Checklist voor een goed georganiseerde B2B-matchmaking

Een B2B-matchmaking draait om goed geplande gesprekken tussen de juiste bedrijven. Leg eerst doelgroepen, programma en matchcriteria vast; daarna volgen aanmeldingen, bedrijfsprofielen en het matchingschema. In de laatste week controleer je deelnemers, catering, techniek en materialen voor registratie. Deze checklist helpt je de voorbereiding in de juiste volgorde uit te voeren, zodat gesprekken niet uitlopen en niemand bij binnenkomst hoeft te zoeken naar informatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Deelnemersprofiel bepalen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Aanmeldingen bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Bedrijfsprofielen verzamelen
2 personen
Matchcriteria vastleggen
2 personen
Matchingschema opstellen
3 personen
Matchingschema controleren
2 personen
Deelnemerslijst afsluiten
Naamkaartjes ontwerpen
Naamkaartjes printen
2 personen
Programmafolders printen
Leveringen bevestigen
Cateringhoeveelheden doorgeven
Reserveringen controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Koelproducten ontvangen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Matchkaarten sorteren
2 personen
Registratiemateriaal bundelen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Matchtafels nummeren
2 personen
Programma zichtbaar ophangen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Allergenenkaarten plaatsen
Personeelsbriefing houden
4 personen

Event

Welkomstbalie bemannen
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Welkomstdrank serveren
2 personen
Opening presenteren
Matchregels toelichten
Eerste matches begeleiden
3 personen
Koffiepauze klaarzetten
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Tweede matches begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Open netwerkronde begeleiden
3 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dinerbuffet serveren
4 personen
Tafels tussentijds afruimen
3 personen
Avondmatches begeleiden
3 personen
Contactkaarten uitdelen
2 personen
Dranken bijvullen tijdens borrel
2 personen
Afsluiting aankondigen
Vertrek van deelnemers begeleiden
2 personen

Nazorg

Restanten gekoeld opbergen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval sorteren
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Deelnemers opvolgmail sturen
2 personen
Contactaanvragen doorsturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Matchtafelsaantal 12
Bistrotafelsaantal 8
Stoelenaantal 72
Registratietafel
Buffettafelsaantal 4
Krukkenaantal 12

Servies

Wijnglazenaantal 90
Waterglazenaantal 90
Koffiekopjesaantal 75
Bordenaantal 90
Besteksetsaantal 90
Serveerbordenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadstationsaantal 3
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
USB-sticksaantal 3
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 4
Presentatieklikkeraantal 2
Powerbanksaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Koelmattenaantal 4
Voedselbakkenaantal 12
Vershoudfolieaantal 2
Aluminiumfolieaantal 2
Serveerschalenaantal 16
Broodmandenaantal 8
Kruidenbakjesaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 16
Bloemstukkenaantal 8
Naamkaartjeshoudersaantal 72
Tafelnummersaantal 12
Pennenbakjesaantal 12
Vlaggenlijnaantal 4
Kabelgotenaantal 10
Flip-overbordenaantal 4
Flip-overpapieraantal 8
Stiftenaantal 24
Post-itblokkenaantal 20
Pennenaantal 80
Notitieblokkenaantal 80
Clipboardsaantal 6
Bewegwijzerbordenaantal 10
Tafelbordjesaantal 20
Badgehoezenaantal 80
Lanyardsaantal 80
Contactkaartenaantal 200
Matchkaartenaantal 160
Programmafoldersaantal 80
Registratielijstenaantal 4
Pijlenstickersaantal 30
Naamstickersaantal 100
Tafelnummerkaartenaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 4

Catering

Waterkannenaantal 10
Koffie-urnaantal 2
Theedozenaantal 4
Buffetbordenaantal 10
Drankkrattenaantal 8
Koelelementenaantal 20
Servettenhoudersaantal 8
Kurkentrekkeraantal 2
Flesopenersaantal 3
Ijsemmersaantal 3
Drankdispensersaantal 3
Boodschappen
Drankglazen voor ontvangstaantal 100
Koffielepeltjesaantal 80
Melkkannetjesaantal 8
Suikerbakjesaantal 8
Servetdispensersaantal 8
Etikethoudersaantal 20
Thermosflessenaantal 4
Dienbladenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Rubberen handschoenenaantal 6

Tips

Sluit de deelnemerslijst uiterlijk 5 tot 7 dagen vooraf. Dan kun je het matchingschema controleren, naamkaartjes en programmafolders printen en matchkaarten per tafel sorteren.
Vraag bedrijfsprofielen en matchcriteria op vóór je gaat matchen. Leg per deelnemer minimaal de gewenste gesprekspartners, sector en gespreksonderwerp vast; zonder die informatie worden gesprekken snel willekeurig.
Geef de cateringhoeveelheden pas door nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Houd de definitieve aantallen bij de hand voor de controle van reserveringen, dranken en koelproducten.
Test laptop, beamer, projectiescherm, microfoons en luidsprekers uiterlijk de dag ervoor. Controleer ook verlengsnoeren, stekkerdozen en oplaadstations; ontbrekende stroompunten vallen vaak pas op tijdens de registratie.
Bundel registratiemateriaal, matchkaarten en naamkaartjes per onderdeel voordat de locatie opengaat. Zet de registratietafel zichtbaar bij de entree en plaats matchtafels, stoelen en buffettafels volgens het programma.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een B2B-matchmaking organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken voor de geplande datum. In die periode leg je het programma vast, bepaal je het deelnemersprofiel, verstuur je uitnodigingen en verzamel je bedrijfsprofielen. Reserveer de laatste 7 dagen voor matching en controles.
Wanneer sluit je de inschrijving voor een B2B-matchmaking?: Sluit de deelnemerslijst bij voorkeur 5 tot 7 dagen voor het event. Zo heb je tijd om dieetwensen te verwerken, het matchingschema te maken en naamkaartjes, programmafolders en matchkaarten af te ronden.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor de matching?: Reken voor een groep tot 50 deelnemers op ongeveer 4 tot 6 uur om profielen te controleren, matchcriteria toe te passen en het schema na te lopen. Plan daarna nog minimaal 1 uur voor het sorteren van matchkaarten en het afdrukken van de definitieve informatie.
Wanneer controleer ik de techniek en catering voor een B2B-matchmaking?: Controleer reserveringen en leveringen 2 tot 3 werkdagen vooraf en test de volledige techniek uiterlijk de dag ervoor. Zet dranken en koelproducten op tijd koud en controleer op de eventdag nogmaals microfoons, presentatieapparatuur en stroomvoorziening.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.