Beauty-Messe organisieren: Die vollständige Checkliste

Eine Beauty-Messe braucht mehr als Stände und Produkte. Du koordinierst Aussteller, Besucheranmeldungen, Vorführungen, Verpflegung und die Ausstattung jedes Standes. Beginne zuerst mit Datum und Öffnungszeiten, danach folgen Ausstellerakquise, Anmeldung und Werbung. In der letzten Woche prüfst du Produktetiketten, Preislisten, Technik und den Lageplan. Am Veranstaltungstag zählen ein klarer Empfang, vorbereitete Namensschilder und gut ausgeschilderte Wege.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Öffnungszeiten festlegen
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Social-Media-Beiträge veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Standaufteilung erstellen
2 Personen
Vorführungen planen
2 Personen
Catering reservieren
Zusätzliche Stühle reservieren
Promotionsplakate verteilen
2 Personen
Besucherregistrierung vorbereiten
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Lageplan und Programm drucken
Informationen für Aussteller senden
Produktetiketten prüfen
2 Personen
Preisliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Registrierungstisch sortieren
2 Personen
Materialien pro Stand bereitstellen
3 Personen

Event

Aussteller empfangen
3 Personen
Zugang und Weg prüfen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Standwände und Stoffe aufstellen
4 Personen
Spiegel und Displays aufstellen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Licht und Strom testen
2 Personen
Demotische aufbauen
3 Personen
Produktmuster bereitstellen
3 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Namensschilder und Armbänder bereitlegen
2 Personen
Programm und Lagepläne bereitlegen
Eingang und Warteschlange vorbereiten
2 Personen
Besucher registrieren
3 Personen
Besucher begrüßen
2 Personen
Informationen verteilen
2 Personen
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
Make-up-Demonstration begleiten
2 Personen
Frisurenvorführung begleiten
2 Personen
Hautpflege-Demonstration betreuen
2 Personen
Produkte und Tester nachfüllen
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks auffüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Fotos von Ständen machen
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Besucher ruhig abreisen lassen
2 Personen

Nachbereitung

Produkte und Vorräte sammeln
3 Personen
Standbetreiber auschecken
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Standwände abbauen
4 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
Abfall sammeln und entsorgen
3 Personen
Boden und Oberflächen reinigen
3 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Materialien lagern
2 Personen
Dankesnachricht versenden
Fundgegenstände registrieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MessestandAnz. 12
TischeAnz. 18
StühleAnz. 48
BarhockerAnz. 8
Registrierungstheke
UmkleidetischeAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 8
KleiderständerAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 18
HintergrundtücherAnz. 12
GirlandenAnz. 8
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
BlumenarrangementsAnz. 6
Dekorative SchalenAnz. 12
WegweiserAnz. 10
InfotafelnAnz. 12

Ausstattung

SpiegelAnz. 14
RingleuchtenAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
LaptopAnz. 2
Drucker
KartenterminalAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
Kabelloses Mikrofon
LautsprecherAnz. 2
SchubladenschränkeAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare GläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KannenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ScherenAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
KühlelementeAnz. 16
VorratsboxenAnz. 12
Servierplatten mit DeckelAnz. 8

Registrierung

NamensschilderAnz. 250
ArmbänderAnz. 250
KlemmbretterAnz. 6
StifteAnz. 30
BesucherformulareAnz. 250
ProgrammhefteAnz. 250
PläneAnz. 250
ArmbändchenschalenAnz. 4

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 12
LichterkettenAnz. 6
BatterienAnz. 40

Reinigung

Staubsauger
WischsetAnz. 2
PutzeimerAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 20
Handfeger und KehrschaufelnAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Öffnungszeiten fest, bevor du Aussteller ansprichst. Plane zusätzlich mindestens 60 Minuten für Aufbau und 30 Minuten für den Abbau ein.
Veröffentliche das Anmeldeformular frühzeitig und bearbeite Anmeldungen laufend. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor der Messe, damit das Catering angepasst werden kann.
Erstelle die Standaufteilung erst, wenn die wichtigsten Aussteller bestätigt sind. Weise jedem Stand Mobiliar, Strombedarf und benötigte Materialien zu und sende die Informationen mindestens 5 Tage vorher.
Plane Vorführungen mit festen Uhrzeiten und prüfe Mikrofon, Lautsprecher, Laptop und Ringleuchten vor dem Einlass. Eine kurze Technikprobe von 30 Minuten verhindert Verzögerungen beim Programm.
Bereite den Registrierungstisch am Vortag vor: Namensschilder, Besucherlisten, Lageplan und Programm gehören zusammen an einen Ort. Stelle Getränke kalt und kontrolliere am Morgen Zugang, Wegweiser, Stühle und Abfallbehälter.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Beauty-Messe organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. In den ersten 2 Wochen legst du Datum und Öffnungszeiten fest, sprichst Aussteller an und veröffentlichst das Anmeldeformular.
Wann sollte ich die Aussteller für eine Beauty-Messe anschreiben?: Schreibe die ersten Aussteller mindestens 8 Wochen vorher an. Sende bestätigten Ausstellern spätestens 5 Tage vor der Messe Standaufteilung, Aufbauzeiten, Lageplan und technische Hinweise.
Wie viele Getränke brauche ich für eine Beauty-Messe?: Plane für Besucher und Aussteller etwa 2 bis 3 Getränke pro Person für die ersten 2 Stunden ein. Bei einer längeren Veranstaltung ergänzt du ungefähr 1 Getränk pro Person und weiterer Stunde.
Was muss am Tag vor der Beauty-Messe fertig sein?: Am Vortag sollten Standmaterialien, Namensschilder, Lageplan, Programm, Drucker, Kartenterminal und Technik geprüft sein. Getränke kannst du bereits kühlen und den Registrierungstisch vollständig sortieren.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.