Checklist para organizar una Avondvierdaagse sin olvidar nada

Organizar una Avondvierdaagse requiere coordinar cuatro días de rutas, participantes, voluntarios y puntos de control. Empieza por los permisos y el recorrido, y deja cerrados con tiempo la inscripción, los puestos de ruta y los primeros auxilios. En los últimos días tendrás que preparar pulseras, tarjetas, señales, paquetes de ruta y listas impresas. Esta checklist reúne el orden práctico para llegar al montaje de salida y meta con todo listo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Solicitar permisos de ruta
Fijar la ubicación de salida y llegada
2 personas
Trazar las rutas
3 personas
Revisar mapas de ruta
2 personas
Abrir la inscripción de participantes
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar las reservas
Hacer la distribución de voluntarios
2 personas
Asignar puestos de ruta
2 personas
Asignar personal de primeros auxilios
Publicar horarios de inicio
Hacer pulseras y tarjetas de salida
3 personas
Preparar señales de ruta
3 personas
Imprimir listas de participantes
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger los materiales
3 personas
Preparar paquetes de ruta
4 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Montar la zona de salida y meta
8 personas
Colgar la decoración
3 personas
Preparar las mesas de inscripción
3 personas
Colocar flechas de ruta
6 personas
Preparar puntos de agua
4 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo

Evento

Revisar la ruta y los puestos
6 personas
Inscribir voluntarios
2 personas
Atender las mesas de inscripción
4 personas
Repartir las tarjetas de salida
3 personas
Guiar a los grupos de salida
4 personas
Atender los puntos de agua
6 personas
Cubrir los puestos de la ruta
12 personas
Llevar el registro final
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Prestar primeros auxilios
2 personas
Cerrar la zona de meta
4 personas
Comprobar y corregir la ruta
6 personas
Atender las mesas de inscripción
4 personas
Guiar a los grupos de salida
4 personas
Atender los puntos de agua
6 personas
Cubrir los puestos de la ruta
12 personas
Llevar el registro final
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Prestar primeros auxilios
2 personas
Cerrar la zona de meta
4 personas
Comprobar y corregir la ruta
6 personas
Atender las mesas de inscripción
4 personas
Guiar a los grupos de salida
4 personas
Atender los puntos de agua
6 personas
Cubrir los puestos de la ruta
12 personas
Llevar el registro final
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Prestar primeros auxilios
2 personas
Cerrar la zona de meta
4 personas
Comprobar y corregir la ruta
6 personas
Atender las mesas de inscripción
4 personas
Guiar a los grupos de salida
4 personas
Atender los puntos de agua
6 personas
Cubrir los puestos de la ruta
12 personas
Organizar la entrega de medallas
4 personas
Llevar el registro final
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Prestar primeros auxilios
2 personas

Seguimiento

Retirar las flechas de ruta
6 personas
Limpiar el recinto
8 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar los materiales
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Archivar los datos de los participantes
Contar el stock restante
2 personas
Devolver el material alquilado
3 personas
Dejar el recinto limpio
4 personas
Retirar los productos no utilizados
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 40
Mesas altascant. 6
Vallas de separacióncant. 20
Percheroscant. 2

Equipo

Neveras portátilescant. 8
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Walkie-talkiescant. 16
Megáfonocant. 2
Portátilescant. 2
Impresora de etiquetas

Iluminación

Lámparas de obracant. 6
Guirnaldas de lucescant. 4

Organización

Señales de rutacant. 80
Flechas de rutacant. 180
Tarjetas de salidacant. 500
Tarjetas de controlcant. 2000
Pulserascant. 500
Selloscant. 12
Tampones para sellarcant. 12
Portapapelescant. 25
Bolígrafoscant. 80
Rotuladores permanentescant. 24
Papel de impresióncant. 1000
Cintas de medallacant. 500
Cajas para medallascant. 500
Impermeables desechablescant. 100

Material deportivo

Banderines de marcajecant. 30
Conoscant. 40
Vallas de cuerdacant. 200

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 4
Chalecos reflectantescant. 30
Linternascant. 20
Bateríascant. 60

Catering

Vasos reutilizablescant. 600
Jarras de cafécant. 8
Termoscant. 8
Jarras de aguacant. 20
Bandejas de serviciocant. 8
Pinzascant. 8
Bandejas de servircant. 16
Compras

Vajilla

Platos reutilizablescant. 500
Cubiertoscant. 500
Vasos de técant. 300

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6

Consejos

Solicita los permisos de la ruta antes de publicar la inscripción. Cuando el recorrido esté aprobado, fija claramente la salida y la llegada y revisa cada mapa con una persona que no lo haya trazado.
Abre la inscripción solo cuando puedas publicar las distancias, los horarios de inicio y la información de cada día. Reserva tiempo para registrar preferencias dietéticas y responder cambios antes de confirmar las reservas.
No esperes a la última semana para buscar voluntarios: asigna responsables para cada puesto de ruta y para primeros auxilios, y entrega un horario con teléfonos y walkie-talkies al menos 3 días antes.
Prepara las tarjetas de salida, pulseras, tarjetas de control y paquetes de ruta en lotes por participante. Imprime las listas y etiquetas después del cierre de inscripciones para evitar trabajar con datos desactualizados.
El día del montaje, coloca primero carpas, mesas, vallas y señalización; después prepara las mesas de inscripción, enfría las bebidas y prueba la iluminación, el megáfono y los alargadores antes de que llegue el primer grupo.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar una Avondvierdaagse?: Empieza al menos 8 semanas antes. Los permisos, las rutas y la disponibilidad de voluntarios suelen necesitar más tiempo que la compra de materiales y el montaje.
¿Cuántos voluntarios necesito para una Avondvierdaagse?: Calcula un responsable por cada puesto de ruta y añade al menos un sustituto por cada 5 puestos. Asigna también un equipo específico de primeros auxilios y una persona coordinadora.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones?: Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes del primer recorrido. Así puedes imprimir listas, preparar pulseras y tarjetas, comprar las cantidades correctas y organizar los paquetes de ruta.
¿Qué hay que preparar el día antes de la Avondvierdaagse?: Deja montadas o clasificadas las señales, las tarjetas, las pulseras, los paquetes y las listas. Comprueba también las bebidas refrigeradas, los walkie-talkies, el megáfono y la iluminación al menos 2 horas antes de la apertura.

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