Beautybeurs organiseren: checklist en planning

Een beautybeurs organiseren vraagt meer dan stands en uitnodigingen regelen. Je moet standhouders op tijd vastleggen, demonstraties logisch plannen en bezoekers vlot laten registreren. Ook productlabels, prijslijsten, stroompunten en materialen per stand worden snel vergeten. Gebruik deze checklist om de voorbereiding stap voor stap te plannen, van datum en inschrijvingen tot de opbouw, ontvangst en controle op de beursdag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden vastleggen
Standhouders benaderen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Socialmediaberichten publiceren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Standindeling maken
2 personen
Demonstraties inplannen
2 personen
Catering reserveren
Extra stoelen reserveren
Promotieposters verspreiden
2 personen
Bezoekersregistratie voorbereiden
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Plattegrond en programma drukken
Standhoudersinformatie versturen
Productlabels controleren
2 personen
Prijslijsten controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Registratietafel sorteren
2 personen
Materialen per stand klaarzetten
3 personen

Event

Standhouders ontvangen
3 personen
Toegang en route controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Standwanden en doeken plaatsen
4 personen
Spiegels en displays plaatsen
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Licht en stroom testen
2 personen
Demonstratietafels inrichten
3 personen
Productmonsters klaarzetten
3 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Naamkaartjes en polsbandjes klaarleggen
2 personen
Programma en plattegronden klaarleggen
Entree en wachtrij klaarzetten
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Informatie uitdelen
2 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Make-updemonstratie begeleiden
2 personen
Haarstylingdemonstratie begeleiden
2 personen
Huidverzorgingsdemonstratie begeleiden
2 personen
Producten en testers aanvullen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Foto's van stands maken
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Bezoekers rustig laten vertrekken
2 personen

Nazorg

Producten en voorraad verzamelen
3 personen
Standhouders uitchecken
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Standwanden demonteren
4 personen
Servies verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
Vloer en oppervlakken schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven materialen opslaan
2 personen
Bedankbericht versturen
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beurstandsaantal 12
Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 48
Barkrukkenaantal 8
Registratiebalie
Kleedtafelsaantal 6
Afvalbakkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 18
Achtergronddoekenaantal 12
Slingersaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Bloemstukkenaantal 6
Decoratieve schalenaantal 12
Pijlbordenaantal 10
Informatiebordenaantal 12

Apparatuur

Spiegelsaantal 14
Ringlampenaantal 8
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Laptopaantal 2
Printer
Betaalterminalaantal 4
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Draadloze microfoon
Luidsprekersaantal 2
Ladekastenaantal 6

Servies

Herbruikbare glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Kannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Scharenaantal 6
Flessenopenersaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Koelelementenaantal 16
Voorraadbakkenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 8

Registratie

Naamkaartjesaantal 250
Polsbandjesaantal 250
Klembordenaantal 6
Pennenaantal 30
Bezoekersformulierenaantal 250
Programmaboekjesaantal 250
Plattegrondenaantal 250
Polsbandjesbakjesaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 12
Lichtsnoerenaantal 6
Batterijenaantal 40

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilsetaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Handvegers en blikkenaantal 4
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de standindeling uiterlijk 2 weken vooraf vast. Controleer daarna per stand de tafel, stoel, spiegel, ringlamp, verlengkabel en stekkerdoos, zodat ontbrekende materialen nog besteld of geleend kunnen worden.
Plan demonstraties in tijdsblokken van 30 tot 45 minuten en zet ze op het programma. Houd tussen twee demonstraties minstens 15 minuten vrij voor wisselen, vragen en het opruimen van materialen.
Verstuur standhoudersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de beurs. Vermeld daarin de opbouwtijd, route, standnummer, beschikbare stroom en het moment waarop standhouders worden ontvangen.
Maak de registratietafel de dag voor opening compleet met naamkaartjes, bezoekersregistratie, plattegrond en programma. Leg extra pennen en een laptop of printer klaar; een ontbrekend naamkaartje mag de entree niet ophouden.
Koel dranken minstens 3 uur voor opening en stem catering af op het aantal aanmeldingen plus ongeveer 10 procent reserve. Controleer dieetwensen uiterlijk 5 dagen vooraf en zet afvalbakken op meerdere zichtbare plekken neer.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een beautybeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Leg in de eerste 2 weken de datum, openingstijden en standhouders vast; gebruik de laatste 2 weken voor promotie, registratie, indeling en materiaalcontrole.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een beautybeurs?: Reserveer minimaal 3 uur voor de opbouw en controleer de locatie nog 1 uur voor opening. Tafels, stoelen, stands, registratiebalie, bewegwijzering en stroom moeten dan al staan voordat standhouders binnenkomen.
Wanneer moet ik standhouders uitnodigen voor een beautybeurs?: Benader standhouders 8 tot 10 weken vooraf en vraag inschrijving uiterlijk 4 weken voor de beurs. Stuur de definitieve standindeling en praktische informatie daarna uiterlijk 7 dagen voor opening.
Hoeveel drank en catering heb ik nodig voor een beautybeurs?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per bezoeker en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Bestel catering voor het verwachte aantal aanmeldingen plus 10 procent reserve en verwerk dieetwensen uiterlijk 5 dagen vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.