Checklist pour organiser un salon de la beauté

Un salon de la beauté demande une coordination précise entre exposants, visiteurs et démonstrations. Commence par fixer la date et les horaires, puis ouvre les inscriptions et confirme les besoins de chaque participant. Les dernières semaines servent à finaliser le plan des stands, le programme, le catering et les supports d’accueil. Cette checklist t’aide à avancer dans le bon ordre et à éviter les oublis fréquents le jour de l’événement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
Contacter les exposants
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier des publications sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Préparer le plan du stand
2 personnes
Planifier les démonstrations
2 personnes
Réserver le catering
Réserver des chaises supplémentaires
Distribuer les affiches promotionnelles
2 personnes
Préparer l’inscription des visiteurs
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le plan et le programme
Envoyer les informations aux exposants
Vérifier les étiquettes des produits
2 personnes
Vérifier les tarifs
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Organiser la table d'inscription
2 personnes
Préparer le matériel par stand
3 personnes

Événement

Accueillir les exposants
3 personnes
Vérifier l'accès et l'itinéraire
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les cloisons et les toiles du stand
4 personnes
Installer les miroirs et les présentoirs
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Tester l'éclairage et l'alimentation
2 personnes
Aménager les tables de démonstration
3 personnes
Préparer les échantillons de produits
3 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Préparer les badges et les bracelets
2 personnes
Préparer le programme et les plans
Préparer l’entrée et la file d’attente
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Distribuer les informations
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Encadrer la démonstration de maquillage
2 personnes
Encadrer la démonstration de coiffure
2 personnes
Animer la démonstration de soins de la peau
2 personnes
Ravitaillement en produits et en testeurs
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Prendre des photos des stands
Répondre aux questions du public
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Laisser les visiteurs partir tranquillement
2 personnes

Suivi

Rassembler les produits et les stocks
3 personnes
Faire le check-out des exposants
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les cloisons du stand
4 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le sol et les surfaces
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker le matériel restant
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stand d’expositionqté 12
Tablesqté 18
Chaisesqté 48
Tabourets de barqté 8
Comptoir d'inscription
Tables de maquillageqté 6
Poubellesqté 8
Portants à vêtementsqté 4

Décoration

Nappesqté 18
Toiles de fondqté 12
Guirlandesqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Compositions floralesqté 6
Plateaux décoratifsqté 12
Panneaux indicateursqté 10
Panneaux d'informationqté 12

Équipement

Miroirsqté 14
Anneaux lumineuxqté 8
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Terminal de paiementqté 4
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Micro sans fil
Haut-parleursqté 2
Caissons à tiroirsqté 6

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Ciseauxqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Thermosqté 4
Pains de glaceqté 16
Bacs de stockageqté 12
Plats de service avec couvercleqté 8

Inscription

Badges nominatifsqté 250
Braceletsqté 250
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Formulaires visiteursqté 250
Brochures du programmeqté 250
Plansqté 250
Bacs à braceletsqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Pilesqté 40

Nettoyage

Aspirateur
Kit de lavageqté 2
Seaux de nettoyageqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Balais à main et pellesqté 4
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixe les horaires d’ouverture avant de contacter les exposants : ils pourront confirmer leur présence, leur installation et la durée de leurs démonstrations sur une base claire.
Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis réserve le catering au moins 10 à 14 jours avant le salon pour ajuster les quantités et les options prévues.
Prépare le plan des stands avec les tables de maquillage, les miroirs, les anneaux lumineux et les prises électriques avant l’envoi des informations finales aux exposants.
Imprime les badges nominatifs, le plan et le programme au plus tard la veille. Prévois aussi un exemplaire numérique sur l’ordinateur portable en cas de modification de dernière minute.
Le jour J, réserve au moins 60 minutes avant l’ouverture pour accueillir les exposants, installer les tables et les chaises, organiser l’inscription et vérifier l’accès, l’itinéraire et le matériel de chaque stand.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de la beauté ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Les premières semaines servent à fixer la date et recruter les exposants, puis les 2 dernières semaines sont consacrées aux inscriptions, au plan des stands, au programme et à la logistique.
Quand contacter les exposants pour un salon de la beauté ?: Contacte-les 8 à 10 semaines avant l’ouverture si tu veux réunir plusieurs stands. Relance les inscrits 3 à 4 semaines avant, puis envoie les informations pratiques définitives environ 7 jours avant.
Combien de temps prévoir pour installer un salon de la beauté ?: Compte au minimum 60 à 90 minutes avant l’arrivée des visiteurs. Il faut installer les tables et les chaises, préparer le comptoir d’inscription, distribuer le matériel par stand et tester les rallonges, multiprises, haut-parleurs et terminaux de paiement.
Que faut-il préparer la veille d’un salon de la beauté ?: Prépare les badges, le plan, le programme, les panneaux indicateurs et les informations destinées aux exposants. Refroidis les boissons, vérifie les tarifs et les étiquettes des produits, puis regroupe le matériel par stand pour réduire l’installation du matin.

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