Checklist para organizar un emparejamiento B2B sin olvidos

Un emparejamiento B2B necesita más que una lista de asistentes: hay que convertir los perfiles de empresa en reuniones concretas y encajarlas en un horario viable. Empieza por fijar la fecha, el programa y los criterios de emparejamiento; después gestiona las inscripciones y cierra el calendario. En los últimos días, las etiquetas, los folletos, el catering, el material audiovisual y la preparación del registro suelen concentrar los errores. Esta checklist te ayuda a ordenar el trabajo hasta la apertura del espacio.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Definir el perfil de los participantes
2 personas
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Confirmar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar perfiles de empresas
2 personas
Fijar los criterios de emparejamiento
2 personas
Elaborar el cuadro de emparejamientos
3 personas
Comprobar el calendario de emparejamientos
2 personas
Cerrar la lista de participantes
Diseñar tarjetas de nombre
Imprimir etiquetas con nombres
2 personas
Imprimir folletos del programa
Confirmar entregas
Comunicar las cantidades de catering
Comprobar las reservas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Recibir productos refrigerados
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Ordenar las tarjetas de partido
2 personas
Agrupar el material de registro
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar los espacios
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
Numerar las mesas de match
2 personas
Colgar el programa a la vista
Colocar la señalización
2 personas
Probar presentaciones
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Montar el punto de café
2 personas
Colocar tarjetas de alérgenos
Hacer la reunión informativa del personal
4 personas

Evento

Atender el mostrador de bienvenida
2 personas
Registrar a los participantes
3 personas
Servir la bebida de bienvenida
2 personas
Presentar la apertura
Explicar las reglas del partido
Guiar las primeras rondas
3 personas
Preparar la pausa para el café
2 personas
Servir café y té
2 personas
Supervisar los segundos partidos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar la ronda de networking abierta
3 personas
Reponer el bufé
3 personas
Servir el bufé de cena
4 personas
Retirar las mesas entre tiempos
3 personas
Guiar los partidos de la noche
3 personas
Repartir tarjetas de contacto
2 personas
Reponer bebidas durante el cóctel
2 personas
Anunciar el cierre
Coordinar la salida de los participantes
2 personas

Seguimiento

Guardar los sobrantes en frío
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Clasificar residuos
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Enviar correo de seguimiento a los participantes
2 personas
Reenviar solicitudes de contacto

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de emparejamientocant. 12
Mesas bistrocant. 8
Sillascant. 72
Mesa de registro
Mesas de buffetcant. 4
Taburetescant. 12

Vajilla

Copas de vinocant. 90
Vasos para aguacant. 90
Tazas de cafécant. 75
Platoscant. 90
Cubiertoscant. 90
Platos de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Equipo

Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 8
Estaciones de cargacant. 3
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Teterascant. 2
Memorias USBcant. 3
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores HDMIcant. 4
Clic de presentacióncant. 2
Baterías externascant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 4
Cucharonescant. 8
Alfombrillas de refrigeracióncant. 4
Bandejas de comidacant. 12
Film transparentecant. 2
Papel de aluminiocant. 2
Bandejas de servircant. 16
Cestas de pancant. 8
Recipientes de especiascant. 6

Decoración

Mantelescant. 16
Arreglos floralescant. 8
Portanombrescant. 72
Números de mesacant. 12
Portalápicescant. 12
Guirnalda de banderinescant. 4
Canaletas para cablescant. 10
Pizarras de rotafoliocant. 4
Papel para rotafoliocant. 8
Rotuladorescant. 24
Bloc de Post-itcant. 20
Bolígrafoscant. 80
Bloc de notascant. 80
Portapapelescant. 6
Paneles de señalizacióncant. 10
Carteles de mesacant. 20
Fundas para acreditacionescant. 80
Lanyardscant. 80
Tarjetas de contactocant. 200
Cartas de emparejamientocant. 160
Folletos del programacant. 80
Listas de registrocant. 4
Pegatinas de flechascant. 30
Pegatinas con nombrecant. 100
Tarjetas con números de mesacant. 12

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Iluminación ambientalcant. 4

Catering

Jarras de aguacant. 10
Urna de cafécant. 2
Cajas de técant. 4
Platos de buffetcant. 10
Cajas de bebidascant. 8
Acumuladores de fríocant. 20
Porta-servilletascant. 8
Sacacorchoscant. 2
Abridores de botellascant. 3
Cubiterascant. 3
Dispensadores de bebidascant. 3
Compras
Copas para la recepcióncant. 100
Cucharillas de cafécant. 80
Jarras de lechecant. 8
Azucareroscant. 8
Dispensadores de servilletascant. 8
Portaetiquetascant. 20
Botellas térmicascant. 4
Bandejascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 8
Contenedores de separación de residuoscant. 4
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonacant. 2
Cuboscant. 2
Paños de limpiezacant. 12
Guantes de gomacant. 6

Consejos

Cierra el perfil de los participantes antes de enviar las invitaciones. El formulario debe recoger los datos de la empresa, preferencias de reunión y necesidades dietéticas para no perseguir información durante la última semana.
No elabores el cuadro de emparejamientos con una lista provisional. Confirma las inscripciones, fija una fecha límite y comprueba que cada reunión cabe en el programa antes de imprimir tarjetas o folletos.
Prepara el registro como un puesto independiente: mesa, tarjetas de nombre, etiquetas y material agrupado. Déjalo listo al menos 60 minutos antes de la llegada de los participantes para resolver cambios sin bloquear la entrada.
Comunica las cantidades finales de catering cuando cierres la lista, no cuando recibas las primeras inscripciones. Cuenta por separado las necesidades dietéticas y confirma las entregas antes del día del evento.
Haz una comprobación técnica en la ubicación con el portátil, proyector, pantalla, micrófonos, altavoces, cables y regletas. Reserva al menos 45 minutos para probar sonido, proyección y puntos de carga antes de abrir las puertas.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo debo cerrar las inscripciones para un emparejamiento B2B?: Ciérralas entre 5 y 7 días antes del evento si necesitas crear reuniones individuales. Así tendrás tiempo para confirmar asistentes, completar perfiles y revisar el calendario antes de imprimir las tarjetas y el programa.
¿Cuánto tiempo se necesita para preparar el registro?: Reserva al menos 60 minutos antes de la apertura para montar la mesa, ordenar las tarjetas y colocar las etiquetas. Si esperas cambios de última hora, prepara también una pequeña reserva de etiquetas en blanco.
¿Cuándo hay que confirmar el catering?: Comunica las cantidades definitivas entre 3 y 5 días antes, después de cerrar la lista de participantes. En ese momento incluye las preferencias dietéticas y comprueba la hora exacta de entrega de los productos refrigerados.
¿Cuánto antes debo probar el equipo audiovisual?: Haz la prueba completa al menos 45 minutos antes de recibir al primer participante. Comprueba el portátil, el proyector, la pantalla, los micrófonos, los altavoces y las conexiones, no solo que haya corriente.

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