Vier Abende organisieren: die vollständige Checkliste

Vier Abende hintereinander brauchen mehr Vorbereitung als eine einzelne Veranstaltung: Routen, Startzeiten, Helfer und Material müssen für jeden Termin funktionieren. Beginne mit Genehmigungen und den Start- und Zielorten, bevor du die Anmeldung öffnest. Danach folgen Teilnehmerverwaltung, Einsatzplanung, Routenpakete und der Aufbau vor Ort. Diese Checkliste hilft dir, die 78 Aufgaben in der richtigen Reihenfolge abzuarbeiten und typische Engpässe bei Getränken, Beschilderung und Volunteers zu vermeiden.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Routen-Genehmigungen beantragen
Start- und Zielort festlegen
2 Personen
Routen festlegen
3 Personen
Routenpläne überprüfen
2 Personen
Teilnehmerregistrierung öffnen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Reservierungen bestätigen
Volunteer-Einteilung erstellen
2 Personen
Routenposten einteilen
2 Personen
Ersthelfer-Besetzung festlegen
Startzeiten veröffentlichen
Armbänder und Startkarten erstellen
3 Personen
Routenschilder vorbereiten
3 Personen
Teilnehmerlisten ausdrucken
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien abholen
3 Personen
Routenpakete zusammenstellen
4 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Start- und Zielbereich aufbauen
8 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Anmeldetische aufstellen
3 Personen
Wegweiser aufstellen
6 Personen
Wasserstellen vorbereiten
4 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen
Wettervorhersage prüfen

Event

Route und Stationen überprüfen
6 Personen
Freiwillige anmelden
2 Personen
Anmeldetische besetzen
4 Personen
Startkarten austeilen
3 Personen
Startgruppen begleiten
4 Personen
Wasserstellen besetzen
6 Personen
Streckenposten besetzen
12 Personen
Endregistrierung führen
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Erste Hilfe leisten
2 Personen
Zielbereich absperren
4 Personen
Route kontrollieren und ausbessern
6 Personen
Anmeldetische besetzen
4 Personen
Startgruppen begleiten
4 Personen
Wasserstellen besetzen
6 Personen
Streckenposten besetzen
12 Personen
Endregistrierung führen
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Erste Hilfe leisten
2 Personen
Zielbereich absperren
4 Personen
Route kontrollieren und ausbessern
6 Personen
Anmeldetische besetzen
4 Personen
Startgruppen begleiten
4 Personen
Wasserstellen besetzen
6 Personen
Streckenposten besetzen
12 Personen
Endregistrierung führen
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Erste Hilfe leisten
2 Personen
Zielbereich absperren
4 Personen
Route kontrollieren und ausbessern
6 Personen
Anmeldetische besetzen
4 Personen
Startgruppen begleiten
4 Personen
Wasserstellen besetzen
6 Personen
Streckenposten besetzen
12 Personen
Medaillenverleihung durchführen
4 Personen
Endregistrierung führen
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Erste Hilfe leisten
2 Personen

Nachbereitung

Wegweiser entfernen
6 Personen
Gelände aufräumen
8 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Materialien reinigen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Teilnehmerdaten archivieren
Verbliebenen Bestand zählen
2 Personen
Gemietete Materialien zurückgeben
3 Personen
Ort sauber übergeben
4 Personen
Nicht verwendete Einkäufe aufräumen
2 Personen
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 40
StehtischeAnz. 6
AbsperrgitterAnz. 20
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

KühlboxenAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
FunkgeräteAnz. 16
MegafonAnz. 2
LaptopsAnz. 2
Etikettendrucker

Beleuchtung

BaustrahlerAnz. 6
LichterkettenAnz. 4

Organisation

WegweiserAnz. 80
WegweiserAnz. 180
StartkartenAnz. 500
KontrollkartenAnz. 2000
ArmbänderAnz. 500
StempelAnz. 12
StempelkissenAnz. 12
KlemmbretterAnz. 25
StifteAnz. 80
Wasserfeste StifteAnz. 24
DruckpapierAnz. 1000
MedaillenbänderAnz. 500
MedaillenboxenAnz. 500
Einweg-RegenponchosAnz. 100

Sportmaterial

MarkierungsflaggenAnz. 30
KegelAnz. 40
AbsperrkordelAnz. 200

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 4
SicherheitswestenAnz. 30
TaschenlampenAnz. 20
BatterienAnz. 60

Catering

Wiederverwendbare BecherAnz. 600
KaffeekannenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 8
WasserkannenAnz. 20
ServierplattenAnz. 8
ZangenAnz. 8
ServierschalenAnz. 16
Einkäufe

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 500
BestecksetsAnz. 500
TeegläserAnz. 300

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6

Tipps

Beantrage die erforderlichen Routengenehmigungen mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem ersten Abend. Prüfe danach jede Route und halte Start- sowie Zielort schriftlich fest.
Öffne die Teilnehmerregistrierung erst, wenn Routen, Startzeiten und Reservierungen bestätigt sind. Veröffentliche die Startzeiten spätestens 10 Tage vorher, damit sich die Anmeldungen gleichmäßig verteilen.
Plane pro Abend eine eigene Volunteer-Einteilung mit Routenposten und Ersthelfer-Besetzung. Bestätige die Helfer spätestens 7 Tage vorher und teile ihnen Treffpunkt, Schicht und Funkgerät-Zuständigkeit mit.
Stelle die Routenpakete 2 bis 3 Tage vor jedem Abend zusammen. Prüfe dabei Startkarten, Kontrollkarten, Armbänder, Stempel, Wegweiser und wasserfeste Stifte; drucke zusätzlich eine Teilnehmerliste als Reserve aus.
Baue den Start- und Zielbereich mindestens 2 Stunden vor Beginn auf. Kühlboxen, Verlängerungskabel, Beleuchtung, Tische und Absperrgitter gehören früh an ihren Platz, damit die Anmeldung nicht während des Einlasses umgeräumt werden muss.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich vier Abende anmelden und planen?: Beginne 6 bis 8 Wochen vorher mit Genehmigungen, Routen und Start- und Zielorten. Die Anmeldung sollte spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem ersten Abend öffnen.
Wann soll ich die Startzeiten für vier Abende veröffentlichen?: Veröffentliche die Startzeiten spätestens 10 Tage vor dem ersten Termin. So bleiben noch etwa 7 Tage, um Anmeldungen zu prüfen, Ernährungswünsche zu erfassen und Reservierungen zu bestätigen.
Wie viele Helfer brauche ich für vier Abende?: Plane die Helfer pro Abend nach den tatsächlich besetzten Routenposten, dem Anmeldetisch und der Ersthilfe ein. Bestätige zusätzlich mindestens 1 Ersatzperson je Abend, weil Ausfälle bei einer viertägigen Veranstaltung wahrscheinlicher sind.
Wann muss der Aufbau am jeweiligen Abend beginnen?: Starte den Aufbau mindestens 2 Stunden vor dem Einlass und prüfe 30 Minuten vor Beginn alle Schilder, Kontrollpunkte, Getränke und Funkgeräte. Für den ersten Abend solltest du eine zusätzliche Stunde für die vollständige Einrichtung einplanen.

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