Avondvierdaagse organiseren: checklist en planning

Een Avondvierdaagse organiseren begint niet bij de startpost, maar weken eerder met routes, vergunningen en verkeersmaatregelen. Daarna volgen inschrijvingen, vrijwilligers, stempelkaarten en de inrichting van start- en finishlocaties. Plan vaste controlemomenten, want routepunten, aantallen deelnemers en materiaal worden vaak pas laat duidelijk. Deze checklist helpt je de 73 taken in de juiste volgorde uit te voeren en voorkomt dat je op de eerste avond nog routepijlen, hesjes of portofoons moet zoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en routes vastleggen
3 personen
Start- en finishlocaties reserveren
2 personen
Vergunningen en meldingen indienen
2 personen
Verkeersmaatregelen aanvragen
2 personen
Routekaarten uitwerken
3 personen
Routes ter plaatse controleren
4 personen
Gevaarlijke routepunten markeren
3 personen
Vrijwilligers werven
3 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
3 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Stempelkaarten ontwerpen
2 personen
Stempelkaarten printen
2 personen
Routeborden en pijlen maken
4 personen
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Vrijwilligersinstructies versturen
2 personen
Polsbandjes en hesjes sorteren
3 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
4 personen
Materialen ophalen
3 personen
Routekaarten verpakken
3 personen
Startpost opbouwen
6 personen
Finishpost opbouwen
6 personen
Routepijlen plaatsen
8 personen
Verkeerspunten bezetten
8 personen
Dranken koud zetten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
Uitgiftepunt inrichten
4 personen
Inschrijftafel klaarzetten
3 personen
EHBO-koffer controleren
2 personen
Tweede route uitzetten
8 personen
Derde route uitzetten
8 personen
Vierde route uitzetten
8 personen
Feestfinish inrichten
8 personen

Event

Startdeelnemers registreren
6 personen
Startkaarten uitdelen
4 personen
Wandelaars informeren
3 personen
Startgroepen begeleiden
4 personen
Rustpunt openen
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Fruit en snacks uitdelen
3 personen
Finishkaarten afstempelen
4 personen
Vermiste wandelaars registreren
2 personen
Routepijlen controleren
4 personen
Tweede startpost openen
5 personen
Tweede rustpunt bemannen
4 personen
Tweede finish registreren
4 personen
Tweede dag catering aanvullen
3 personen
Derde startpost openen
5 personen
Derde rustpunt bemannen
4 personen
Derde finish registreren
4 personen
Derde dag catering aanvullen
3 personen
Vierde startpost openen
5 personen
Vierde rustpunt bemannen
4 personen
Vierde finish registreren
6 personen
Medaille-uitgifte verzorgen
4 personen
Vierde dag catering aanvullen
4 personen
Deelnemers bedanken
3 personen

Nazorg

Dag één opruimen
6 personen
Tweede dag opruimen
6 personen
Derde dag opruimen
6 personen
Alle routepijlen verwijderen
8 personen
Finishlocatie afbreken
8 personen
Startlocatie schoonmaken
6 personen
Afval verzamelen en sorteren
6 personen
Servies en materiaal reinigen
5 personen
Voorraad tellen
2 personen
Geleende spullen retourneren
3 personen
Borg en kas afhandelen
2 personen
Gevonden voorwerpen verwerken
2 personen
Deelnemersuitslagen publiceren
2 personen
Foto's en materialen archiveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 30
Afvalbakkenaantal 8
Statafelsaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Mokkenaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Tangenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 12
Koelboxenaantal 8
Jerrycansaantal 12
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Portofoonsaantal 12
Megafoonsaantal 3
Powerbanksaantal 8
Kassa
Geldkist
Laptop
Printer

Verlichting

Bouwlampenaantal 6
Ledlampenaantal 12

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 180
Routebordenaantal 40
Verkeerskegelsaantal 60
Afzethekkenaantal 12
Stempelkaartenaantal 350
Stempelsaantal 12
Medaillelintenaantal 300
Veiligheidshesjesaantal 40
Polsbandjesaantal 350
Pionnenaantal 40

Schoonmaak

Handvegersaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 6
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 4
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 20

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
Zaklampenaantal 12
Reservebatterijenaantal 24

Decoratie

Finishbanierenaantal 2
Startbanierenaantal 2
Pijlenbannersaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, routes en start- en finishlocaties eerst vast. Controleer elke route daarna ter plaatse en markeer gevaarlijke punten voordat je routekaarten en pijlen maakt.
Begin vroeg met vergunningen, meldingen en verkeersmaatregelen. Houd rekening met meerdere weken verwerkingstijd en wacht niet tot de inschrijvingen binnen zijn.
Maak de vrijwilligersindeling per routepunt en per avond. Verstuur instructies vooraf en leg veiligheidshesjes, polsbandjes, portofoons en powerbanks per team klaar.
Open het inschrijfformulier pas nadat afstanden, vertrekuren en praktische informatie definitief zijn. Verzamel dieetwensen tegelijk, zodat je catering niet op het laatste moment hoeft aan te passen.
Controleer twee dagen voor de start alle materialen per locatie. Denk naast routeborden en stempels ook aan verlichting, afvalbakken, jerrycans, thermoskannen en een kassa als je iets verkoopt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Avondvierdaagse organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer locaties en werk routes uit in de eerste 2 weken, zodat vergunningen, meldingen en verkeersmaatregelen nog op tijd geregeld kunnen worden.
Wanneer moet ik de vergunning voor een Avondvierdaagse aanvragen?: Dien de aanvraag minimaal 6 tot 8 weken voor de eerste wandelavond in, tenzij je gemeente een langere termijn voorschrijft. Controleer ook of afzonderlijke meldingen of aanvragen voor verkeersmaatregelen nodig zijn.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Avondvierdaagse?: Tel per avond alle bemande routepunten, de startpost en de finishpost op en plan daarnaast minstens 10 procent reserve. Maak de indeling uiterlijk 1 week vooraf, zodat uitval nog kan worden opgevangen.
Wanneer moet je de routes van een Avondvierdaagse controleren?: Controleer de routes eerst bij het uitwerken en nogmaals 1 tot 2 weken voor de start. Loop of fiets daarna vlak voor elke avond de kritieke punten na, omdat werkzaamheden of wegafsluitingen kunnen veranderen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.