Barista-Workshop organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Barista-Workshop braucht mehr Vorbereitung als Kaffee, Tassen und eine Espressomaschine. Du musst Termin und Ort festlegen, Anmeldungen und Ernährungswünsche verwalten sowie Trainer, Ausrüstung und Transport rechtzeitig sichern. Kurz vor dem Termin werden Bohnen portioniert, Materialien zusammengestellt und die Arbeitsflächen vorbereitet. Am Veranstaltungstag richtest du mehrere Stationen ein, schließt die Maschinen an und füllst Wasser, Milch und Bohnen auf. Diese Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die 51 Aufgaben.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Workshopdatum und -ort festlegen
Barista-Trainer festlegen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Teilnehmerliste führen
Ernährungswünsche erfassen
Anmeldungen bestätigen
Bedarf erfassen
2 Personen
Kaffeeausrüstung reservieren
Transportreservierung organisieren
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Kaffeebohnen portionieren
2 Personen
Arbeitsflächen reinigen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Teilnehmerinformationen versenden
Event
Location öffnen
2 Personen
Ausrüstung in den Saal bringen
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Arbeitsstationen einrichten
3 Personen
Kaffeemaschinen anschließen
3 Personen
Wassertanks füllen
2 Personen
Kaffeebohnen und Milch bereitstellen
2 Personen
Arbeitsblätter und Materialien kontrollieren
2 Personen
Empfangstisch bereitstellen
2 Personen
Teilnehmende empfangen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Workshop-Programm erläutern
Espresso vorführen
Teilnehmer Espresso üben lassen
3 Personen
Milchschaum demonstrieren
Cappuccino zubereiten lassen
3 Personen
Pausengetränke nachfüllen
2 Personen
Kaffeeverkostung begleiten
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Latte Art demonstrieren
Latte Art üben lassen
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
Letzte Fragen beantworten
2 Personen
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Kaffeemaschinen ausschalten
3 Personen
Kaffeemaschinen reinigen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Arbeitsstationen reinigen
2 Personen
Abfall sammeln und wegbringen
2 Personen
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
Geräte einpacken
3 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Den Veranstaltungsort gründlich reinigen
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- ArbeitstischeAnz. 6
- StühleAnz. 36
- Empfangstisch
- AbfallbehälterAnz. 4
Ausstattung
- EspressomaschinenAnz. 3
- KaffeemühlenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- Digitale KaffeewaagenAnz. 6
- MilchthermometerAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Kaffee-TamperAnz. 6
- StampfmattenAnz. 6
Küche
- MilchkännchenAnz. 12
- KaffeebohnenkörbeAnz. 6
- MessbecherAnz. 6
- Barista-LöffelAnz. 12
- KaffeerührerAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- MesserAnz. 3
Geschirr
- EspressotassenAnz. 36
- Cappuccino-TassenAnz. 36
- TeegläserAnz. 36
- WassergläserAnz. 36
- KuchenplattenAnz. 36
- TeelöffelAnz. 36
- GeschirrkistenAnz. 4
Catering
- IsolierkannenAnz. 4
- WasserkannenAnz. 4
- ServierschalenAnz. 6
- ServiertablettsAnz. 4
- MilchkistenAnz. 2
- KühlboxenAnz. 3
- KaffeeabfallbehälterAnz. 3
- KaffeeverkostungsgläserAnz. 36
- SchürzenAnz. 36
- NamensaufkleberAnz. 40
- Einkäufe
Reinigung
- SpülbeckenAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- MikrofasertücherAnz. 12
- SpülbürstenAnz. 4
- KaffeemaschinenbürstenAnz. 6
- HandtücherAnz. 12
Tipps
- Lege Trainer, Ort und Termin fest, bevor du Einladungen verschickst. So kannst du in der Anmeldung bereits Dauer, Teilnehmerzahl und besondere Ernährungswünsche abfragen.
- Führe eine Teilnehmerliste mit bestätigten Anmeldungen und Ernährungswünschen. Schicke die Teilnehmerinformationen spätestens einige Tage vor dem Workshop, damit niemand wichtige Hinweise zur Vorbereitung verpasst.
- Reserviere Kaffeemaschinen, Mühlen und Transport frühzeitig. Prüfe vor dem Einkauf, wie viele Arbeitsstationen du tatsächlich ausstatten kannst und ob für jede Station Stromanschlüsse und Verlängerungskabel vorhanden sind.
- Portioniere die Kaffeebohnen erst nach der Bedarfskontrolle und stelle Arbeitsblätter und Materialien gemeinsam zusammen. Das verhindert, dass am Workshopmorgen Kleinteile wie Tamper, Milchthermometer oder Kaffeewaagen fehlen.
- Plane für den Aufbau einen festen Vorlauf ein: Raum öffnen, Tische und Stühle stellen, Stationen einrichten, Maschinen anschließen und Wassertanks füllen. Kontrolliere danach Bohnen, Milch, Tassen und Empfangstisch, bevor die ersten Teilnehmer eintreffen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Barista-Workshop planen?
- Beginne mindestens 4 bis 6 Wochen vorher mit Termin, Ort und Trainer. Reserviere die Kaffeeausrüstung und den Transport spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Workshop.
- Wie viele Kaffeemaschinen braucht man für einen Barista-Workshop?
- Das hängt von der Teilnehmerzahl und der Gruppengröße an den Arbeitsstationen ab. Plane idealerweise eine Station pro 3 bis 4 Personen und prüfe die benötigte Anzahl vor der Reservierung der Ausrüstung.
- Was muss man für einen Barista-Workshop einkaufen?
- Neben den Kaffeebohnen brauchst du je nach Ablauf Milch, Wasser und die vorgesehenen Zutaten. Erfasse den Bedarf nach den Anmeldungen und kontrolliere die Einkaufsliste spätestens 2 bis 3 Tage vor dem Termin.
- Was muss am Tag des Barista-Workshops zuerst erledigt werden?
- Öffne den Veranstaltungsort, stelle Tische und Stühle auf und richte die Arbeitsstationen ein. Danach schließt du die Kaffeemaschinen an, füllst die Wassertanks und legst Bohnen, Milch sowie Arbeitsmaterialien bereit.
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