Organiser un salon de l'emploi sans rien oublier

Un salon de l'emploi réunit des employeurs, des visiteurs et souvent un programme de présentations dans un même lieu. La préparation commence par la date, le lieu et les entreprises participantes, puis se poursuit avec les inscriptions, le plan des stands et l'information pratique. Les dernières semaines servent surtout à vérifier les données, imprimer les badges et confirmer le matériel. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre et à repérer les détails souvent réglés trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Contacter les employeurs participants
2 personnes
Enregistrer les employeurs
2 personnes
Préparer le plan du stand
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les données des employeurs
2 personnes
Recevoir les présentations
Publier les informations de stationnement
Confirmer les réservations
Créer les badges nominatifs
Concevoir le plan
Préparer les panneaux de direction
Imprimer les badges
2 personnes
Imprimer le matériel d’information
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rappeler les employeurs
Préparer le service traiteur
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer la liste des visiteurs

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Délimiter les emplacements
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Décorer les stands
4 personnes
Installer les bannières
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
Brancher le vidéoprojecteur et l’écran
2 personnes
Tester le microphone
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Accueillir les employeurs
3 personnes
Accompagner les employeurs jusqu’aux stands
3 personnes
Tester la technique par stand
3 personnes
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Informer les employeurs
2 personnes
Annoncer l'ouverture
Animer les présentations
2 personnes
Tenir le point d'information
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Encadrer les séances photo
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
Faire ses adieux aux employeurs
2 personnes
Fermer le comptoir d'inscription
2 personnes
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

Éteindre le projecteur
Débrancher l’équipement
2 personnes
Démonter les stands
4 personnes
Empiler les tables et les chaises
4 personnes
Emballer le catering restant
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Envoyer un e-mail de remerciement aux employeurs
Envoyer un e-mail de suivi aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 30
Chaisesqté 120
Table d'inscriptionqté 2
Tables hautesqté 8
Nappeqté 30
Présentoirs à dépliantsqté 20
Poteaux de balisageqté 8

Équipement

Ordinateur portableqté 3
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Micro sans filqté 2
Haut-parleurqté 2
Multipriseqté 8
Rallonge électriqueqté 10
Station de rechargeqté 2
Clé USBqté 4
Cliqueur de présentationqté 2
Imprimante
Enrouleur de câbleqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120

Cuisine

Machine à caféqté 3
Bouilloireqté 2
Thermosqté 6
Glacièreqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12
Pincesqté 8
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Thermos isothermeqté 4

Décoration

Bannières d'entrepriseqté 12
Bannière de bienvenue
Panneau de fléchageqté 12
Panneau du menuqté 3
Décoration de tableqté 20
Porte-nomsqté 120

Éclairage

Lampe LEDqté 12
Pilesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 12
Serpillièreqté 3
Seauqté 3
Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Brosse de toilettesqté 3

Imprimés

Badges nominatifsqté 150
Brochures du programmeqté 150
Stylosqté 100
Blocs-notesqté 100
Presse-papiersqté 20
Papier A4qté 2
Cartouches d’imprimanteqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par bloquer la date et le lieu, puis contactez les employeurs participants avant de publier le formulaire d'inscription. Sans ce premier engagement, le plan des stands et le programme restent difficiles à finaliser.
Prévoyez une table d'inscription distincte des stands et préparez la liste des visiteurs avant l'ouverture. Imprimez les badges nominatifs à l'avance, avec quelques exemplaires vierges pour les modifications de dernière minute.
Demandez les présentations des employeurs suffisamment tôt pour établir le programme et tester le vidéoprojecteur, l'écran, le micro sans fil et le haut-parleur. Faites un essai complet, branchements compris, au moins la veille.
Ne limitez pas la vérification aux tables et aux chaises : contrôlez aussi les multiprises, rallonges, enrouleurs de câble, station de recharge, ordinateur portable et clé USB. Un seul câble manquant peut retarder toute une présentation.
Regroupez les besoins alimentaires et préparez le service traiteur avant l'arrivée des participants. Refroidissez les boissons, installez la machine à café ou la bouilloire et comptez la vaisselle pour éviter une file d'attente dès la première pause.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon de l'emploi ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les employeurs, le lieu, les inscriptions et le programme doivent être confirmés avant de préparer les badges, le plan et le matériel.
Combien de temps avant faut-il confirmer les employeurs ?: Demandez une confirmation définitive environ 3 semaines avant le salon. Vérifiez ensuite leurs coordonnées, leurs besoins et les présentations reçues, puis rappelez les employeurs quelques jours avant l'événement.
Quand imprimer les badges pour un salon de l'emploi ?: Imprimez les badges 2 à 3 jours avant le salon, après avoir traité les inscriptions et vérifié les données des employeurs. Gardez une petite réserve de badges vierges pour les changements le jour même.
Que faut-il vérifier la veille d'un salon de l'emploi ?: La veille, contrôlez le plan des stands, les panneaux de direction, les badges, les documents imprimés et tous les branchements électriques. Vérifiez aussi les boissons, la vaisselle, le service traiteur et la liste des visiteurs.

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