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Jobmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Jobmesse braucht mehr als reservierte Tische und eingeladene Arbeitgeber. Du koordinierst Bewerberanmeldungen, Standplätze, Präsentationen, Technik, Catering und die Orientierung vor Ort. Beginne mit Location, Datum und Ausstellergewinnung und arbeite dich anschließend zu Teilnehmerdaten, Ablauf und Drucksachen vor. Diese Checkliste hilft dir, typische Engpässe rechtzeitig zu erkennen – besonders bei Lageplan, Namensschildern, Lieferungen und der Registrierung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Datum und Uhrzeiten festlegen

  • Arbeitgeber einladen

    2 Personen

  • Besuchereinladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen von Arbeitgebern bearbeiten

    2 Personen

  • Besucheranmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Arbeitgeberdaten prüfen

    2 Personen

  • Standplätze einteilen

    2 Personen

  • Lageplan erstellen

  • Parkinformationen versenden

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Präsentationsprogramm zusammenstellen

    2 Personen

  • Referenten bestätigen

  • Freiwillige einplanen

  • Lieferungen bestätigen

  • Badges gestalten

  • Wegweiser entwerfen

  • Infopakete zusammenstellen

    2 Personen

  • Namensschilder drucken

    2 Personen

  • Lagepläne ausdrucken

  • Wegweiser ausdrucken

  • Catering abholen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    3 Personen

  • Location inspizieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    4 Personen

  • Standwände aufstellen

    3 Personen

  • Arbeitgeberstände einrichten

    6 Personen

  • Registrierungstresen aufbauen

    2 Personen

  • Catering-Tisch aufbauen

    2 Personen

  • Präsentationsecke einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Technik anschließen

    2 Personen

  • Laptops und Drucker testen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

Event

  • An der Registrierungstheke Dienst machen

    2 Personen

  • Arbeitgeber empfangen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Namensschilder ausgeben

    2 Personen

  • Besucher informieren

    2 Personen

  • Arbeitgeber unterstützen

    2 Personen

  • Präsentationen ankündigen

  • Präsentationen betreuen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Cateringtische sauber halten

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Bestand prüfen

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

  • Arbeitgeber verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Catering abbauen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Unterlagen für Arbeitgeber sammeln

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Standwände abbauen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übriges Catering aufräumen

    2 Personen

  • Registrierungsdaten archivieren

  • Fundsachen bearbeiten

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 24
  • StühleAnz. 120
  • BarhockerAnz. 12
  • Registrierungstheke
  • Umkleideraum-TrennwändeAnz. 8
  • AbfallbehälterAnz. 8
  • KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

  • LaptopsAnz. 4
  • Drucker
  • Bildschirm
  • Präsentationslaptop
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • USB-SticksAnz. 4

Papierwaren

  • BadgehalterAnz. 180
  • LanyardsAnz. 180
  • KlemmbretterAnz. 20
  • NotizblöckeAnz. 150
  • KugelschreiberAnz. 200
  • A4-PapierAnz. 3
  • UmschlägeAnz. 200
  • NamensaufkleberAnz. 200
  • PräsentationsmappenAnz. 20
  • InformationsbroschürenAnz. 500
  • WegweiserAnz. 12
  • KlebebandAnz. 6
  • SchereAnz. 4
  • StifteAnz. 24

Dekoration

  • BannerAnz. 6
  • FahnenAnz. 20
  • TischdeckenAnz. 24
  • PfeilaufkleberAnz. 30
  • BallonsAnz. 100

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • LichtschläucheAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 180
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 180
  • BestecksetsAnz. 180
  • ServierschalenAnz. 12
  • KaffeekannenAnz. 4
  • WasserkannenAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 12

Küche

  • SchneidebretterAnz. 3
  • MesserAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 4
  • AufbewahrungsboxenAnz. 8

Reinigung

  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 4
  • MikrofasertücherAnz. 20
  • ReinigungssprayAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Location, Datum und Uhrzeiten mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Prüfe dabei direkt Stromanschlüsse, Parkmöglichkeiten, Räume für Registrierung und Garderobe sowie die zulässige Tischanzahl.
  • Öffne das Anmeldeformular für Arbeitgeber und Besucher getrennt. Frage bei Arbeitgebern frühzeitig Standbedarf, Ansprechpartner und Präsentationswünsche ab; Ernährungswünsche sollten spätestens 7 Tage vor der Messe vollständig vorliegen.
  • Erstelle den Lageplan erst, wenn die Arbeitgeberdaten geprüft und die Standplätze eingeteilt sind. Plane breite Wege zur Registrierung und kennzeichne Eingänge, Toiletten, Garderobe, Präsentationsbereich und Ausgänge auf jedem Ausdruck.
  • Bestätige Referenten, Freiwillige und Lieferungen spätestens 14 Tage vor dem Termin. Weise den Helfern feste Schichten zu, damit Registrierung, Wegweisung und technische Unterstützung während der gesamten Messe besetzt sind.
  • Drucke Namensschilder, Badges, Lagepläne und Wegweiser nicht erst am Veranstaltungstag. Lege mindestens einen Drucker, zusätzliches A4-Papier, USB-Sticks, Kugelschreiber sowie Ersatz-Lanyards und Badgehalter für Nachmeldungen bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Jobmesse organisieren?
Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. In diesem Zeitraum lassen sich Location, Arbeitgeber, Anmeldungen, Standplan, Referenten und Technik noch ohne unnötigen Zeitdruck koordinieren.
Wann sollte man Arbeitgeber zu einer Jobmesse einladen?
Versende die Einladungen etwa 8 Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist von 4 bis 5 Wochen vor der Messe. So bleibt genug Zeit, Arbeitgeberdaten zu prüfen und die Standplätze sinnvoll einzuteilen.
Was muss eine Jobmesse am Veranstaltungstag bereithalten?
Für die Registrierung brauchst du unter anderem Namensschilder, Badgehalter, Lanyards, Teilnehmerlisten und Kugelschreiber. Für Präsentationen sollten Bildschirm, Präsentationslaptop, Lautsprecher, Mikrofon, USB-Sticks und passende Verlängerungskabel spätestens am Vorabend getestet werden.
Wann sollte das Catering für eine Jobmesse bestellt werden?
Kläre die endgültige Anzahl und Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher. Abholung oder Lieferung sollte am Veranstaltungstag so terminiert sein, dass Kaffee, Wasser und Verpflegung mindestens 30 Minuten vor dem Einlass bereitstehen.

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