Checklist para organizar una feria de empleo sin olvidos

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la reserva del lugar, la fecha y el horario antes de invitar a las empresas: necesitas confirmar aforo, mesas, sillas, electricidad y el tiempo disponible para montaje y desmontaje.
• Abre dos registros separados, uno para empleadores y otro para visitantes. Recoge con antelación los datos de contacto, preferencias dietéticas y necesidades de aparcamiento para no resolverlos en la entrada.
• Asigna cada puesto después de comprobar los datos de las empresas y dibuja el plano antes de imprimir acreditaciones, mapas y señales. Así evitas rehacer 59 tipos de materiales por cambios de última hora.
• Confirma el programa de presentaciones y a los ponentes al menos 7 días antes. Prueba la pantalla, el portátil, los altavoces, el micrófono, las regletas y los cables alargadores antes de abrir las puertas.
• Programa a los voluntarios por turnos y prepara un punto de registro visible con acreditaciones, portabadges, lanyards, portapapeles, bolígrafos y copias del plano. Reserva una persona para incidencias y otra para orientar a los visitantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de empleo?

Empieza entre 8 y 12 semanas antes para reservar el lugar, fijar horarios e invitar a los empleadores. Deja la última semana para cerrar el plano, confirmar ponentes, imprimir materiales y revisar las entregas.

¿Cuándo debo abrir las inscripciones para una feria de empleo?

Abre el formulario de empleadores entre 6 y 8 semanas antes y el de visitantes entre 4 y 6 semanas antes. Cierra o revisa las plazas 7 días antes para actualizar la lista de participantes y asignar los puestos definitivos.

¿Qué materiales se necesitan para el registro de una feria de empleo?

Prepara un mostrador de registro, acreditaciones, portabadges, lanyards, pegatinas con nombre, portapapeles, blocs, bolígrafos y papel A4. Ten las acreditaciones ordenadas por nombre y una copia actualizada de la lista de participantes el día anterior.

¿Cuándo hay que imprimir los planos y las señales de ruta?

Imprímelos cuando el plano de puestos, las entradas y el programa estén confirmados, normalmente entre 3 y 5 días antes. Guarda además una copia digital y varias señales de repuesto para cambios o pérdidas durante el montaje.

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