B2B-Matchmaking organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einem B2B-Matchmaking entscheidet die Vorbereitung darüber, ob die Gespräche wirklich passen und pünktlich starten. Lege zuerst Zielgruppe, Datum und Programm fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Firmenprofile und Matchkriterien – erst dann kann der Abgleichplan belastbar erstellt werden. Plane außerdem Zeit für Namensschilder, Programmhefte, Catering, Technik und den Aufbau vor Ort ein. Die Checkliste führt dich durch alle 70 Aufgaben und 95 benötigten Gegenstände.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Teilnehmerprofil festlegen
2 Personen
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Anmeldungen bestätigen
Ernährungswünsche erfassen
Firmenprofile sammeln
2 Personen
Matchkriterien festlegen
2 Personen
Abgleichplan erstellen
3 Personen
Abgleichplan prüfen
2 Personen
Teilnehmerliste abschließen
Namensschilder entwerfen
Namensschilder drucken
2 Personen
Programmhefte drucken
Lieferungen bestätigen
Cateringmengen weitergeben
Reservierungen prüfen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Kühlwaren entgegennehmen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Matchkarten sortieren
2 Personen
Registrierungsmaterial bündeln
Location öffnen
2 Personen
Räume kontrollieren
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Namensschilder bereitlegen
Matchtische nummerieren
2 Personen
Programm sichtbar aufhängen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Präsentationen testen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Allergenkarten auslegen
Mitarbeiterbriefing abhalten
4 Personen

Event

Willkommensschalter besetzen
2 Personen
Teilnehmer registrieren
3 Personen
Begrüßungsgetränk servieren
2 Personen
Eröffnung präsentieren
Spielregeln erläutern
Erste Matches betreuen
3 Personen
Kaffeepause vorbereiten
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Zweite Matches begleiten
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Offene Netzwerkrunde begleiten
3 Personen
Buffet auffüllen
3 Personen
Abendbuffet servieren
4 Personen
Tische zwischendurch abräumen
3 Personen
Abendspiele betreuen
3 Personen
Kontaktkarten verteilen
2 Personen
Getränke während des Empfangs nachfüllen
2 Personen
Abschluss ankündigen
Abreise der Teilnehmer begleiten
2 Personen

Nachbereitung

Reste gekühlt aufbewahren
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall trennen
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Teilnehmer Nachfassmail senden
2 Personen
Kontaktanfragen weiterleiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MatchtischeAnz. 12
BistrotischeAnz. 8
StühleAnz. 72
Registrierungstisch
BuffetischeAnz. 4
HockerAnz. 12

Geschirr

WeingläserAnz. 90
WassergläserAnz. 90
KaffeetassenAnz. 75
TellerAnz. 90
BestecksetsAnz. 90
ServiertellerAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
LadestationenAnz. 3
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
WasserkocherAnz. 2
USB-SticksAnz. 3
HDMI-KabelAnz. 3
HDMI-AdapterAnz. 4
PräsentationsklickerAnz. 2
PowerbanksAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 8
KühlmattenAnz. 4
LebensmittelboxenAnz. 12
FrischhaltefolieAnz. 2
AluminiumfolieAnz. 2
ServierschalenAnz. 16
BrotkörbeAnz. 8
GewürzbehälterAnz. 6

Dekoration

TischdeckenAnz. 16
BlumenarrangementsAnz. 8
NamensschildhalterAnz. 72
TischnummernAnz. 12
StiftehalterAnz. 12
WimpelketteAnz. 4
KabelkanäleAnz. 10
FlipchartsAnz. 4
Flipchart-PapierAnz. 8
StifteAnz. 24
Post-it-BlöckeAnz. 20
StifteAnz. 80
NotizblöckeAnz. 80
KlemmbretterAnz. 6
WegweiserAnz. 10
TischschilderAnz. 20
AusweishüllenAnz. 80
LanyardsAnz. 80
KontaktkartenAnz. 200
SpielkartenAnz. 160
ProgrammhefteAnz. 80
AnmeldelistenAnz. 4
PfeilaufkleberAnz. 30
NamensaufkleberAnz. 100
TischnummernkartenAnz. 12

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Catering

WasserkannenAnz. 10
Kaffee-UrneAnz. 2
TeedosenAnz. 4
BuffettellerAnz. 10
GetränkekistenAnz. 8
KühlelementeAnz. 20
ServiettenhalterAnz. 8
KorkenzieherAnz. 2
FlaschenöffnerAnz. 3
EiskübelAnz. 3
GetränkespenderAnz. 3
Einkäufe
Getränkegläser für den EmpfangAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 80
MilchkännchenAnz. 8
ZuckerschälchenAnz. 8
ServiettenhalterAnz. 8
EtikettenhalterAnz. 20
ThermosflaschenAnz. 4
TablettsAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
AbfalltrennbehälterAnz. 4
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmoppAnz. 2
EimerAnz. 2
PutzlappenAnz. 12
GummihandschuheAnz. 6

Tipps

Schließe die Teilnehmerliste erst ab, wenn Anmeldungen bestätigt und Ernährungswünsche erfasst sind. Gib dem Catering die finalen Mengen spätestens nach diesem Abgleich weiter.
Sammle Firmenprofile frühzeitig und definiere die Matchkriterien vor dem eigentlichen Abgleich. Prüfe den fertigen Plan anschließend manuell, damit unpassende Gespräche oder freie Zeitfenster auffallen.
Sortiere Matchkarten und Registrierungsmaterial bereits vor dem Veranstaltungstag. So bleibt am Registrierungstisch mehr Zeit für verspätete Gäste und Rückfragen.
Prüfe Reservierungen, Lieferungen und die Einkaufsliste in einer gemeinsamen Kontrolle. Kühlwaren, Getränke und Cateringzubehör müssen getrennt angenommen und rechtzeitig gekühlt werden.
Öffne die Location mit ausreichend Vorlauf für Tische, Stühle und Technik. Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Funkmikrofone und Lautsprecher, bevor die ersten Teilnehmer eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein B2B-Matchmaking organisieren?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin mit Datum, Programm und Teilnehmerprofil. Für Einladungen, Anmeldungen, Firmenprofile und das Matching brauchst du anschließend mehrere Abstimmungsrunden.
Wann sollte die Teilnehmerliste für ein B2B-Matchmaking feststehen?: Schließe die Liste idealerweise 5 bis 7 Tage vor der Veranstaltung ab. Dann bleiben noch einige Werktage für Matchkarten, Namensschilder, Programmhefte und die finalen Cateringmengen.
Wie viel Zeit braucht die Vorbereitung am Veranstaltungstag?: Plane mindestens 2 bis 3 Stunden für das Öffnen der Location, den Aufbau der Matchtische, die Registrierung und den Techniktest ein. Bei Lieferungen oder zusätzlicher Präsentationstechnik solltest du einen größeren Puffer einrechnen.
Was muss man beim Catering für B2B-Matchmaking beachten?: Übermittle die endgültige Teilnehmerzahl und alle Ernährungswünsche spätestens 5 bis 7 Tage vorher. Getränke, Geschirr, Servierzangen und Kühlmöglichkeiten sollten vor Beginn kontrolliert und bereitgestellt werden.

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