Checklist pour organiser quatre jours de randonnée

Une randonnée de quatre jours demande une préparation étalée sur plusieurs semaines, surtout si le parcours accueille de nombreux participants. Commencez par obtenir les autorisations, fixer les lieux de départ et d’arrivée, puis tracez et vérifiez chaque itinéraire. Les inscriptions, les besoins alimentaires, les bénévoles et les secours doivent être confirmés avant de préparer les documents et le matériel. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre jusqu’à l’installation du départ et de l’arrivée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Demander les autorisations d’itinéraire
Définir le lieu de départ et d'arrivée
2 personnes
Tracer les parcours
3 personnes
Vérifier les cartes d'itinéraire
2 personnes
Ouvrir les inscriptions des participants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les réservations
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Attribuer les postes de parcours
2 personnes
Assurer la présence des secours
Publier les heures de départ
Préparer les bracelets et les cartes de départ
3 personnes
Préparer les panneaux de direction
3 personnes
Imprimer les listes de participants
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer le matériel
3 personnes
Préparer les dossiers de parcours
4 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Monter la zone de départ et d’arrivée
8 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Mettre en place les tables d’inscription
3 personnes
Installer les flèches d'orientation
6 personnes
Préparer les points d’eau
4 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Vérifier les prévisions météo

Événement

Vérifier le parcours et les postes
6 personnes
Inscrire les bénévoles
2 personnes
Tenir les tables d'inscription
4 personnes
Distribuer les cartes de départ
3 personnes
Accompagner les groupes de départ
4 personnes
Tenir les points d’eau
6 personnes
Doter les postes du parcours en personnel
12 personnes
Tenir l’enregistrement final
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Prodiguer les premiers secours
2 personnes
Fermer la zone d'arrivée
4 personnes
Vérifier et réparer l'itinéraire
6 personnes
Tenir les tables d'inscription
4 personnes
Accompagner les groupes de départ
4 personnes
Tenir les points d’eau
6 personnes
Doter les postes du parcours en personnel
12 personnes
Tenir l’enregistrement final
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Prodiguer les premiers secours
2 personnes
Fermer la zone d'arrivée
4 personnes
Vérifier et réparer l'itinéraire
6 personnes
Tenir les tables d'inscription
4 personnes
Accompagner les groupes de départ
4 personnes
Tenir les points d’eau
6 personnes
Doter les postes du parcours en personnel
12 personnes
Tenir l’enregistrement final
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Prodiguer les premiers secours
2 personnes
Fermer la zone d'arrivée
4 personnes
Vérifier et réparer l'itinéraire
6 personnes
Tenir les tables d'inscription
4 personnes
Accompagner les groupes de départ
4 personnes
Tenir les points d’eau
6 personnes
Doter les postes du parcours en personnel
12 personnes
Organiser la remise des médailles
4 personnes
Tenir l’enregistrement final
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Prodiguer les premiers secours
2 personnes

Suivi

Retirer les flèches d’itinéraire
6 personnes
Ranger le site
8 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le matériel
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Archiver les données des participants
Compter le stock restant
2 personnes
Rendre le matériel loué
3 personnes
Remettre le lieu propre
4 personnes
Ranger les courses non utilisées
2 personnes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 6
Barrières de sécuritéqté 20
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Glacièresqté 8
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Talkies-walkiesqté 16
Mégaphoneqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimante d'étiquettes

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Organisation

Panneaux de directionqté 80
Flèches de directionqté 180
Cartes de départqté 500
Cartes de contrôleqté 2000
Braceletsqté 500
Tamponsqté 12
Tampons encreursqté 12
Presse-papiersqté 25
Stylosqté 80
Marqueurs indélébilesqté 24
Papier d’impressionqté 1000
Rubans de médailleqté 500
Boîtes à médaillesqté 500
Capes de pluie jetablesqté 100

Matériel de sport

Drapeaux de balisageqté 30
Cônesqté 40
Barrière à cordonqté 200

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 4
Gilets de sécuritéqté 30
Lampes de pocheqté 20
Pilesqté 60

Catering

Gobelets réutilisablesqté 600
Pichets à caféqté 8
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 20
Plateaux de serviceqté 8
Pincesqté 8
Plateaux de serviceqté 16
Courses

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 500
Couvertsqté 500
Verres à théqté 300

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6

Conseils

Faites valider les autorisations d’itinéraire avant d’ouvrir les inscriptions : les participants doivent connaître des parcours définitifs, avec des horaires de départ clairs.
Prévoyez une personne pour traiter les inscriptions et une autre pour centraliser les besoins alimentaires. Imprimez les listes de participants après la dernière mise à jour, pas plusieurs jours trop tôt.
Répartissez les bénévoles par poste et par journée, puis confirmez les moyens de communication. Pour un parcours étendu, les talkies-walkies et un mégaphone évitent de dépendre des téléphones portables.
Préparez les cartes de départ, cartes de contrôle, bracelets, tampons et panneaux dans des dossiers séparés par parcours. Ajoutez du papier, des stylos et des marqueurs indélébiles en réserve.
Installez la zone de départ et d’arrivée avant l’ouverture des inscriptions. Montez les tables, tentes, barrières et éclairages, puis refroidissez les boissons suffisamment tôt pour ne pas gérer cette tâche pendant l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une randonnée de quatre jours ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour obtenir les autorisations, tracer les parcours, ouvrir les inscriptions et recruter les bénévoles. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, les impressions et le contrôle du matériel.
Quand ouvrir les inscriptions pour une randonnée de quatre jours ?: Ouvrez-les dès que les parcours, les lieux de départ et d’arrivée et les horaires sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant l’événement. Demandez les besoins alimentaires au même moment pour pouvoir les traiter avant les réservations finales.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour quatre jours de randonnée ?: Répartissez les bénévoles par journée et par poste de parcours, en prévoyant au minimum une personne par point de contrôle et une équipe distincte pour le départ et l’arrivée. Finalisez le tableau des affectations 7 jours avant, puis confirmez chaque présence 48 heures avant.
Que préparer la veille d’une randonnée de quatre jours ?: La veille, rassemblez les dossiers de parcours, listes de participants, bracelets, cartes, tampons, panneaux et moyens de communication. Installez les tables et la signalétique, récupérez le matériel restant et vérifiez les boissons, les éclairages et les solutions de pluie.

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