Organiser un camp d’aventure sans rien oublier

Un camp d’aventure demande de coordonner les participants, les activités, le matériel et la sécurité avant même l’arrivée du premier groupe. Cette checklist de 43 tâches suit l’ordre utile : inscriptions et autorisations, préparation des équipes, vérification du parcours, installation et accueil. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les contacts d’urgence, les cartes imperméables, les lampes et les batteries de secours. Utilise-la pour répartir les responsabilités et vérifier chaque point à temps.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Valider le programme et l’itinéraire
2 personnes
Déterminer le nombre de participants
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Collecter les formulaires d’autorisation
Vérifier les contacts d'urgence
2 personnes
Faire la répartition des groupes
2 personnes
Vérifier les activités et le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Étiqueter le matériel
2 personnes
Vérifier l’itinéraire et la météo
Préparer la nourriture et les boissons
3 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables et les bancs
3 personnes
Installer les postes d'activité
4 personnes
Tester l'enceinte
Préparer le matériel de sécurité
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Répartir les groupes et les accompagnateurs
3 personnes
Accueillir et donner les consignes de sécurité
2 personnes
Encadrer le parcours d'orientation
6 personnes
Distribuer de l’eau et des fruits
2 personnes
Encadrer le parcours d’escalade et de grimpe
6 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Préparer le repas du soir
4 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Rassembler la vaisselle et les déchets
3 personnes
Expliquer le jeu de nuit
2 personnes
Encadrer le jeu de nuit
6 personnes
Encadrer le feu de camp
3 personnes
Servir des boissons chaudes
2 personnes
Accompagner les participants jusqu’au point de départ
4 personnes
Remettre les participants en toute sécurité
3 personnes

Suivi

Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Laver la vaisselle et les ustensiles de cuisine
3 personnes
Nettoyer l'aire d'activité
4 personnes
Démonter les tentes et le mobilier
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Bancsqté 8
Table d'inscription
Chaisesqté 12

Matériel de sport

Boussoleqté 8
Loupesqté 8
Rouleaux de cordeqté 6
Cônesqté 24
Témoins de relaisqté 8
Masquesqté 12
Poutres d’équilibreqté 4
Frisbeesqté 6
Ballonsqté 8
Lampes de pocheqté 12
Gilets réfléchissantsqté 36
Cartes de parcours imperméablesqté 8
Stylosqté 24

Équipement

Enceinte portable
Batteries externesqté 4
Rallongesqté 2

Éclairage

Lanternes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Ciseauxqté 4
Pincesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 40
Assiettes réutilisablesqté 40
Couverts réutilisablesqté 40
Louchesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Stations de lavage des mainsqté 2
Seauxqté 4
Bacs à vaisselleqté 4
Épongesqté 8
Torchonsqté 12
Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 2

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Sifflets de pocheqté 8
Gel hydroalcooliqueqté 4

Décoration

Panneau d’accueil
Drapeaux de groupeqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixe le nombre de participants avant d’établir les groupes : prévois ensuite un accompagnateur identifié par groupe et garde la liste des contacts d’urgence avec les autorisations.
Demande les besoins alimentaires et les formulaires d’autorisation au moment de l’inscription, puis relance les personnes dont les documents manquent au plus tard 7 jours avant le départ.
Vérifie l’itinéraire et la météo la veille, puis adapte les activités qui utilisent des cartes, des cordes ou des poutres d’équilibre. Prépare aussi une solution de repli si le parcours devient impraticable.
Étiquette le matériel par activité et contrôle les éléments faciles à oublier : boussoles, cartes imperméables, gilets réfléchissants, lampes de poche, batteries externes et rallonges.
Installe la table d’inscription avant l’arrivée et prévois l’enregistrement de chaque participant. Distribue l’eau et les fruits dès le début des activités plutôt que d’attendre la première pause.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un camp d’aventure ?: Envoie-les environ 6 semaines avant le camp pour laisser le temps de répondre, de recueillir les besoins alimentaires et de retourner les autorisations. Relance les inscrits dont le dossier est incomplet 7 jours avant le départ.
Combien de temps avant faut-il vérifier la météo et l’itinéraire ?: Fais une première vérification 7 jours avant afin d’ajuster le programme, puis contrôle à nouveau l’itinéraire et la météo la veille. Le jour du camp, une personne doit confirmer les conditions avant le briefing de sécurité.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des participants ?: Installe la table d’inscription au moins 60 minutes avant l’heure d’arrivée, avec les listes, les stylos et les formulaires nécessaires. Enregistre les présences, forme les groupes et donne les consignes de sécurité avant le lancement des activités.
Quelle quantité d’eau prévoir pour une journée d’aventure ?: Prévois au minimum 1,5 litre d’eau par participant pour une journée active, davantage en cas de forte chaleur. Organise une distribution régulière et garde des glacières ou des thermos accessibles pendant les pauses.

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