Checklist para organizar una visita a una empresa
Organizar una visita a una empresa requiere coordinar a los participantes, al personal de la empresa y todos los detalles del recorrido. Esta checklist reúne el trabajo en el orden adecuado: confirmar la fecha, preparar el programa, gestionar inscripciones y asegurar el transporte. También contempla la recepción, la visita guiada, la presentación, el catering y las comprobaciones técnicas. Así puedes detectar con tiempo quién asistirá, qué necesidades dietéticas hay y qué material debe estar listo al llegar.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar la fecha de la visita
Coordinar el programa con la empresa
2 personas
Elaborar la lista de participantes
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar transporte
Coordinar el registro de visitantes
Preparar la visita guiada
2 personas
Recopilar la presentación
Reunir las preguntas de los estudiantes
Reservar el catering
Hacer tarjetas con nombres
Enviar indicaciones
Comprobar la lista de participantes
Hacer la compra
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Comprobar el lugar
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Preparar el espacio de presentación
2 personas
Preparar el mostrador de recepción
2 personas
Preparar el material de registro
Evento
Recepción de participantes
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir café de bienvenida
2 personas
Dar una instrucción de seguridad
Realizar la presentación de la empresa
2 personas
Guiar la visita
3 personas
Moderar la ronda de preguntas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar la cena de networking
4 personas
Servir el postre
2 personas
Dar el discurso de agradecimiento
Guiar la salida de los participantes
3 personas
Seguimiento
Recoger la vajilla
3 personas
Clasificar residuos
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Limpiar la sala de presentaciones
2 personas
Inventariar materiales
Apagar la técnica
2 personas
Devolver el material prestado
Enviar mensaje de agradecimiento
Gestionar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 45
- Mostrador de recepción
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 50
- Vasos para aguacant. 50
- Copas de vinocant. 50
- Platos de cenacant. 50
- Platos de postrecant. 50
- Cubiertoscant. 50
- Bandejas de servircant. 12
- Cucharonescant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Pinzas de servircant. 6
- Jarras medidorascant. 2
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cables HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Comunicación
- Tarjetas de nombrecant. 50
- Carpetas de presentacióncant. 45
- Bolígrafoscant. 50
- Bloc de notascant. 45
- Señales direccionalescant. 8
Decoración
- Manteles runnerscant. 8
- Arreglos floralescant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Pinzas para residuoscant. 2
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Esponjascant. 6
Seguridad
- Chalecos reflectantescant. 5
- Cascos para visitantescant. 45
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y el programa con la empresa antes de enviar las invitaciones. Deja por escrito la hora de llegada, el recorrido, la duración de la presentación y quién recibirá al grupo.
- Fija una fecha límite de inscripción entre 7 y 10 días antes de la visita. En el mismo formulario, pide las preferencias dietéticas y utiliza la lista final para confirmar transporte, catering y tarjetas con nombres.
- Envía las indicaciones al menos 3 días antes. Incluye la dirección, el punto de encuentro, la hora de registro y cualquier instrucción para acceder a la recepción de visitantes.
- Haz una prueba técnica el día anterior con el portátil, el proyector, la pantalla, los cables HDMI, los alargadores y las regletas. Abre la presentación en el equipo que se utilizará durante la visita.
- Prepara la recepción con 30 minutos de margen: coloca el mostrador, las tarjetas con nombres, los bolígrafos, los blocs de notas y las señales direccionales. Comprueba también las mesas, las sillas, las bebidas frías y el material del catering antes de que llegue el grupo.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una visita a una empresa?
- Empieza a coordinarla al menos 4 semanas antes, especialmente si necesitas reservar transporte o catering. Cierra la lista definitiva de participantes entre 7 y 10 días antes para poder ajustar las cantidades y preparar la recepción.
- ¿Cuándo debo enviar las invitaciones para una visita a una empresa?
- Envíalas aproximadamente 3 semanas antes de la fecha prevista. Mantén abiertas las inscripciones durante 10-14 días y manda las indicaciones finales al menos 3 días antes.
- ¿Qué hay que preparar el día de la visita?
- Reserva entre 30 y 45 minutos antes de la llegada para revisar el lugar, colocar mesas y sillas, preparar el registro, enfriar las bebidas y montar la presentación. Haz además una comprobación rápida de la lista de participantes en la recepción.
- ¿Cuántas bebidas y aperitivos necesito para una visita de empresa?
- Para una pausa de una hora, calcula 2 o 3 bebidas por persona y añade agua, café y té según el horario. Para los aperitivos, prevé entre 4 y 6 piezas por persona, ajustando la compra a la lista final y a las preferencias dietéticas.
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