Avonturenkamp organiseren: checklist en planning
Een avonturenkamp vraagt meer voorbereiding dan alleen activiteiten klaarzetten. Je regelt vooraf het programma, de route, deelnemersinformatie en veiligheidszaken, en op de dag zelf moeten groepen, begeleiders en posten snel op hun plek zijn. Plan eten, drinken en materiaal per onderdeel, zodat je niet tijdens een oriëntatietocht nog spullen hoeft te zoeken. Gebruik deze checklist als volgorde: eerst vastleggen en verzamelen, daarna klaarzetten en controleren, en pas dan de deelnemers ontvangen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Programma en route vastleggen
2 personen
Deelnemersaantal bepalen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Toestemmingsformulieren verzamelen
Noodcontacten controleren
2 personen
Groepsindeling maken
2 personen
Activiteiten en materialen controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen labelen
2 personen
Route en weerbericht controleren
Eten en drinken klaarzetten
3 personen
Tenten opzetten
4 personen
Tafels en banken plaatsen
3 personen
Activiteitsposten inrichten
4 personen
Geluidsbox testen
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
2 personen
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Groepen en begeleiders indelen
3 personen
Welkom en veiligheidsuitleg geven
2 personen
Oriëntatietocht begeleiden
6 personen
Water en fruit uitdelen
2 personen
Klim- en klauterparcours begeleiden
6 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Avondmaaltijd voorbereiden
4 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Servies en afval verzamelen
3 personen
Nachtspel uitleggen
2 personen
Nachtspel begeleiden
6 personen
Kampvuur begeleiden
3 personen
Warme drank serveren
2 personen
Deelnemers naar vertrekpunt begeleiden
4 personen
Deelnemers veilig overdragen
3 personen
Nazorg
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Servies en keukenspullen afwassen
3 personen
Activiteitenterrein schoonmaken
4 personen
Tenten en meubilair afbreken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten opruimen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 6
- Bankenaantal 8
- Inschrijftafel
- Stoelenaantal 12
Sportmateriaal
- Kompasaantal 8
- Vergrootglazenaantal 8
- Touwrollenaantal 6
- Pionnenaantal 24
- Estafettestokkenaantal 8
- Blinddoekenaantal 12
- Balansplankenaantal 4
- Frisbeesaantal 6
- Ballenaantal 8
- Zaklampenaantal 12
- Reflectiehesjesaantal 36
- Waterdichte routekaartenaantal 8
- Pennenaantal 24
Apparatuur
- Mobiele geluidsbox
- Powerbanksaantal 4
- Verlengkabelsaantal 2
Verlichting
- Led-lantaarnsaantal 8
- Lichtslingersaantal 4
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 4
- Scharenaantal 4
- Tangenaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 40
- Herbruikbare bordenaantal 40
- Herbruikbaar bestekaantal 40
- Opscheplepelsaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Handwasstationsaantal 2
- Emmersaantal 4
- Afwasbakkenaantal 4
- Sponzenaantal 8
- Theedoekenaantal 12
- Bezem en blikaantal 2
- Dweilenaantal 2
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Zakfluitjesaantal 8
- Handgelaantal 4
Decoratie
- Welkomstbord
- Groepsvlaggenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het programma, de route en de groepsindeling uiterlijk één week vooraf vast. Zo kun je toestemmingsformulieren, noodcontacten en dieetwensen nog controleren voordat de deelnemers komen.
- Controleer route en weerbericht de avond ervoor én op de ochtend zelf. Stop waterdichte routekaarten, kompassen, zaklampen en reflectiehesjes per groep bij elkaar.
- Zet activiteitsposten minimaal 60 minuten voor ontvangst klaar. Label touwrollen, pionnen, estafettestokken, blinddoeken en balansplanken per post, zodat begeleiders niet hoeven te sorteren.
- Zet per deelnemer minstens één herbruikbare beker klaar en plan water en fruit na de eerste activiteit. Gebruik koelboxen en thermoskannen pas nadat je de uitgifteplek en afvalroute hebt bepaald.
- Test de mobiele geluidsbox en leg powerbanks, verlengkabels en led-lantaarns vóór de start klaar. Houd veiligheidsmateriaal bij de inschrijftafel, waar een verantwoordelijke het direct kan pakken.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een avonturenkamp organiseren?
- Begin minimaal 4 weken vooraf met programma, route en deelnemersaantal. Verzamel toestemmingsformulieren, dieetwensen en noodcontacten uiterlijk 7 dagen voor het kamp, zodat je de groepsindeling nog kunt aanpassen.
- Hoeveel begeleiders heb ik nodig voor een avonturenkamp?
- Maak per activiteitengroep minimaal één vaste begeleider beschikbaar en wijs daarnaast één persoon aan voor inschrijving en calamiteiten. Deel de groepen uiterlijk 3 dagen vooraf in, zodra het definitieve deelnemersaantal bekend is.
- Wanneer zet ik de activiteitsposten en tenten klaar?
- Zet tenten, tafels, banken en activiteitsposten minstens 60 minuten voor de ontvangst op. Reserveer daarna nog 15 minuten voor het testen van de geluidsbox en het controleren van veiligheidsmateriaal.
- Wat moet ik meenemen bij een oriëntatietocht?
- Neem per groep een waterdichte routekaart, kompas, pennen, water, fruit en een opgeladen zaklamp mee. Controleer de route opnieuw op de ochtend zelf en geef vóór vertrek een korte veiligheidsuitleg.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!