 50
- WassergläserAnz. 50
- WeingläserAnz. 50
- Dinner-TellerAnz. 50
- DesserttellerAnz. 50
- BestecksetsAnz. 50
- ServierschalenAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ServierzangenAnz. 6
- MessbecherAnz. 2
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Kommunikation
- NamensschilderAnz. 50
- PräsentationsmappenAnz. 45
- StifteAnz. 50
- NotizblöckeAnz. 45
- WegweiserAnz. 8
Dekoration
- TischläuferAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- AbfallgreiferAnz. 2
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- SchwämmeAnz. 6
Sicherheit
- SicherheitswestenAnz. 5
- BesucherhelmeAnz. 45
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige den Besuchstermin erst, wenn Programm, Dauer und Ansprechpersonen mit dem Unternehmen abgestimmt sind. Verschicke die Einladung anschließend mit Anmeldefrist, Wegbeschreibung und einem festen Termin für die Teilnehmerliste.
- Plane die Anmeldung in zwei Stufen: Erfasse Zusagen und Ernährungswünsche zunächst laufend und prüfe die Teilnehmerliste noch einmal 24 Stunden vor Beginn. Erstelle danach Namensschilder und lege Anmeldematerial am Empfangstresen bereit.
- Reserviere den Transport frühzeitig und verschicke die genaue Wegbeschreibung spätestens einige Tage vor dem Besuch. Stelle zusätzlich Wegweiser am Eingang und auf dem Weg zum Präsentationsraum auf, damit verspätet ankommende Gäste den Empfang finden.
- Richte den Präsentationsraum am Vortag ein und teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel gemeinsam. Öffne die Präsentation einmal vollständig, statt nur die Startfolie zu prüfen.
- Plane Catering und Getränke nach der bestätigten Personenzahl und stelle Kaffee, Wasser und Snacks vor dem Eintreffen bereit. Kühle Getränke rechtzeitig, kontrolliere Tassen, Gläser, Teller und Besteck und stelle Servierschalen sowie Servierlöffel griffbereit hin.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Firmenbesuch planen?
- Beginne idealerweise vier bis sechs Wochen vorher mit Termin, Programm und Transport. So bleiben mindestens zwei Wochen für Einladungen, Anmeldungen und die Erfassung von Ernährungswünschen.
- Wann sollte die Einladung zum Firmenbesuch verschickt werden?
- Verschicke die Einladung etwa drei Wochen vor dem Termin und setze eine Anmeldefrist sieben bis zehn Tage vorher. Aktualisiere die Teilnehmerliste danach noch einmal 24 Stunden vor Beginn.
- Wann muss die Technik für einen Firmenbesuch getestet werden?
- Teste Laptop, Beamer, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel spätestens am Vortag, idealerweise im tatsächlich genutzten Raum. Halte die Präsentation zusätzlich offline bereit, falls die Verbindung ausfällt.
- Wie viel Catering braucht man für einen Firmenbesuch?
- Plane Getränke und Snacks für die bestätigte Teilnehmerzahl plus etwa 10 Prozent Reserve. Berücksichtige Kaffee, Wasser und passende Gläser oder Tassen sowie Teller, Besteck und Serviergeschirr für alle geplanten Pausen.
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