Jobmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Jobmesse steht und fällt mit klaren Fristen, bestätigten Arbeitgebern und einem reibungslosen Check-in. Lege zuerst Datum und Ort fest, öffne danach die Anmeldungen und plane Stände, Programm und Personal. In den letzten Tagen zählen vor allem die Kontrolle von Badge-Daten, Catering, Technik und Besucherlisten. Diese Checkliste hilft dir, die 68 Planungsschritte in der richtigen Reihenfolge abzuarbeiten und fehlende Materialien rechtzeitig zu erkennen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Teilnehmende Arbeitgeber ansprechen
3 Personen
Arbeitgeberregistrierung öffnen
2 Personen
Besucherregistrierung öffnen
2 Personen
Einladungen verschicken
3 Personen
Werbung in sozialen Medien posten
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Arbeitgeberinformationen sammeln
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Catering reservieren
2 Personen
Getränkelieferung reservieren
2 Personen
Drucksachen bestellen
2 Personen
Standaufteilung erstellen
3 Personen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Freiwillige einplanen
2 Personen
Parkinformationen veröffentlichen
Barrierefreiheitsinformationen veröffentlichen
Arbeitgeber bestätigen
2 Personen
Anwesenheitsliste kontrollieren
2 Personen
Badge-Daten prüfen
2 Personen
Arbeitgeberpaket zusammenstellen
3 Personen
Besucherausweise sortieren
2 Personen
Cateringbestellung prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien abholen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Drucksachen sortieren
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Eingang und Registrierung aufbauen
4 Personen
Standwände aufstellen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
Arbeitgeberstände einrichten
6 Personen
Beschilderung anbringen
3 Personen
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
3 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen

Event

Empfang der Arbeitgeber
4 Personen
Anmeldetresen besetzen
3 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Namensschilder ausgeben
2 Personen
Programm vorstellen
2 Personen
Arbeitgeber begleiten
3 Personen
Präsentationen ankündigen
Präsentationen betreuen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks auffüllen
3 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Arbeitgeberanfragen bearbeiten
2 Personen
Verlorene Gegenstände erfassen
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Arbeitgeber auschecken
3 Personen

Nachbereitung

Präsentationsmaterial ausschalten
2 Personen
Arbeitgeberstände abbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
Registrierungstheke abbauen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Dankesnachricht an Arbeitgeber senden
2 Personen
Dankesnachricht an Besucher versenden
2 Personen
Anmeldedaten archivieren
Offene Fragen beantworten
2 Personen
Rechnungen prüfen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StehtischeAnz. 30
BesuchertischeAnz. 8
StühleAnz. 120
RegistrierungsthekeAnz. 2
StehtischeAnz. 12
StandwändeAnz. 30
KleiderständerAnz. 4
AufbewahrungsschränkeAnz. 6

Ausstattung

LaptopsAnz. 4
TabletsAnz. 4
ProjektorenAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
MikrofoneAnz. 3
LautsprecherAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 15
USB-LadegeräteAnz. 8
BeamerkabelAnz. 4
WLAN-VerstärkerAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KassenladeAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 150
GläserAnz. 180
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServierschalenAnz. 20
ServierlöffelAnz. 12
KaffeekannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 10

Dekoration

FirmenschilderAnz. 30
Willkommensschild
Programmatische PosterAnz. 8
WegweiserAnz. 20
NamensschildhalterAnz. 40
TischdeckenAnz. 40
WimpelkettenAnz. 6
PflanzenAnz. 12
PosterrrahmenAnz. 12

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
LichtstativeAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8
ServierplattenAnz. 12
EislöffelAnz. 4
KühlelementeAnz. 24
KorkenzieherAnz. 3

Catering

Einkäufe

Registrierung

BesucherbadgesAnz. 700
Arbeitgeber-BadgesAnz. 100
BadgehalterAnz. 800
LanyardsAnz. 800
AnmeldeformulareAnz. 300
StifteAnz. 100
KlemmbretterAnz. 20
NamensaufkleberAnz. 500
BesuchermappenAnz. 500
ArbeitgebermappenAnz. 50
ArmbänderAnz. 500

Reinigung

MülleimerAnz. 12
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 4
HandtuchspenderAnz. 4

Sicherheit

TaschenlampenAnz. 4
AbsperrpfostenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4
Rutschfeste MattenAnz. 12

Werkzeug

KabelbinderAnz. 200
GewebeklebebandAnz. 8
AbdeckbandAnz. 12
ScherenAnz. 8
CuttermesserAnz. 4
MessbänderAnz. 3
Inbusschlüssel-SätzeAnz. 3
SackkarrenAnz. 2

Büro

A4-PapierAnz. 5
OrdnerAnz. 12
NotizbücherAnz. 30
MarkerAnz. 30
WhiteboardmarkerAnz. 20
Aktenvernichter
Etikettendrucker
Drucker

Tipps

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit der Ansprache der Arbeitgeber. Öffne die Arbeitgeberregistrierung erst, wenn Datum, Ort, Standaufteilung und Teilnahmebedingungen feststehen.
Plane die Besucherregistrierung spätestens 4 bis 6 Wochen vor der Jobmesse ein. Veröffentliche gleichzeitig Park- und Barrierefreiheitsinformationen, damit Rückfragen kurz vor dem Termin ausbleiben.
Schließe Catering und Getränkelieferung 10 bis 14 Tage vorher ab. Prüfe dabei Ernährungswünsche, die Anzahl der Kaffeetassen, Gläser, Teller und Bestecksets sowie den Bedarf an Kaffeemaschinen und Wasserkochern.
Teste die Technik mindestens einen Tag vorher: Laptops, Tablets, Projektoren, Mikrofone, Lautsprecher, Beamerkabel, Verlängerungskabel und WLAN-Verstärker. Lege USB-Ladegeräte und Ersatzkabel an der Registrierung bereit.
Packe Arbeitgeberunterlagen, Besucherausweise und die Anwesenheitsliste am Vortag. Kontrolliere Badge-Daten und Cateringbestellung ein zweites Mal, bevor Materialien abgeholt und Stehtische, Standwände und Registrierungstheke aufgebaut werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Jobmesse organisieren?: Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Arbeitgeberansprache, Registrierung, Standaufteilung, Programm und Catering brauchen mehrere Abstimmungsrunden.
Wann sollte die Anmeldung für Arbeitgeber geöffnet werden?: Öffne sie, sobald Datum und Ort bestätigt sind und die wichtigsten Teilnahmeinformationen vorliegen – meist 6 bis 8 Wochen vorher. So bleiben mindestens 4 Wochen für Rückfragen und Nachmeldungen.
Was muss man eine Woche vor der Jobmesse prüfen?: Prüfe Arbeitgeberbestätigungen, Anmeldungen, Ernährungswünsche, Badge-Daten, Standaufteilung und Programm. Bestätige außerdem Catering, Getränkelieferung, Drucksachen sowie Park- und Barrierefreiheitsinformationen.
Was braucht man am Tag vor einer Jobmesse?: Sortiere Besucherausweise, stelle das Arbeitgeberpaket zusammen und kontrolliere Anwesenheitsliste sowie Cateringbestellung. Teste zusätzlich die gesamte Technik und hole fehlende Materialien spätestens am Vortag ab.

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