Checklist para organizar una feria de empleo sin olvidos

Una feria de empleo necesita más que reservar una sala y avisar a las empresas. Hay que coordinar puestos, inscripciones, presentaciones, acreditaciones, señalización y equipos con varias semanas de margen. Esta checklist reúne 73 tareas y 58 materiales para avanzar en orden, desde fijar la fecha y contactar a los empleadores hasta preparar el registro, el catering y las bebidas. También ayuda a detectar lo que suele quedar para el último momento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Contactar a los empleadores participantes
2 personas
Registrar a los empleadores
2 personas
Hacer el plano de puestos
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar mensajes en redes sociales
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar los datos del empleador
2 personas
Recibir presentaciones
Publicar información de estacionamiento
Confirmar las reservas
Diseñar acreditaciones
Diseñar el plano
Preparar señales de ruta
Imprimir acreditaciones
2 personas
Imprimir material informativo
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Recordar a los empleadores
Preparar el catering
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar la lista de visitantes

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Marcar los puestos
3 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Decoración de stands
4 personas
Colgar pancartas
2 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Preparar el espacio de presentación
3 personas
Conectar el proyector y la pantalla
2 personas
Probar el micrófono
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Recibir a los empleadores
3 personas
Guiar a los empleadores hasta los stands
3 personas
Probar la técnica de cada stand
3 personas
Atender la mesa de registro
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Repartir el programa
2 personas
Informar a los empleadores
2 personas
Anunciar la apertura
Coordinar presentaciones
2 personas
Atender el punto de preguntas
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Coordinar los momentos fotográficos
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
Despedir a los empleadores
2 personas
Cerrar el mostrador de registro
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas

Seguimiento

Apagar el proyector
Desconectar el equipo
2 personas
Desmontar los stands
4 personas
Apilar mesas y sillas
4 personas
Empaquetar el catering sobrante
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la sala
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Enviar correo de agradecimiento a los empleadores
Enviar correo de seguimiento a los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 30
Sillascant. 120
Mesa de registrocant. 2
Mesas altascant. 8
Mantelcant. 30
Expositores para folletoscant. 20
Postes separadorescant. 8

Equipo

Portátilcant. 3
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófono inalámbricocant. 2
Altavozcant. 2
Regleta eléctricacant. 8
Cable alargadorcant. 10
Estación de cargacant. 2
Memoria USBcant. 4
Clic de presentacióncant. 2
Impresora
Enrollacablescant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 120
Platoscant. 120
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Cucharascant. 120

Cocina

Cafeteracant. 3
Hervidor de aguacant. 2
Termocant. 6
Nevera portátilcant. 4
Bandejas de servircant. 12
Cucharones de servircant. 12
Pinzascant. 8
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Termo aislantecant. 4

Decoración

Banners de empresacant. 12
Banner de bienvenida
Cartel de direccióncant. 12
Cartel del menúcant. 3
Decoración de mesacant. 20
Portatarjetas de nombrecant. 120

Iluminación

Lámpara LEDcant. 12
Bateríascant. 24

Limpieza

Papeleracant. 12
Fregonacant. 3
Cubocant. 3
Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Escobilla de bañocant. 3

Impresos

Credencialescant. 150
Folletos del programacant. 150
Bolígrafoscant. 100
Bloc de notascant. 100
Portapapelescant. 20
Papel A4cant. 2
Cartuchos de impresoracant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y la participación de los empleadores antes de publicar el formulario de inscripción. Deja al menos 4 semanas para registrar empresas, recibir sus datos y preparar el plano de puestos.
Pide las presentaciones, logotipos y preferencias dietéticas con una fecha límite concreta, idealmente 10 días antes. Así puedes revisar la información de cada empleador y preparar el material sin rehacerlo la víspera.
Diseña el recorrido antes de imprimir acreditaciones y señales. Comprueba que la mesa de registro, los puestos, las mesas altas y las zonas de espera no bloqueen las entradas ni las salidas.
Prueba el proyector, la pantalla, el micrófono, el altavoz y las regletas al menos 2 horas antes de abrir. Lleva también cables alargadores, una memoria USB y un clic de presentación por si falla el equipo principal.
Calcula el catering según las inscripciones confirmadas y prepara el café, el agua y las bandejas antes de que lleguen los primeros visitantes. Enfría las bebidas con antelación y deja una lista de visitantes actualizada en la mesa de registro.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de empleo?: Empieza al menos 6 semanas antes de la fecha. Ese margen permite confirmar a los empleadores, abrir inscripciones, recoger presentaciones y preferencias dietéticas, diseñar el plano e imprimir acreditaciones y material informativo.
¿Cuándo hay que cerrar la inscripción de empresas?: Cierra el registro de empleadores entre 10 y 14 días antes. Necesitas tiempo para comprobar sus datos, asignar los puestos, terminar el plano y enviar recordatorios con la información de estacionamiento y llegada.
¿Qué hay que probar el día de la feria de empleo?: Haz una prueba técnica al menos 2 horas antes de abrir: portátil, proyector, pantalla, micrófono, altavoz, regletas y cables alargadores. Comprueba también la impresora si se imprimirán acreditaciones o listas en el lugar.
¿Cuándo se prepara el catering de una feria de empleo?: Confirma las cantidades 3 días antes y prepara el servicio el mismo día, antes de que lleguen los visitantes. Enfría las bebidas con varias horas de margen y coloca café, agua, tazas, vasos y utensilios antes del registro.

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