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Organiser un forum de l’emploi sans rien oublier

Un forum de l’emploi repose sur une organisation précise : les employeurs doivent connaître leur emplacement, les visiteurs doivent pouvoir s’inscrire facilement et l’équipe d’accueil doit avoir les bonnes informations sous la main. Prévoyez les inscriptions, le plan des stands, les badges, les présentations et la signalétique dans un ordre logique. Cette checklist vous aide aussi à ne pas laisser le catering, les livraisons ou le matériel audiovisuel au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Réserver le lieu

  • Fixer la date et les horaires

  • Inviter les employeurs

    2 personnes

  • Envoyer les invitations aux visiteurs

    2 personnes

  • Ouvrir le formulaire d’inscription

  • Traiter les inscriptions des employeurs

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions des visiteurs

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Vérifier les données des employeurs

    2 personnes

  • Répartir les emplacements

    2 personnes

  • Créer le plan

  • Envoyer les infos de parking

  • Mettre à jour la liste des participants

  • Composer le programme de présentation

    2 personnes

  • Confirmer les intervenants

  • Planifier les bénévoles

  • Confirmer les livraisons

  • Concevoir les badges

  • Concevoir les panneaux d’orientation

  • Composer les dossiers d’information

    2 personnes

  • Imprimer les badges

    2 personnes

  • Imprimer les plans

  • Imprimer les panneaux d’itinéraire

  • Récupérer le catering

    2 personnes

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Acheminer le matériel sur le site

    3 personnes

  • Inspecter le lieu

    2 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Installer les parois des stands

    3 personnes

  • Aménager les stands des employeurs

    6 personnes

  • Installer le comptoir d'enregistrement

    2 personnes

  • Monter la table de catering

    2 personnes

  • Aménager le coin présentation

    2 personnes

  • Installer la décoration

    2 personnes

  • Installer les panneaux de parcours

    2 personnes

  • Brancher la technique

    2 personnes

  • Tester les ordinateurs portables et les imprimantes

    2 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    2 personnes

Événement

  • Tenir le bureau d’inscription

    2 personnes

  • Accueillir les employeurs

    2 personnes

  • Enregistrer les visiteurs

    3 personnes

  • Distribuer les badges

    2 personnes

  • Informer les visiteurs

    2 personnes

  • Soutenir les employeurs

    2 personnes

  • Annoncer les présentations

  • Animer les présentations

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Maintenir les tables de catering propres

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Vérifier les stocks

  • Informer les derniers visiteurs

    2 personnes

  • Faire ses adieux aux employeurs

    2 personnes

Suivi

  • Démonter le catering

    3 personnes

  • Éteindre l’équipement

    2 personnes

  • Rassembler le matériel de l’employeur

    3 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Démonter les parois du stand

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    2 personnes

  • Nettoyer le lieu

    3 personnes

  • Rapporter le matériel

    3 personnes

  • Rendre les articles empruntés

    2 personnes

  • Ranger la nourriture restante du catering

    2 personnes

  • Archiver les données d'inscription

  • Gérer les objets trouvés

  • Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tablesqté 24
  • Chaisesqté 120
  • Tabourets de barqté 12
  • Comptoir d'inscription
  • Paravents de vestiaireqté 8
  • Poubellesqté 8
  • Portants à vêtementsqté 4

Équipement

  • Ordinateurs portablesqté 4
  • Imprimante
  • Écran
  • Ordinateur portable de présentation
  • Haut-parleursqté 2
  • Microphone
  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Glacièresqté 4
  • Multiprisesqté 10
  • Rallongesqté 8
  • Clés USBqté 4

Papeterie

  • Porte-badgesqté 180
  • Lanyardsqté 180
  • Presse-papiersqté 20
  • Blocs-notesqté 150
  • Stylos à billeqté 200
  • Papier A4qté 3
  • Enveloppesqté 200
  • Étiquettes nominativesqté 200
  • Chemises de présentationqté 20
  • Brochures d’informationqté 500
  • Panneaux de directionqté 12
  • Ruban adhésifqté 6
  • Ciseauxqté 4
  • Marqueursqté 24

Décoration

  • Bannièresqté 6
  • Drapeauxqté 20
  • Nappesqté 24
  • Autocollants flèchesqté 30
  • Ballonsqté 100

Éclairage

  • Lampes LEDqté 8
  • Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 180
  • Tasses à caféqté 80
  • Assiettesqté 180
  • Couvertsqté 180
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Pichets à caféqté 4
  • Carafes d’eauqté 6
  • Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

  • Planches à découperqté 3
  • Couteauxqté 6
  • Thermosqté 4
  • Bacs de rangementqté 8

Nettoyage

  • Seauxqté 4
  • Serpillièresqté 4
  • Sets de balaiqté 3
  • Balayette et pelleqté 4
  • Chiffons microfibresqté 20
  • Spray nettoyantqté 4

Catering

  • Courses

Conseils

  • Ouvrez les inscriptions des employeurs avant celles des visiteurs si le nombre de stands est limité. Vous pourrez ainsi confirmer les entreprises présentes avant de publier le programme et le plan du forum.
  • Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis transmettez une liste consolidée au traiteur au moins 7 jours avant l’événement. Les demandes reçues séparément la veille sont difficiles à gérer.
  • Préparez le plan des emplacements après avoir vérifié les données de chaque employeur. Envoyez à chaque exposant son emplacement, les horaires et les informations de parking au moins 3 jours avant le forum.
  • Imprimez les badges, plans, panneaux d’orientation et dossiers d’information avant l’installation. Gardez une réserve d’au moins 10 % de badges vierges et de feuilles A4 pour les corrections ou inscriptions sur place.
  • Testez les ordinateurs, l’écran, les haut-parleurs et le microphone avant l’arrivée du public. Prévoyez les multiprises, rallonges et clés USB au même endroit : ce sont des éléments souvent oubliés lors du chargement du matériel.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un forum de l’emploi ?
Commencez au moins 8 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu, fixez les horaires et invitez les employeurs, car le nombre d’exposants détermine ensuite les emplacements et une partie du programme.
Combien de temps laisser les inscriptions ouvertes ?
Laissez généralement les inscriptions ouvertes pendant 3 à 4 semaines, avec une date limite claire. Gardez ensuite au moins 5 jours ouvrés pour traiter les données, confirmer les participants et préparer les badges et les plans.
Quand envoyer les informations aux visiteurs et aux employeurs ?
Envoyez une première confirmation dès que l’inscription est validée, puis les informations pratiques complètes 3 à 5 jours avant l’événement. Incluez les horaires, le parking, l’emplacement des stands et les consignes d’accueil.
Combien de badges faut-il imprimer pour un forum de l’emploi ?
Imprimez un badge par participant confirmé et prévoyez une réserve de 10 %. Cette marge couvre les inscriptions tardives, les erreurs d’impression et les changements de nom à l’accueil.

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