Checklist para organizar una feria de empleo sin olvidos
Una feria de empleo necesita más que confirmar una fecha y colocar mesas. Primero debes asegurar la participación de las empresas y abrir los registros; después tendrás que cerrar el plano de puestos, el programa, la acreditación y la logística. Esta checklist reúne 68 tareas y 97 materiales para coordinar el evento en orden, desde las primeras confirmaciones hasta la recogida de materiales. También contempla aspectos que suelen quedar para el último momento, como el acceso, el estacionamiento, la conectividad y las necesidades dietéticas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Contactar a los empleadores participantes
3 personas
Abrir el registro de empleadores
2 personas
Abrir registro de visitantes
2 personas
Enviar invitaciones
3 personas
Publicar promoción en redes sociales
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recopilar información de los empleadores
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
Reservar el catering
2 personas
Reservar la entrega de bebidas
2 personas
Encargar impresión
2 personas
Hacer el plano de puestos
3 personas
Elaborar el programa
2 personas
Programar voluntarios
2 personas
Publicar información de estacionamiento
Publicar información de accesibilidad
Confirmar a los empleadores
2 personas
Comprobar la lista de asistencia
2 personas
Comprobar los datos de la acreditación
2 personas
Preparar el paquete para empleadores
3 personas
Clasificar las acreditaciones de visitantes
2 personas
Revisar el pedido de catering
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger los materiales
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Clasificar el material impreso
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Montar la entrada y el registro
4 personas
Instalar los paneles del stand
4 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Montar los stands de empleadores
6 personas
Colgar señalización
3 personas
Preparar el espacio de presentación
3 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Montar el punto de café
3 personas
Preparar el buffet de catering
3 personas
Evento
Recepción de empleadores
4 personas
Atender la mesa de registro
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Presentar el programa
2 personas
Guiar a los empleadores
3 personas
Anunciar presentaciones
Coordinar presentaciones
2 personas
Servir café y té
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Resolver las consultas de los empleadores
2 personas
Registrar objetos perdidos
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Hacer el check-out de los empleadores
3 personas
Seguimiento
Apagar el material de presentación
2 personas
Desmontar los stands de los empleadores
6 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Desmontar el mostrador de registro
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar los residuos
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento a los empleadores
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento a los visitantes
2 personas
Archivar datos de inscripción
Responder las preguntas pendientes
2 personas
Revisar las facturas
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas altascant. 30
- Mesas para visitantescant. 8
- Sillascant. 120
- Mostrador de registrocant. 2
- Mesas altascant. 12
- Paredes para standscant. 30
- Percheroscant. 4
- Armarios de almacenamientocant. 6
Equipo
- Portátilescant. 4
- Tabletscant. 4
- Proyectorescant. 2
- Pantallas de proyeccióncant. 2
- Micrófonoscant. 3
- Altavocescant. 4
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 15
- Cargadores USBcant. 8
- Cables para proyectorcant. 4
- Amplificadores wificant. 3
- Neveras portátilescant. 6
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Bandejas de cajacant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 150
- Vasoscant. 180
- Platoscant. 150
- Cubiertoscant. 150
- Bandejas de servircant. 20
- Cucharonescant. 12
- Jarras de cafécant. 6
- Jarras de aguacant. 10
Decoración
- Carteles con el nombre de la empresacant. 30
- Cartel de bienvenida
- Pósteres del programacant. 8
- Carteles direccionalescant. 20
- Portatarjetas de nombrecant. 40
- Mantelescant. 40
- Guirnaldascant. 6
- Plantascant. 12
- Marcos para pósterescant. 12
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 12
- Trípodes de iluminacióncant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchilloscant. 6
- Termoscant. 8
- Bandejas para servircant. 12
- Cucharillas para heladocant. 4
- Acumuladores de fríocant. 24
- Sacacorchoscant. 3
Catering
- Compras
Registro
- Credenciales para visitantescant. 700
- Credenciales de empleadorescant. 100
- Portabadgescant. 800
- Lanyardscant. 800
- Formularios de inscripcióncant. 300
- Bolígrafoscant. 100
- Portapapelescant. 20
- Pegatinas con nombrecant. 500
- Carpetas para visitantescant. 500
- Carpetas para empleadorescant. 50
- Pulserascant. 500
Promoción
- Programascant. 600
- Planoscant. 600
- Folletoscant. 1000
- Bloc de notascant. 500
- Bolsas totecant. 500
- Portatarjetascant. 40
- Portalápicescant. 40
- Banners promocionalescant. 8
Limpieza
- Papelelerascant. 12
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 4
- Guantes de limpiezacant. 12
- Escobillas de bañocant. 4
- Dispensadores de toallascant. 4
Seguridad
- Linternascant. 4
- Postes separadorescant. 12
- Cinta de balizamientocant. 4
- Alfombrillas antideslizantescant. 12
Herramientas
- Bridascant. 200
- Cinta americanacant. 8
- Cinta de pintorcant. 12
- Tijerascant. 8
- Cúterescant. 4
- Cintas métricascant. 3
- Juegos de llaves Allencant. 3
- Carros de manocant. 2
Oficina
- Papel A4cant. 5
- Carpetas archivadorascant. 12
- Cuadernoscant. 30
- Rotuladores fosforescentescant. 30
- Rotuladores para pizarra blancacant. 20
- Destructora de papel
- Impresora de etiquetas
- Impresora
Consejos
- Cierra la lista de empresas antes de dibujar el plano de puestos. Así sabrás cuántas paredes para stands, mesas, sillas, percheros y armarios de almacenamiento necesitas, y podrás enviar una confirmación con suficiente antelación.
- Abre por separado el registro de empleadores y el de visitantes. Revisa los datos de acreditación antes del evento y clasifica las acreditaciones de visitantes con tiempo; hacerlo el mismo día ralentiza el mostrador de registro.
- No dejes la conectividad y la electricidad para la instalación. Cuenta los portátiles, tablets, proyectores, pantallas, micrófonos y altavoces, y comprueba que haya cables alargadores, regletas, cargadores USB y cables para proyector suficientes.
- Recopila las preferencias dietéticas cuando gestionas las inscripciones y confirma el pedido de catering antes de la feria. Coordina también la entrega de bebidas, las máquinas de café, las teteras, las tazas, los vasos y las jarras de café.
- Publica con antelación la información de estacionamiento y accesibilidad, no solo la dirección. Programa a los voluntarios por franjas horarias y entrégales instrucciones sobre el registro, la orientación de visitantes y la atención a los empleadores.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que abrir el registro para una feria de empleo?
- Ábrelo en cuanto estén confirmadas la fecha, la ubicación y una primera lista de empleadores. Mantén el registro activo durante varias semanas y fija una fecha de cierre que te deje tiempo para revisar acreditaciones y preparar el plano.
- ¿Cuántas empresas hacen falta para una feria de empleo?
- No existe un número único: depende del espacio y del público esperado. Define primero cuántos puestos caben y confirma las empresas antes de encargar la impresión o reservar todo el mobiliario; así evitas pagar o preparar puestos vacíos.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior a una feria de empleo?
- El día anterior comprueba la lista de asistencia, los datos de acreditación, el pedido de catering y los materiales recogidos. También revisa el plano de puestos, el programa, los equipos audiovisuales y la distribución de voluntarios para detectar problemas antes de abrir.
- ¿Cuándo se debe reservar el catering para una feria de empleo?
- Resérvalo después de recopilar las inscripciones y las preferencias dietéticas, pero no lo dejes para la última semana. Confirma el número final de asistentes y el horario de entrega varios días antes del evento.
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