Que faut-il acheter pour une soirée de remerciement des bénévoles ?

Pour une soirée de remerciement des bénévoles, les oublis se concentrent souvent autour du buffet, du café et de l’accueil. Prévoyez la vaisselle selon le nombre définitif d’invités, avec une marge pour les assiettes et les verres utilisés pendant plusieurs heures. Les boissons doivent être récupérées et mises au frais avant l’arrivée du groupe. Pensez aussi aux badges, aux cartes de remerciement et au matériel nécessaire pour les prises de parole et la musique.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 55
Tables de buffetqté 3
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Verresqté 70
Tasses à caféqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3

Équipement

Micro sans fil
Enceinte portable
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Ordinateur portable

Décoration

Nappesqté 8
Guirlandes de fanionsqté 4
Compositions floralesqté 6
Badges nominatifsqté 60
Stylosqté 10
Cartes de remerciementqté 60
Porte-bougies chauffe-platqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 3
Lanternes LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Porte-sacs-poubelleqté 4
Seaux de nettoyageqté 2
Serpillièresqté 2

Catering

Courses
- Baguettes - 12 pièces
- Pains complets - 6 pains
- Beurre - 1 kilogramme
- Houmous - 2 kilogrammes
- Fromage frais - 1,5 kilogramme
- Fromage jeune - 2 kilogrammes
- Brie - 1 kilogramme
- Fromage vegan - 500 grammes
- Cervelas - 1 kilogramme
- Blanc de poulet fumé - 1 kilogramme
- Roquette - 500 grammes
- Concombres - 8 pièces
- Tomates cerises - 2 kilogrammes
- Poivrons - 12 pièces
- Carottes - 2 kilogrammes
- Raisins - 3 kilogrammes
- Pommes - 50 pièces
- Melons - 3 unités
- Salade de pommes de terre - 3 kilogrammes
- Salade de pâtes - 3 kilogrammes
- Salade verte - 3 kilogrammes
- Quiches - 8 pièces
- Quiches végétariennes - 3 pièces
- Tarte salée vegan aux légumes - 2 pièces
- Mayonnaise - 2 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sauce balsamique - 2 bouteilles
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 boîte
- Mélange d'épices - 2 pots
- Gâteau au chocolat - 3 gâteaux
- Tarte aux pommes - 3 tartes
- Brownies véganes - 40 pièces
- Crème fouettée - 6 bombes
- Café - 2 kilogrammes
- Sachets de thé - 100 pièces
- Sucre - 1 kilogramme
- Lait - 6 liter
- Lait d’avoine - 4 litres
- Eau minérale - 12 bouteilles
- Eau pétillante - 12 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Jus d’orange - 8 litres
- Jus de pomme - 6 litres
- Bière - 72 bouteilles
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Chips nature - 6 sachets
- Chips au paprika - 6 sacs
- Mélange de noix - 1,5 kilogramme
- Olives - 1 kilogramme
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 30 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 2 bouteilles
- Serviettes en papier - 200 pièces

Conseils

Prévoyez au moins une assiette de dîner, une assiette à dessert, un verre et un jeu de couverts par invité, puis ajoutez 10 % de réserve pour les remplacements et les passages au buffet.
Pour le café, comptez une tasse par personne et préparez plusieurs thermos : les machines à café et les bouilloires ne suffisent pas si tout le monde se sert au même moment.
Mettez les boissons au frais plusieurs heures avant le début de la soirée. Libérez la chambre froide ou répartissez-les dans des glacières pour éviter de manquer de place au dernier moment.
Préparez les badges nominatifs et les stylos avant l’ouverture de la table d’accueil. Imprimez aussi les cartes ou textes de remerciement dès que la liste définitive des invités est validée.
Testez le micro sans fil, l’enceinte portable, l’ordinateur, les rallonges et les multiprises avant l’installation. Gardez au moins une rallonge disponible pour éviter de déplacer le buffet ou les tables.

Questions fréquentes

Combien d’assiettes faut-il prévoir pour une soirée de bénévoles ?: Prévoyez une assiette de dîner et une assiette à dessert par invité, avec une marge de 10 %. Pour 40 personnes, cela représente 44 assiettes de chaque type.
Quand faut-il mettre les boissons au frais ?: Mettez-les au frais au moins 4 heures avant l’arrivée des invités. Si les boissons sont nombreuses, utilisez des glacières en complément et récupérez-les le jour même.
Combien de badges nominatifs préparer ?: Préparez un badge pour chaque invité confirmé, puis ajoutez 5 badges vierges. Faites l’impression ou l’écriture au plus tard la veille afin de corriger les dernières modifications.
Quel matériel prévoir pour les remerciements et les discours ?: Prévoyez un micro sans fil, une enceinte portable, un ordinateur portable, des rallonges et des multiprises. Testez l’ensemble au moins 1 heure avant le début de la soirée.

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