Baristaworkshop organiseren: checklist en planning

Een baristaworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen koffiemachines en bonen klaarzetten. Je moet trainers, deelnemers, dieetwensen, transport en werkstations op elkaar afstemmen. Begin met de datum en locatie, leg daarna de trainers en apparatuur vast en werk toe naar een duidelijke deelnemersinformatie. Op de dag zelf draait alles om een logische opstelling, gevulde waterreservoirs, geportioneerde koffiebonen en een ontvangsttafel die vóór binnenkomst klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Workshopdatum en locatie vastleggen
Baristatrainers vastleggen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Deelnemerslijst bijhouden
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Benodigdheden inventariseren
2 personen
Koffieapparatuur reserveren
Reservering transport regelen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Koffiebonen portioneren
2 personen
Werkbladen reinigen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen

Event

Locatie openen
2 personen
Apparatuur naar zaal brengen
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Werkstations inrichten
3 personen
Koffiemachines aansluiten
3 personen
Waterreservoirs vullen
2 personen
Koffiebonen en melk klaarzetten
2 personen
Werkbladen en materialen controleren
2 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
Deelnemers ontvangen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Workshopprogramma toelichten
Espresso demonstreren
Deelnemers espresso laten oefenen
3 personen
Melk opschuimen demonstreren
Cappuccino laten bereiden
3 personen
Pauzedrankjes bijvullen
2 personen
Koffieproeverij begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Latte art demonstreren
Latte art laten oefenen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Laatste vragen beantwoorden
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Koffiemachines uitschakelen
3 personen
Koffiemachines reinigen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Werkstations schoonmaken
2 personen
Afval verzamelen en wegbrengen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Apparatuur inpakken
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Locatie grondig schoonmaken
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Werktafelsaantal 6
Stoelenaantal 36
Ontvangsttafel
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Espressomachinesaantal 3
Koffiemolensaantal 3
Waterkokersaantal 3
Digitale koffieweegschalenaantal 6
Melkthermometersaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Koffie tampersaantal 6
Tampingmattenaantal 6

Keuken

Melkkannetjesaantal 12
Koffiebonenbakkenaantal 6
Maatbekersaantal 6
Barista lepelsaantal 12
Koffiekloppersaantal 6
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 3

Servies

Espressokopjesaantal 36
Cappuccinokopjesaantal 36
Theeglazenaantal 36
Waterglazenaantal 36
Gebaksbordenaantal 36
Theelepelsaantal 36
Servieskrattenaantal 4

Catering

Isolatiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 4
Serveerschalenaantal 6
Serveerbladenaantal 4
Melkkrattenaantal 2
Koelboxenaantal 3
Koffieafvalbakkenaantal 3
Koffieproefglazenaantal 36
Schortenaantal 36
Naamstickersaantal 40
Boodschappen

Schoonmaak

Afwasbakkenaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 4
Koffiemachineborstelsaantal 6
Handdoekenaantal 12

Tips

Plan de apparatuur minimaal 2 weken vooraf. Controleer niet alleen het aantal espressomachines en molens, maar ook stekkerdozen, verlengkabels en de beschikbare stroompunten per werkstation.
Verwerk aanmeldingen doorlopend en sluit het verzamelen van dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de workshop af. Zo kun je melk, gebak en andere catering gericht inkopen.
Portioneer de koffiebonen vóór de workshopdag. Leg per werkstation de bonenbak, tamper, tampingmat, weegschaal en maatbeker klaar, zodat deelnemers niet hoeven te wachten op materiaal.
Richt de zaal minimaal 60 minuten voor de start in. Zet eerst tafels en stoelen neer, breng daarna de apparatuur naar binnen en sluit de machines pas aan nadat de werkstations hun definitieve plek hebben.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld het startuur, de route, wat ze zelf moeten meenemen en dat de workshop met hete apparatuur en melk werkt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een baristaworkshop organiseren?: Leg datum, locatie en trainers bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Reserveer apparatuur en transport uiterlijk 2 weken voor de workshop en bestel verse koffie en catering in de laatste 7 dagen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een baristaworkshop klaar te zetten?: Reken op minimaal 60 minuten voor de zaalopstelling en nog 30 minuten voor het aansluiten en controleren van de apparatuur. Open de locatie dus minstens 1,5 uur vóór de ontvangst van deelnemers.
Wanneer moet ik de dieetwensen voor een baristaworkshop verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en controleer de lijst 7 dagen voor de workshop. Bevestig wijzigingen daarna nog één keer bij het boodschappen doen, zodat de catering klopt.
Wat moet ik vlak voor een baristaworkshop controleren?: Controleer 30 minuten voor aanvang de stroomaansluitingen, waterreservoirs, koffiebonen, melk, kopjes en werkbladen. Test daarnaast elke koffiemolen en espressomachine kort voordat de eerste deelnemers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.