Checklist voor een goed georganiseerde baristawedstrijd

Een baristawedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen espressomachines en koffiebonen klaarzetten. Je moet deelnemers, jury en presentator op tijd vastleggen, het reglement verduidelijken en een schema publiceren. Op de wedstrijddag draait alles om werkende apparatuur, gelijke omstandigheden en een strak ontvangstproces. Gebruik deze checklist om de voorbereiding stap voor stap te plannen en controleer vooral koffie, stroom, juryformulieren en wedstrijdstations voordat de eerste deelnemer start.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en datum bevestigen
Wedstrijdreglement vastleggen
2 personen
Juryleden en presentator vastleggen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen openen
Wedstrijdlocatie reserveren
Koffiebonen en apparatuur reserveren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Startlijst voor deelnemers maken
Juryformulieren voorbereiden
Wedstrijdschema publiceren
Boodschappen doen
2 personen
Koffiebonen controleren
Bederfelijke boodschappen koelen
Jury- en deelnemersmappen vullen
2 personen
Locatie controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Wedstrijdstations inrichten
4 personen
Espressomachines aansluiten
2 personen
Koffiebonen afwegen
2 personen
Techniek en stroom testen
2 personen
Dranken en hapjes klaarzetten
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Briefing voor jury en medewerkers
6 personen

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Openingsprogramma presenteren
Wedstrijdrondes begeleiden
4 personen
Juryformulieren innemen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Wedstrijdstations schoonhouden
2 personen
Scores verwerken
2 personen
Prijsuitreiking begeleiden
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Koffiemachines reinigen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Huurapparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 70
Barkrukkenaantal 8
Afzetpalenaantal 6

Apparatuur

Espressomachinesaantal 4
Koffiemolensaantal 5
Waterkokersaantal 3
Koelkastenaantal 2
Digitale weegschalenaantal 6
Stopwatchesaantal 6
Waterfiltersaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8

Keuken

Melkkannetjesaantal 16
Tampertjesaantal 6
Knockboxenaantal 6
Doseerbakjesaantal 12
Baristadoekenaantal 30
Thermometersaantal 6
Serveerbladenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Schoteltjesaantal 80
Waterglazenaantal 80
Gebaksbordjesaantal 80
Besteksetsaantal 80

Catering

Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 3
Waterdispensersaantal 2
Serveerschalenaantal 12
Dienbladenaantal 8
Boodschappen

Decoratie

Welkomstbanner
Wedstrijdpostersaantal 6
Tafelkledenaantal 10

Verlichting

LED-werklampenaantal 6

Overig

Klembordenaantal 12
Pennenaantal 30
Naamkaartjesaantal 80
Startnummersaantal 20
Juryformulierenaantal 80
Prijsbekersaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4

Tips

Leg het wedstrijdreglement vast vóór je de aanmeldingen opent. Beschrijf onder meer de beschikbare tijd, beoordelingscriteria, toegestane ingrediënten en wat er gebeurt bij een gelijke score; zo voorkom je discussies op de wedstrijddag.
Maak de startlijst en het wedstrijdschema zodra de aanmeldingen verwerkt zijn en publiceer ze uiterlijk enkele dagen vooraf. Vermeld per deelnemer het station en starttijd, zodat juryleden en deelnemers weten waar ze moeten zijn.
Test de espressomachines, koffiemolens, waterfilters en waterkokers op locatie vóór de wedstrijd. Controleer per station de stroomvoorziening met verlengkabels en stekkerdozen en houd rekening met voldoende vrije groepen.
Weeg de koffiebonen per deelnemer vooraf af en bewaar bederfelijke boodschappen gekoeld. Leg daarnaast juryformulieren, deelnemersmappen en stopwatches klaar; ontbrekende formulieren of een lege batterij kosten tijdens een ronde direct tijd.
Richt de registratietafel en wedstrijdstations in voordat jury en deelnemers arriveren. Reserveer ruimte voor knockboxen, tampertjes, melkkannetjes, baristadoeken, kopjes en waterglazen, zodat gebruikte spullen niet door elkaar raken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een baristawedstrijd organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met locatie, datum, reglement, juryleden en apparatuur. Open de aanmeldingen daarna en houd de laatste week vrij voor het wedstrijdschema, boodschappen en een technische controle.
Hoeveel juryleden heb je nodig voor een baristawedstrijd?: Plan minimaal 3 juryleden voor een eenvoudige wedstrijd en wijs daarnaast 1 presentator of wedstrijdleider aan. Met 4 of meer juryleden kun je tijdens pauzes blijven beoordelen zonder het programma stil te leggen.
Wanneer moet je de wedstrijdstations opbouwen?: Bouw de stations bij voorkeur 2 tot 3 uur voor de eerste ronde op. Test daarna de machines, molens, water en stroom en laat juryleden en medewerkers vóór de start een korte briefing volgen.
Wat moet ik klaarzetten voor een baristawedstrijd?: Per station heb je onder meer een espressomachine, koffiemolen, digitale weegschaal, stopwatch, tampertje, knockbox, melkkannetje, thermometer en baristadoek nodig. Voor de organisatie zijn daarnaast juryformulieren, startlijsten, kopjes, waterglazen en gekoelde boodschappen nodig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.