Checklist pour organiser un concours de barista
Un concours de barista demande plus qu’une machine à espresso et de bons grains. Il faut verrouiller le règlement, les inscriptions, l’ordre de passage et les critères du jury avant de réserver tout le matériel. Le jour J, chaque poste doit être testé, alimenté en eau et en électricité, puis préparé avec les balances, chronomètres et accessoires nécessaires. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’au briefing de l’équipe et du jury.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer le lieu et la date
Définir le règlement du concours
2 personnes
Fixer les membres du jury et l’animateur
Envoyer les invitations
Ouvrir les inscriptions
Réserver le lieu du concours
Réserver les grains de café et le matériel
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Créer la liste de départ des participants
Préparer les formulaires du jury
Publier le programme des matchs
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les grains de café
Réfrigérer les courses périssables
Préparer les dossiers du jury et des participants
2 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager les postes de compétition
4 personnes
Brancher les machines à espresso
2 personnes
Peser les grains de café
2 personnes
Tester la technique et l’alimentation électrique
2 personnes
Préparer les boissons et les amuse-bouches
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Briefing pour le jury et le personnel
6 personnes
Événement
Accueillir les participants
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Présenter le programme d’ouverture
Animer les manches du concours
4 personnes
Récupérer les formulaires du jury
Servir le café et le thé
3 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Garder les stations de compétition propres
2 personnes
Saisir les scores
2 personnes
Animer la remise des prix
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes
Suivi
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Nettoyer les machines à café
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Ranger le stock restant
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 10
- Chaisesqté 70
- Tabourets de barqté 8
- Poteaux de balisageqté 6
Équipement
- Machines à espressoqté 4
- Moulins à caféqté 5
- Bouilloiresqté 3
- Réfrigérateursqté 2
- Balances numériquesqté 6
- Chronomètresqté 6
- Filtres à eauqté 4
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
Cuisine
- Pichets à laitqté 16
- Tamponsqté 6
- Knockboxenqté 6
- Bacs de dosageqté 12
- Torchons de baristaqté 30
- Thermomètresqté 6
- Plateaux de serviceqté 12
Vaisselle
- Tasses à caféqté 80
- Sous-tassesqté 80
- Verres à eauqté 80
- Assiettes à pâtisserieqté 80
- Couvertsqté 80
Catering
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 3
- Distributeurs d'eauqté 2
- Plateaux de serviceqté 12
- Plateauxqté 8
- Courses
Décoration
- Bannière de bienvenue
- Affiches du matchqté 6
- Nappesqté 10
Éclairage
- Lampes de travail LEDqté 6
Autre
- Presse-papiersqté 12
- Stylosqté 30
- Badges nominatifsqté 80
- Numéros de départqté 20
- Fiches de juryqté 80
- Coupesqté 3
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Serpillièresqté 4
- Seauxqté 4
Conseils
- Fixez le règlement avant d’ouvrir les inscriptions : précisez le format des épreuves, la durée de chaque passage, les critères de notation et les éventuelles pénalités. Le jury pourra ainsi utiliser des formulaires identiques pour tous.
- Prévoyez les postes de compétition au moins la veille. Pour chaque machine à espresso, vérifiez une prise adaptée, une rallonge, une multiprise sécurisée, un moulin, une balance numérique et un accès pratique à l’eau.
- Ne laissez pas la liste de départ au dernier moment. Fermez les inscriptions selon votre capacité réelle, puis publiez l’ordre des matchs dès qu’il est stabilisé afin que les participants sachent quand se présenter.
- Réservez les grains et le matériel avant de faire les invitations définitives. Contrôlez les quantités à la livraison, pesez les grains nécessaires aux épreuves et gardez les produits périssables au réfrigérateur jusqu’à leur utilisation.
- Organisez un briefing séparé pour le jury, l’animateur et le personnel avant l’arrivée du public. Comptez 15 à 20 minutes pour rappeler les horaires, le fonctionnement des chronomètres, la circulation et la procédure en cas de problème technique.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concours de barista ?
- Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu et la date, d’ouvrir les inscriptions, de réserver les machines et les grains, puis de préparer le programme et les documents du jury.
- Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un concours de barista ?
- Ouvrez-les environ 4 semaines avant l’événement, une fois le règlement, le lieu et la capacité des postes définis. Fixez une date de clôture au moins 7 jours avant le concours pour établir la liste de départ.
- Quel matériel prévoir pour chaque poste de compétition ?
- Prévoyez au minimum une machine à espresso, un moulin, une balance numérique, un chronomètre, un pichet à lait, une knockbox, un bac de dosage, des torchons et un accès fiable à l’eau et à l’électricité. Ajoutez une solution de secours pour les prises et les pannes.
- Quand tester les machines à espresso et l’électricité ?
- Faites un premier contrôle la veille, puis un test complet 2 à 3 heures avant le début des épreuves. Vérifiez les branchements, les moulins, les bouilloires, les filtres à eau et la disponibilité des prises sur chaque poste.
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