Checklist pour organiser un salon de l’emploi

Un salon de l’emploi demande de coordonner les employeurs, les visiteurs, les stands et l’accueil au même moment. Cette checklist rassemble 68 tâches et 97 éléments à prévoir, de la confirmation du lieu jusqu’à la récupération du matériel. Elle vous aide à ouvrir les inscriptions au bon moment, à recueillir les informations utiles et à préparer chaque stand. Gardez aussi une marge pour les badges, l’accessibilité, le stationnement et les besoins alimentaires, souvent traités trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Contacter les employeurs participants
3 personnes
Ouvrir l’inscription des employeurs
2 personnes
Ouvrir l’enregistrement des visiteurs
2 personnes
Envoyer les invitations
3 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Collecter les informations des employeurs
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Réserver le catering
2 personnes
Réserver la livraison des boissons
2 personnes
Commander les imprimés
2 personnes
Préparer le plan du stand
3 personnes
Établir le programme
2 personnes
Planifier les bénévoles
2 personnes
Publier les informations de stationnement
Publier les informations d’accessibilité
Confirmer les employeurs
2 personnes
Vérifier la liste des présences
2 personnes
Vérifier les informations du badge
2 personnes
Composer le dossier employeur
3 personnes
Trier les badges visiteurs
2 personnes
Vérifier la commande traiteur
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer le matériel
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Trier les impressions
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer l’entrée et l’accueil
4 personnes
Installer les parois des stands
4 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Aménager les stands des employeurs
6 personnes
Installer la signalétique
3 personnes
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Mettre en place le point café
3 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes

Événement

Accueil des employeurs
4 personnes
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Présenter le programme
2 personnes
Accompagner les employeurs
3 personnes
Annoncer les présentations
Animer les présentations
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Traiter les questions des employeurs
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Faire le check-out des employeurs
3 personnes

Suivi

Éteindre le matériel de présentation
2 personnes
Démonter les stands employeurs
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Démonter le comptoir d'inscription
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux employeurs
2 personnes
Envoyer le message de remerciement aux visiteurs
2 personnes
Archiver les données d’inscription
Répondre aux questions en attente
2 personnes
Vérifier les factures
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de standqté 30
Tables pour les visiteursqté 8
Chaisesqté 120
Comptoir d'inscriptionqté 2
Tables hautesqté 12
Panneaux de standqté 30
Portants à vêtementsqté 4
Armoires de rangementqté 6

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Tablettesqté 4
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Microphonesqté 3
Haut-parleursqté 4
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 15
Chargeurs USBqté 8
Câbles du projecteurqté 4
Répéteurs Wi-Fiqté 3
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Tiroirs-caissesqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 150
Verresqté 180
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 20
Louchesqté 12
Pichets à caféqté 6
Carafes d’eauqté 10

Décoration

Panneaux avec le nom de l’entrepriseqté 30
Panneau d’accueil
Affiches du programmeqté 8
Panneaux indicateursqté 20
Porte-nomsqté 40
Nappesqté 40
Guirlandes de fanionsqté 6
Plantesqté 12
Cadres d’affichesqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Pieds d’éclairageqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Thermosqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères à glaceqté 4
Pains de glaceqté 24
Tire-bouchonsqté 3

Catering

Courses

Inscription

Badges visiteursqté 700
Badges des employeursqté 100
Porte-badgesqté 800
Lanyardsqté 800
Formulaires d'inscriptionqté 300
Stylosqté 100
Presse-papiersqté 20
Étiquettes nominativesqté 500
Dossiers visiteursqté 500
Dossiers employeursqté 50
Braceletsqté 500

Promotion

Brochures du programmeqté 600
Plansqté 600
Flyersqté 1000
Blocs-notesqté 500
Tote bagsqté 500
Porte-cartes de visiteqté 40
Pots à stylosqté 40
Bannières promotionnellesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4

Sécurité

Lampes de pocheqté 4
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4
Tapis antidérapantsqté 12

Outils

Serre-câblesqté 200
Ruban adhésifqté 8
Ruban de masquageqté 12
Ciseauxqté 8
Couteaux Stanleyqté 4
Mètres rubansqté 3
Jeux de clés Allenqté 3
Diablesqté 2

Bureau

Papier A4qté 5
Classeursqté 12
Carnetsqté 30
Marqueursqté 30
Marqueurs pour tableau blancqté 20
Destructeur de documents
Imprimante d'étiquettes
Imprimante

Conseils

Confirmez la date et le lieu avant d’ouvrir les inscriptions des employeurs : les informations de stationnement et d’accessibilité doivent être prêtes avant l’envoi des invitations.
Demandez aux employeurs leurs informations de stand plusieurs semaines à l’avance. Vous pourrez ainsi établir le plan des stands, préparer les panneaux et composer leur dossier sans modifications de dernière minute.
Fermez les inscriptions visiteurs avec un délai précis avant l’événement, puis triez les badges et vérifiez les informations imprimées au moins une fois avant le jour J.
Réservez le traiteur et la livraison des boissons dès que vous connaissez le nombre prévisionnel de participants. Revalidez la commande lorsque les besoins alimentaires sont collectés.
Préparez un planning de bénévoles avec des créneaux d’accueil, d’orientation et de soutien technique. Testez les ordinateurs, projecteurs, microphones, rallonges et multiprises avant l’arrivée des exposants.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un salon de l’emploi ?: Ouvrez les inscriptions des employeurs après confirmation de la date et du lieu, idéalement 6 à 8 semaines avant le salon. Lancez ensuite l’enregistrement des visiteurs dès que le programme et les informations pratiques sont suffisamment précis.
Combien de temps faut-il pour organiser un salon de l’emploi ?: Prévoyez au moins 8 semaines pour un salon réunissant plusieurs employeurs. Ce délai laisse le temps de confirmer les participants, commander les imprimés, organiser les stands, réserver le traiteur et planifier les bénévoles.
Quand faut-il préparer les badges d’un salon de l’emploi ?: Vérifiez la liste des présences et les informations de badge 3 à 5 jours avant l’événement. Triez les badges visiteurs avant l’ouverture afin de réduire l’attente au comptoir d’inscription.
Que faut-il vérifier la veille d’un salon de l’emploi ?: La veille, contrôlez la commande du traiteur, les boissons, les stands, les chaises, les équipements audiovisuels et les câbles. Gardez aussi une copie de la liste des employeurs confirmés et du planning des bénévoles.

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