Checklist para organizar una feria de belleza

Una feria de belleza necesita más que mesas y productos: hay que coordinar expositores, demostraciones, visitantes y equipos técnicos en el orden adecuado. Esta checklist reúne 68 tareas y 63 materiales, desde fijar la fecha y abrir las inscripciones hasta recibir a cada expositor. Incluye también el plano de puestos, el registro, el catering, la señalización y las comprobaciones finales. Úsala para avanzar por fases y evitar compras, impresiones o conexiones de última hora.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el horario
Contactar con los expositores
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar mensajes en redes sociales
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Hacer el plano de puestos
2 personas
Programar demostraciones
2 personas
Reservar el catering
Reservar sillas extra
Distribuir carteles promocionales
2 personas
Preparar el registro de visitantes
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir plano y programa
Enviar información a los expositores
Comprobar las etiquetas de los productos
2 personas
Comprobar las listas de precios
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Ordenar la mesa de registro
2 personas
Preparar los materiales por puesto
3 personas

Evento

Recibir a los expositores
3 personas
Comprobar el acceso y la ruta
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colocar paneles y lonas del stand
4 personas
Colocar espejos y pantallas
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Probar luces y corriente
2 personas
Montar las mesas de demostración
3 personas
Preparar muestras de productos
3 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Preparar las tarjetas de nombre y las pulseras
2 personas
Preparar el programa y los planos
Preparar la entrada y la cola
2 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Repartir información
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Coordinar demostración de maquillaje
2 personas
Guiar una demostración de peinado
2 personas
Guiar una demostración de cuidado de la piel
2 personas
Reponer productos y testers
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Hacer fotos de los stands
Responder preguntas del público
2 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Hacer que los visitantes se vayan tranquilamente
2 personas

Seguimiento

Recopilar productos y stock
3 personas
Registrar la salida de los expositores
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar los paneles del stand
4 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
Recoger y retirar la basura
3 personas
Limpiar el suelo y las superficies
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Registrar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Stand de feriacant. 12
Mesascant. 18
Sillascant. 48
Taburetes de barcant. 8
Mostrador de registro
Mesas de maquillajecant. 6
Papeleracant. 8
Percheroscant. 4

Decoración

Mantelescant. 18
Telones de fondocant. 12
Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Bomba para globoscant. 2
Arreglos floralescant. 6
Bandejas decorativascant. 12
Carteles direccionalescant. 10
Paneles informativoscant. 12

Equipo

Espejoscant. 14
Lámparas de arocant. 8
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Portátilcant. 2
Impresora
Terminal de pagocant. 4
Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Micrófono inalámbrico
Altavocescant. 2
Cómodas de cajonescant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 100
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarrascant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Tijerascant. 6
Abrebotellascant. 4
Termoscant. 4
Acumuladores de fríocant. 16
Cajas de almacenamientocant. 12
Bandejas de servir con tapacant. 8

Registro

Tarjetas de nombrecant. 250
Pulserascant. 250
Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 30
Formularios de visitantescant. 250
Programascant. 250
Planoscant. 250
Bandejas para pulserascant. 4

Iluminación

Focos LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 6
Bateríascant. 40

Limpieza

Aspiradora
Juego de fregonacant. 2
Cubos de limpiezacant. 4
Paños de microfibracant. 20
Escobillas y recogedorescant. 4
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el horario y la lista inicial de expositores antes de publicar las invitaciones. Así puedes preparar un formulario de inscripción con información real sobre puestos, demostraciones y necesidades de cada participante.
Define el plano de puestos antes de colocar mesas, mostradores y espejos. Reserva espacio para cables alargadores, regletas, circulación de visitantes y demostraciones, no solo para el mobiliario.
Pide las preferencias dietéticas durante la inscripción y confirma el número de asistentes con el catering varios días antes. El mismo recuento te sirve para preparar el registro y las tarjetas de nombre.
Programa las demostraciones con horario, ubicación y responsable. Incluye esos datos en el programa impreso y envíalos a los expositores junto con la ruta de acceso y las instrucciones de montaje.
Haz una comprobación técnica antes de abrir: lámparas de aro, micrófono, altavoces, portátil, impresora y terminal de pago. Enfría las bebidas y ordena la mesa de registro al menos 60 minutos antes de recibir al público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de belleza?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar fecha, contactar con expositores y publicar las inscripciones. Reserva el catering y el mobiliario cuando tengas una estimación fiable de asistentes, idealmente 2 o 3 semanas antes.
¿Qué hay que preparar el día antes de una feria de belleza?: Deja impresos el plano, el programa, las tarjetas de nombre y la información para expositores. Comprueba también etiquetas y listas de precios, reúne los materiales por puesto y verifica que el equipo técnico tenga todos sus cables y regletas.
¿Cuándo deben llegar los expositores a una feria de belleza?: Indica una hora de llegada con al menos 60 minutos de margen antes de abrir al público. Ese tiempo permite comprobar el acceso, colocar mesas y sillas, preparar cada puesto y resolver problemas de electricidad o registro.
¿Cómo organizar el registro de visitantes en una feria de belleza?: Coloca el mostrador cerca de la entrada, con tarjetas de nombre, programa y plano visibles. Prepara la mesa y la impresora como mínimo 30 minutos antes de la apertura y asigna a una persona para gestionar las inscripciones pendientes.

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