Checklist pour organiser une mise en relation B2B

Une mise en relation B2B réussie repose sur des informations fiables et un déroulé précis. Commence par définir le profil des participants et les critères de sélection, puis organise les inscriptions et les rendez-vous avant de préparer l’accueil. Les besoins alimentaires, les profils d’entreprise et les cartes de match demandent souvent plus de temps que prévu. Cette checklist t’aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’ouverture du lieu.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Définir le profil des participants
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Confirmer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Collecter les profils d’entreprise
2 personnes
Définir les critères de sélection
2 personnes
Établir le tableau des matchs
3 personnes
Vérifier le tableau des matchs
2 personnes
Clôturer la liste des participants
Concevoir les badges nominatifs
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les programmes
Confirmer les livraisons
Communiquer les quantités de catering
Vérifier les réservations
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Recevoir les produits réfrigérés
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Trier les cartes de match
2 personnes
Assembler le matériel d’inscription
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Numéroter les tables de match
2 personnes
Afficher le programme bien en vue
Installer la signalisation
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Installer les cartes des allergènes
Faire le briefing du personnel
4 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Servir la boisson de bienvenue
2 personnes
Présenter l’ouverture
Expliquer les règles du match
Encadrer les premiers matchs
3 personnes
Préparer la pause café
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Encadrer le deuxième match
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer le tour de réseautage ouvert
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir le buffet du dîner
4 personnes
Dégager les tables au fil de l’événement
3 personnes
Encadrer les matchs du soir
3 personnes
Distribuer les cartes de visite
2 personnes
Réapprovisionner les boissons pendant le cocktail
2 personnes
Annoncer la clôture
Accompagner le départ des participants
2 personnes

Suivi

Ranger les restes au frais
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Envoyer le mail de relance aux participants
2 personnes
Transmettre les demandes de contact

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de matchqté 12
Tables bistrotqté 8
Chaisesqté 72
Table d'inscription
Tables de buffetqté 4
Tabouretsqté 12

Vaisselle

Verres à vinqté 90
Verres à eauqté 90
Tasses à caféqté 75
Assiettesqté 90
Couvertsqté 90
Assiettes de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Stations de rechargeqté 3
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2
Clés USBqté 3
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 4
Cliqueur de présentationqté 2
Batteries externesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Louchesqté 8
Tapis rafraîchissantsqté 4
Bacs alimentairesqté 12
Film alimentaireqté 2
Papier aluminiumqté 2
Plateaux de serviceqté 16
Corbeilles à painqté 8
Bacs à herbesqté 6

Décoration

Nappesqté 16
Compositions floralesqté 8
Porte-nomsqté 72
Numéros de tableqté 12
Pots à stylosqté 12
Guirlande de fanionsqté 4
Goulottes de câblesqté 10
Chevalets de conférenceqté 4
Papier pour chevaletqté 8
Marqueursqté 24
Blocs Post-itqté 20
Stylosqté 80
Blocs-notesqté 80
Presse-papiersqté 6
Panneaux de signalisationqté 10
Pancartes de tableqté 20
Housses de badgeqté 80
Lanyardsqté 80
Cartes de contactqté 200
Cartes de matchqté 160
Brochures du programmeqté 80
Listes d'inscriptionqté 4
Autocollants flèchesqté 30
Étiquettes nominativesqté 100
Cartes de numéros de tableqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 4

Catering

Carafes d’eauqté 10
Urne à caféqté 2
Boîtes de théqté 4
Assiettes de buffetqté 10
Casiers de boissonsqté 8
Pains de glaceqté 20
Porte-serviettesqté 8
Tire-bouchonqté 2
Décapsuleursqté 3
Seaux à glaceqté 3
Distributeurs de boissonsqté 3
Courses
Verres pour l’accueilqté 100
Petites cuillères à caféqté 80
Pichets à laitqté 8
Sucriersqté 8
Distributeurs de serviettesqté 8
Porte-étiquettesqté 20
Bouteilles isothermesqté 4
Plateauxqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Gants en caoutchoucqté 6

Conseils

Fixe la date et le programme avant d’envoyer les invitations : prévois au moins 4 à 6 semaines pour recueillir les profils, traiter les inscriptions et construire les matchs.
Ferme la liste des participants plusieurs jours avant l’événement. Il te restera du temps pour vérifier le tableau des matchs, imprimer les badges et ajuster les quantités de catering.
Demande les besoins alimentaires dans le formulaire d’inscription, puis transmets les quantités confirmées au traiteur au plus tard 3 à 5 jours avant la rencontre.
Prépare séparément les cartes de match, les badges et le matériel d’inscription. Regroupe-les par participant ou par créneau pour éviter une recherche au dernier moment.
Ouvre le lieu au moins 90 minutes avant l’arrivée des participants : installe la table d’inscription, teste le vidéoprojecteur et les microphones, puis mets les boissons au frais.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une mise en relation B2B ?: Prévois idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de définir les critères, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de vérifier le tableau des matchs avant l’événement.
Quand clôturer les inscriptions pour une mise en relation B2B ?: Clôture la liste 3 à 5 jours avant la rencontre, selon le nombre de participants. Tu peux ainsi confirmer les présences, finaliser les matchs, imprimer les badges et communiquer les quantités de restauration.
Combien de temps avant faut-il préparer les rendez-vous B2B ?: Commence le tableau des matchs dès que les profils d’entreprise sont suffisamment complets, puis vérifie-le au moins 48 heures avant l’événement. Une dernière vérification le jour précédent limite les doublons et les créneaux vides.
Quand installer le matériel le jour d’une mise en relation B2B ?: Prévois une ouverture du lieu 90 minutes avant l’accueil. Il faut installer les tables de match, la table d’inscription et les sièges, puis tester le son, l’image, les rallonges et les multiprises.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.