Checklist pour organiser quatre jours de randonnée

Quatre jours de randonnée demandent une préparation suivie, pas seulement un bon itinéraire. Il faut coordonner les lieux de départ et d’arrivée, les autorisations, les inscriptions, le balisage et les bénévoles avant le premier départ. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, puis à vérifier le matériel et les postes d’accueil. Prévoyez aussi du temps pour reconnaître les parcours sur place et corriger les zones à risque.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les itinéraires
3 personnes
Réserver les lieux de départ et d’arrivée
2 personnes
Déposer les autorisations et déclarations
2 personnes
Demander des mesures de circulation
2 personnes
Finaliser les cartes de parcours
3 personnes
Vérifier les itinéraires sur place
4 personnes
Marquer les points dangereux du parcours
3 personnes
Recruter des bénévoles
3 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
2 personnes
Traiter les inscriptions
3 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Concevoir les cartes à tamponner
2 personnes
Imprimer les cartes de pointage
2 personnes
Créer les panneaux de parcours et les flèches
4 personnes
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Envoyer les consignes aux bénévoles
2 personnes
Trier les bracelets et les gilets
3 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
4 personnes
Récupérer le matériel
3 personnes
Emballer les cartes de parcours
3 personnes
Monter le poste de départ
6 personnes
Monter la ligne d’arrivée
6 personnes
Installer les flèches d'orientation
8 personnes
Occuper les points de circulation
8 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Préparer le café et le thé
3 personnes
Aménager le point de distribution
4 personnes
Installer la table d'inscription
3 personnes
Vérifier la trousse de premiers secours
2 personnes
Mettre en place le deuxième itinéraire
8 personnes
Tracer le troisième parcours
8 personnes
Mettre en place le quatrième itinéraire
8 personnes
Aménager l’arrivée de fête
8 personnes

Événement

Enregistrer les participants au départ
6 personnes
Distribuer les cartes de départ
4 personnes
Informer les randonneurs
3 personnes
Accompagner les groupes de départ
4 personnes
Ouvrir le point de repos
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Distribuer des fruits et des snacks
3 personnes
Tamponner les cartes d’arrivée
4 personnes
Enregistrer les randonneurs disparus
2 personnes
Vérifier les flèches d’itinéraire
4 personnes
Ouvrir le deuxième poste de départ
5 personnes
Assurer le deuxième point de repos
4 personnes
Enregistrer la deuxième arrivée
4 personnes
Réapprovisionner la restauration du deuxième jour
3 personnes
Ouvrir le troisième poste de départ
5 personnes
Gérer le troisième point de repos
4 personnes
Enregistrer la troisième arrivée
4 personnes
Réapprovisionner le catering du troisième jour
3 personnes
Ouvrir le quatrième point de départ
5 personnes
Tenir le quatrième poste de ravitaillement
4 personnes
Enregistrer la quatrième arrivée
6 personnes
Gérer la remise des médailles
4 personnes
Réapprovisionner le catering du quatrième jour
4 personnes
Remercier les participants
3 personnes

Suivi

Ranger le premier jour
6 personnes
Rangement du deuxième jour
6 personnes
Rangement du troisième jour
6 personnes
Retirer toutes les flèches de parcours
8 personnes
Démonter le site d’arrivée
8 personnes
Nettoyer le lieu de départ
6 personnes
Collecter et trier les déchets
6 personnes
Nettoyer la vaisselle et le matériel
5 personnes
Compter le stock
2 personnes
Rendre les articles empruntés
3 personnes
Gérer la caution et la caisse
2 personnes
Traiter les objets trouvés
2 personnes
Publier les résultats des participants
2 personnes
Archiver les photos et les matériels
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 30
Poubellesqté 8
Tables hautesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Tassesqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pincesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 12
Glacièresqté 8
Jerricansqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Louchesqté 8

Équipement

Talkies-walkiesqté 12
Mégaphonesqté 3
Batteries externesqté 8
Caisse
Caisse
Ordinateur portable
Imprimante

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 6
Lampes LEDqté 12

Matériel de sport

Flèches de directionqté 180
Panneaux de directionqté 40
Cônes de signalisationqté 60
Barrières de sécuritéqté 12
Cartes de poinçonnageqté 350
Tamponsqté 12
Rubans de médailleqté 300
Gilets de sécuritéqté 40
Braceletsqté 350
Cônesqté 40

Nettoyage

Balais à mainqté 4
Pinces à déchetsqté 6
Seauxqté 6
Serpillièresqté 4
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 20

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Lampes de pocheqté 12
Piles de rechangeqté 24

Décoration

Bannières d’arrivéeqté 2
Bannières de départqté 2
Bannières fléchéesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer les quatre itinéraires et vérifiez-les sur place avant d’imprimer les cartes. Notez précisément les passages dangereux afin de placer les flèches, panneaux, cônes ou barrières au bon endroit.
Déposez les autorisations et demandes de mesures de circulation plusieurs semaines avant la randonnée. Attendre la dernière semaine peut bloquer un départ ou modifier un parcours déjà communiqué.
Ouvrez les inscriptions assez tôt pour recueillir les besoins alimentaires et établir une répartition réaliste des bénévoles. Envoyez ensuite les consignes avec les horaires, les postes et un moyen de communication comme les talkies-walkies.
Préparez séparément le matériel du départ, de l’arrivée et des points de contrôle. Emballez les cartes de pointage, tampons, bracelets et gilets par poste pour éviter un tri improvisé le matin du premier jour.
Vérifiez les équipements qui nécessitent une alimentation ou un éclairage avant l’installation. Les machines à café, bouilloires, thermos, batteries externes et projecteurs de chantier sont souvent oubliés jusqu’au moment où les postes ouvrent.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser quatre jours de randonnée ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour fixer les parcours, obtenir les autorisations, ouvrir les inscriptions et recruter les bénévoles. Ajoutez une vérification sur place avant de finaliser les cartes et la signalétique.
Quand faut-il vérifier les itinéraires d’une randonnée de quatre jours ?: Faites une première reconnaissance après avoir défini les parcours, puis une dernière vérification 7 à 10 jours avant le départ. Contrôlez notamment les passages dangereux, les changements d’accès et l’emplacement des flèches.
Combien de bénévoles faut-il pour quatre jours de randonnée ?: Le nombre dépend des points de contrôle et des horaires, mais prévoyez au minimum deux personnes par poste occupé en continu afin d’organiser les relèves. Établissez la répartition au moins 2 semaines avant l’événement.
Quand préparer les cartes et le matériel de randonnée ?: Finalisez les cartes de parcours et imprimez les cartes de pointage après la dernière vérification des itinéraires, idéalement 7 jours avant. Triez ensuite bracelets, gilets, tampons et flèches par poste pour gagner du temps à l’installation.

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