Boodschappenlijst voor een bedankavond voor vrijwilligers

Een bedankavond voor vrijwilligers vraagt om meer dan eten en drinken alleen. Je hebt ook genoeg servies, serveermateriaal, koffievoorzieningen en techniek nodig om de avond soepel te laten verlopen. Gebruik de lijst hieronder als controle voordat je boodschappen doet en spullen verzamelt. Let vooral op dieetwensen, koeling en de materialen voor het buffet: die worden vaak pas op de dag zelf gemist.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 3
Kapstokkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Glazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3

Apparatuur

Draadloze microfoon
Draagbare speaker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Laptop

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 4
Bloemstukkenaantal 6
Naamkaartjesaantal 60
Pennenaantal 10
Bedankkaartenaantal 60
Theelichthoudersaantal 12

Verlichting

Slingerverlichtingaantal 3
LED-lantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Vuilniszakhoudersaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 2
Dweilenaantal 2

Catering

Boodschappen
- Stokbroden - 12 stuks
- Volkorenbroden - 6 broden
- Roomboter - 1 kilogram
- Hummus - 2 kilogram
- Roomkaas - 1,5 kilogram
- Jonge kaas - 2 kilogram
- Brie - 1 kilogram
- Vegan kaas - 500 gram
- Cervelaat - 1 kilogram
- Gerookte kipfilet - 1 kilogram
- Rucola - 500 gram
- Komkommers - 8 stuks
- Cherrytomaten - 2 kilogram
- Paprika's - 12 stuks
- Wortels - 2 kilogram
- Druiven - 3 kilogram
- Appels - 50 stuks
- Meloenen - 3 stuks
- Aardappelsalade - 3 kilogram
- Pastasalade - 3 kilogram
- Groene salade - 3 kilogram
- Quiches - 8 stuks
- Vegetarische quiches - 3 stuks
- Vegan groentetaart - 2 stuks
- Mayonaise - 2 potten
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Balsamico dressing - 2 flessen
- Zout - 1 pak
- Peper - 1 bus
- Kruidenmix - 2 potjes
- Chocoladetaart - 3 taarten
- Appeltaart - 3 taarten
- Vegan brownies - 40 stuks
- Slagroom - 6 bussen
- Koffie - 2 kilogram
- Theezakjes - 100 stuks
- Suiker - 1 kilogram
- Melk - 6 liter
- Havermelk - 4 liter
- Mineraalwater - 12 flessen
- Bruiswater - 12 flessen
- Cola - 8 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinaasappelsap - 8 liter
- Appelsap - 6 liter
- Bier - 72 flesjes
- Alcoholvrij bier - 24 flesjes
- Witte wijn - 8 flessen
- Rode wijn - 6 flessen
- Chips naturel - 6 zakken
- Paprikachips - 6 zakken
- Gemengde noten - 1,5 kilogram
- Olijven - 1 kilogram
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 30 stuks
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Toiletreiniger - 2 flessen
- Papieren servetten - 200 stuks

Tips

Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en zet daarna per persoon ongeveer 1 drankje per uur klaar. Houd water apart beschikbaar en tel glazen mee voor zowel frisdrank als wijn of sap.
Voorzie per gast 1 dinerbord, 1 dessertbord, 1 bestekset en 1 glas, plus minstens 10% extra. Bij 40 gasten betekent dat bijvoorbeeld 44 borden, 44 dessertborden, 44 besteksets en 44 glazen.
Zet koffie en thee niet pas tijdens het dessert klaar. Regel per 10 gasten ongeveer 1 thermoskan of voldoende capaciteit van het koffiezetapparaat, en controleer vooraf of er genoeg koffiekopjes en waterkokers zijn.
Koelruimte raakt snel vol wanneer hapjes, dranken en dessert tegelijk binnenkomen. Maak uiterlijk de dag ervoor ruimte vrij en gebruik koelboxen voor dranken die niet in de koelkast passen.
Test microfoon, speaker, laptop, verlengkabels en stekkerdozen minimaal 2 uur voor ontvangst. Leg bedankkaarten, naamkaartjes en pennen op de welkomsttafel; zonder reservepennen loopt het schrijven snel vast.

Veelgestelde vragen

Hoeveel servies heb ik nodig voor een bedankavond met vrijwilligers?: Neem per gast één dinerbord, één dessertbord, één bestekset en één glas. Bestel of verzamel daarnaast 10% reserve; voor 30 gasten heb je dus 33 exemplaren per soort nodig.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een bedankavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Voor 25 gasten en een avond van 3 uur komt dat neer op ongeveer 100 tot 125 drankjes, inclusief alcoholvrije opties en water.
Wanneer moet ik de boodschappen voor de bedankavond doen?: Houdbare producten, decoratie en servies kun je 3 tot 5 dagen vooraf regelen. Koop gekoelde hapjes en desserts bij voorkeur 1 dag vooraf en haal dranken uiterlijk op de ochtend van de avond op, zodat je ze nog kunt koelen.
Hoeveel extra spullen moet ik meenemen voor onverwachte gasten?: Houd voor servies, glazen, bestek en naamkaartjes minimaal 10% extra aan. Bij 50 genodigden betekent dat 5 reserve-exemplaren per categorie; neem ook 2 of 3 extra pennen mee voor de welkomsttafel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.