Banenmarkt organiseren: checklist en planning

Een banenmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen werkgevers en bezoekers uitnodigen. Je moet aanmeldingen verwerken, werkgeversgegevens controleren, standplaatsen indelen en bezoekers vooraf duidelijke parkeerinformatie sturen. Ook techniek, badges, routeborden, presentaties en catering moeten op tijd klaarstaan. Gebruik deze checklist om de voorbereiding in de juiste volgorde te doen en voorkom dat belangrijke details pas op de eventdag naar boven komen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Datum en tijden vastleggen
Werkgevers uitnodigen
2 personen
Bezoekersuitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Werkgeversaanmeldingen verwerken
2 personen
Bezoekersaanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Werkgeversgegevens controleren
2 personen
Standplaatsen indelen
2 personen
Plattegrond maken
Parkeerinformatie versturen
Deelnemerslijst bijwerken
Presentatieprogramma samenstellen
2 personen
Sprekers bevestigen
Vrijwilligers inplannen
Leveringen bevestigen
Badges ontwerpen
Routeborden ontwerpen
Infopakketten samenstellen
2 personen
Badges afdrukken
2 personen
Plattegronden afdrukken
Routeborden afdrukken
Catering ophalen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Locatie inspecteren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Standwanden plaatsen
3 personen
Werkgeversstands inrichten
6 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Cateringtafel opbouwen
2 personen
Presentatiehoek inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Laptops en printers testen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen

Event

Registratietafel bemannen
2 personen
Werkgevers ontvangen
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Badges uitdelen
2 personen
Bezoekers informeren
2 personen
Werkgevers ondersteunen
2 personen
Presentaties aankondigen
Presentaties begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Cateringtafels schoonhouden
Afvalbakken legen
2 personen
Voorraad controleren
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Werkgevers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Catering afbouwen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Werkgeversmaterialen verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Standwanden afbreken
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opruimen
2 personen
Registratiegegevens archiveren
Gevonden voorwerpen afhandelen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 12
Registratiebalie
Kleedkamerschermenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Printer
Beeldscherm
Presentatielaptop
Speakersaantal 2
Microfoon
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Stekkerdozenaantal 10
Verlengkabelsaantal 8
USB-sticksaantal 4

Papierwaren

Badgehoudersaantal 180
Lanyardsaantal 180
Klembordenaantal 20
Notitieblokkenaantal 150
Balpennenaantal 200
A4-papieraantal 3
Enveloppenaantal 200
Naamstickersaantal 200
Presentatiemappenaantal 20
Informatiefoldersaantal 500
Routebordenaantal 12
Plakbandaantal 6
Schaaraantal 4
Stiftenaantal 24

Decoratie

Banierenaantal 6
Vlaggenaantal 20
Tafelkledenaantal 24
Pijlenstickersaantal 30
Ballonnenaantal 100

Verlichting

LED-lampenaantal 8
Lichtslangenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 6
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Opslagbakkenaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Reinigingssprayaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, tijden en locatie vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer meteen hoeveel tafels, stoelen, barkrukken en ruimte voor registratiebalie en stands beschikbaar zijn.
Open het aanmeldformulier vroeg genoeg om werkgevers- en bezoekersaanmeldingen afzonderlijk te verwerken. Plan na de sluiting minimaal één controleronde voor werkgeversgegevens, dieetwensen en de deelnemerslijst.
Maak de standindeling pas definitief nadat de werkgeversaanmeldingen zijn gecontroleerd. Werk daarna de plattegrond, routeborden en parkeerinformatie tegelijk bij, zodat bezoekers overal dezelfde informatie krijgen.
Test presentatielaptop, beeldscherm, speakers, microfoon, laptops, printer en alle stekkerdozen en verlengkabels vooraf op de locatie. Neem USB-sticks mee met het presentatieprogramma en houd een geprinte versie van het programma achter de hand.
Bereid badges, badgehouders, lanyards, naamstickers, infopakketten en presentatiemappen per deelnemer of werkgever voor. Zet registratiebalie, klemborden, notitieblokken en balpennen vóór opening klaar; zo voorkom je een rij bij binnenkomst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een banenmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met locatie, datum en tijden. Werkgevers uitnodigen en het bezoekersformulier openen kan daarna direct; reserveer de laatste 7 dagen voor printwerk, leveringen en technische tests.
Hoe deel ik stands op een banenmarkt in?: Maak de indeling nadat de werkgeversaanmeldingen zijn gecontroleerd en zet per stand een tafel, stoelen of barkrukken en eventuele stroombehoefte vast. Rond de plattegrond uiterlijk 1 week vooraf af, zodat routeborden en parkeerinformatie nog kunnen worden aangepast.
Wat moet ik klaarleggen bij de registratiebalie?: Leg badges in badgehouders met lanyards of naamstickers klaar, plus de deelnemerslijst, klemborden, balpennen en informatiefolders. Richt de balie minstens 30 minuten vóór opening in en houd een printer en A4-papier beschikbaar voor last-minute wijzigingen.
Hoeveel techniek heb ik nodig voor een banenmarkt?: Tel per presentatieplek minimaal een presentatielaptop, beeldscherm, speakers en microfoon; voor registratie zijn laptops en een printer nodig. Test alle apparatuur vóór de opening en neem per gebruikte aansluiting een stekkerdoos of verlengkabel mee, plus USB-sticks als reserve.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.