Checklist para organizar un concurso de baristas
Organizar un concurso de baristas requiere coordinar participantes, jueces, equipos y tiempos sin dejar detalles técnicos para el último momento. Esta checklist te guía desde la reserva del recinto y la apertura de inscripciones hasta el montaje de los puestos y la reunión del equipo. Incluye comprobaciones concretas para las máquinas de espresso, los molinos, la electricidad, los granos y la atención a los participantes. Úsala para avanzar por fases y llegar al día del concurso con todo probado.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar lugar y fecha
Establecer el reglamento de la competición
2 personas
Fijar jurados y presentador
Enviar invitaciones
Abrir inscripciones
Reservar el recinto de la competición
Reservar los granos de café y el equipo
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Crear la lista de salida de los participantes
Preparar los formularios del jurado
Publicar el horario de la competición
Hacer la compra
2 personas
Comprobar los granos de café
Refrigerar los productos perecederos
Rellenar las carpetas del jurado y de los participantes
2 personas
Comprobar el lugar
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar los puestos de competición
4 personas
Conectar las máquinas de espresso
2 personas
Pesar los granos de café
2 personas
Probar la técnica y la electricidad
2 personas
Preparar las bebidas y los aperitivos
3 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Reunión informativa para el jurado y el personal
6 personas
Evento
Recepción de participantes
2 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Presentar el programa de apertura
Guiar las rondas de competición
4 personas
Recoger los formularios del jurado
Servir café y té
3 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener limpias las estaciones de competición
2 personas
Procesar los resultados
2 personas
Coordinar la entrega de premios
2 personas
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
Recoger la vajilla
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Limpiar las máquinas de café
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver el equipo alquilado
2 personas
Guardar el stock sobrante
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 70
- Taburetes de barcant. 8
- Postes separadorescant. 6
Equipo
- Máquinas de espressocant. 4
- Molinillos de cafécant. 5
- Teterascant. 3
- Neverascant. 2
- Básculas digitalescant. 6
- Cronómetroscant. 6
- Filtros de aguacant. 4
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
Cocina
- Jarras de lechecant. 16
- Tamperescant. 6
- Knockboxescant. 6
- Cucharillas dosificadorascant. 12
- Paños de baristacant. 30
- Termómetroscant. 6
- Bandejas de serviciocant. 12
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Platilloscant. 80
- Vasos para aguacant. 80
- Platos de postrecant. 80
- Cubiertoscant. 80
Catering
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 3
- Dispensadores de aguacant. 2
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejascant. 8
- Compras
Decoración
- Banner de bienvenida
- Pósters del concursocant. 6
- Mantelescant. 10
Iluminación
- Lámparas de trabajo LEDcant. 6
Otros
- Portapapelescant. 12
- Bolígrafoscant. 30
- Tarjetas de nombrecant. 80
- Dorsalescant. 20
- Hojas de evaluación del juradocant. 80
- Copas premiocant. 3
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
Consejos
- Cierra el reglamento, el sistema de puntuación y los criterios del jurado antes de abrir las inscripciones. Así los participantes conocen las reglas y puedes preparar formularios coherentes para cada juez.
- Reserva el recinto, las máquinas de espresso, los molinos y los granos con varias semanas de margen. Comprueba también cuántos puestos de competición caben y qué conexiones eléctricas tendrás disponibles.
- Publica el horario y la lista de salida al menos 3 días antes. Deja por escrito la hora de registro, el orden de participación, la duración de cada turno y el tiempo reservado para limpiar y reponer material.
- Pesa y revisa los granos antes del montaje, y prueba cada máquina, molino, báscula, cronómetro y alargador el día anterior. Una prueba en vacío detecta problemas de electricidad, agua o cables antes de que empiece la competición.
- Prepara una carpeta para cada juez y participante, además de una mesa de registro claramente señalizada. Reúne al jurado y al personal 30 minutos antes de abrir para repasar tiempos, formularios, bebidas, aperitivos y el procedimiento ante una incidencia.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que abrir las inscripciones para un concurso de baristas?
- Ábrelas entre 3 y 6 semanas antes del concurso, según el número de plazas. Cierra las inscripciones al menos 7 días antes para poder confirmar preferencias dietéticas, preparar la lista de salida y completar las carpetas.
- ¿Cuándo hay que reservar las máquinas y los granos de café?
- Reserva el equipo y los granos entre 4 y 6 semanas antes. Confirma las cantidades y la fecha de entrega 7 días antes, y comprueba los granos y el funcionamiento del equipo como mínimo el día anterior.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que montar los puestos de competición?
- Empieza el montaje entre 2 y 3 horas antes de la llegada de los participantes. Deja al menos 30 minutos para conectar las máquinas, probar la electricidad, pesar los granos y corregir problemas de última hora.
- ¿Qué debe incluir el horario de un concurso de baristas?
- Incluye la hora de registro, la reunión informativa, el orden de salida, la duración de cada actuación y los descansos. Añade entre 10 y 15 minutos de margen por cada bloque para limpieza, reposición y retrasos.
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