Abendsvierdaagse organisieren: die komplette Checkliste

Eine Abendsvierdaagse steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst werden Termine, Routen und Start- sowie Zielorte festgelegt, danach folgen Genehmigungen, Helfer und Anmeldungen. Plane besonders die Verkehrsmaßnahmen und die Kontrolle gefährlicher Stellen früh ein. Kurz vor dem Start brauchst du einen belastbaren Einsatzplan, beschilderte Wege und vollständig gepacktes Material. Diese Checkliste deckt die 73 Aufgaben und 48 benötigten Gegenstände des Plans ab.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Routen festlegen
3 Personen
Start- und Zielorte reservieren
2 Personen
Genehmigungen und Meldungen einreichen
2 Personen
Verkehrsmaßnahmen beantragen
2 Personen
Streckenkarten ausarbeiten
3 Personen
Routen vor Ort prüfen
4 Personen
Gefährliche Streckenpunkte markieren
3 Personen
Freiwillige rekrutieren
3 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
3 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Stempelkarten entwerfen
2 Personen
Stempelkarten drucken
2 Personen
Wegweiser und Pfeile anfertigen
4 Personen
Volunteer-Einteilung erstellen
2 Personen
Anweisungen für Freiwillige versenden
2 Personen
Armbänder und Westen sortieren
3 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
4 Personen
Materialien abholen
3 Personen
Streckenpläne verpacken
3 Personen
Startposten aufbauen
6 Personen
Zielbereich aufbauen
6 Personen
Wegweiser aufstellen
8 Personen
Verkehrsposten besetzen
8 Personen
Getränke kalt stellen
3 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
3 Personen
Ausgabestelle einrichten
4 Personen
Anmeldetisch vorbereiten
3 Personen
Erste-Hilfe-Koffer prüfen
2 Personen
Zweite Strecke abstecken
8 Personen
Dritte Route abstecken
8 Personen
Vierte Route ausstecken
8 Personen
Feierabschluss einrichten
8 Personen

Event

Teilnehmer für den Start registrieren
6 Personen
Startkarten austeilen
4 Personen
Wanderer informieren
3 Personen
Startgruppen begleiten
4 Personen
Ruhepunkt eröffnen
4 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Obst und Snacks ausgeben
3 Personen
Zielkarten abstempeln
4 Personen
Vermisste Wanderer registrieren
2 Personen
Wegweiser prüfen
4 Personen
Zweite Startstation öffnen
5 Personen
Zweiten Rastplatz besetzen
4 Personen
Zweiten Zieleinlauf erfassen
4 Personen
Catering für den zweiten Tag auffüllen
3 Personen
Dritte Startstation öffnen
5 Personen
Dritte Versorgungsstation besetzen
4 Personen
Dritte Ziellinie erfassen
4 Personen
Catering für den dritten Tag auffüllen
3 Personen
Vierte Startstation öffnen
5 Personen
Vierten Rastpunkt besetzen
4 Personen
Vierter Zieleinlauf erfassen
6 Personen
Medaillenausgabe organisieren
4 Personen
Catering für den vierten Tag auffüllen
4 Personen
Teilnehmer verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Tag eins aufräumen
6 Personen
Aufräumen am zweiten Tag
6 Personen
Am dritten Tag aufräumen
6 Personen
Alle Wegweiserpfeile entfernen
8 Personen
Aufbau am Zielort abbauen
8 Personen
Startort reinigen
6 Personen
Müll sammeln und sortieren
6 Personen
Geschirr und Material reinigen
5 Personen
Bestände zählen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
3 Personen
Kaution und Kasse abwickeln
2 Personen
Gefundene Gegenstände bearbeiten
2 Personen
Teilnehmerergebnisse veröffentlichen
2 Personen
Fotos und Materialien archivieren
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 30
AbfallbehälterAnz. 8
StehtischeAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 300
TassenAnz. 80
ServierschalenAnz. 12
ZangenAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 12
KühlboxenAnz. 8
KanisterAnz. 12
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 8

Ausstattung

FunkgeräteAnz. 12
MegafoneAnz. 3
PowerbanksAnz. 8
Kasse
Geldkassette
Laptop
Drucker

Beleuchtung

BaustrahlerAnz. 6
LED-LampenAnz. 12

Sportmaterial

WegweiserAnz. 180
WegweiserAnz. 40
VerkehrskegelAnz. 60
AbsperrgitterAnz. 12
StempelkartenAnz. 350
StempelAnz. 12
MedaillenbänderAnz. 300
SicherheitswestenAnz. 40
ArmbänderAnz. 350
KegelAnz. 40

Reinigung

HandfegerAnz. 4
MüllgreiferAnz. 6
EimerAnz. 6
WischmopsAnz. 4
Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 20

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
TaschenlampenAnz. 12
ErsatzbatterienAnz. 24

Dekoration

ZielbannerAnz. 2
StartbannerAnz. 2
PfeilbannerAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Reiche Genehmigungen, Meldungen und Anträge für Verkehrsmaßnahmen nicht erst kurz vor dem Lauf ein. Plane dafür mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem ersten Abend ein, da Rückfragen die Route oder den Startort verändern können.
Kontrolliere jede Route zweimal: einmal bei der Planung und ein zweites Mal kurz vor der Veranstaltung. Markiere gefährliche Punkte sichtbar und lege fest, welcher Helfer dort mit Warnweste, Funkgerät oder Megafon steht.
Öffne die Anmeldung früh genug, damit du Teilnehmerzahlen, Ernährungswünsche und die benötigte Menge an Stempel- und Polsbändern einplanen kannst. Rechne die Ausgabe nicht nur für den ersten Abend, sondern für alle vier Tage.
Erstelle die Helfereinteilung spätestens eine Woche vor dem Start und verschicke die Anweisungen gesammelt. Nenne für jede Position Treffpunkt, Uhrzeit, Aufgabe und eine erreichbare Kontaktperson.
Baue Start- und Zielbereich vor dem Eintreffen der Teilnehmer auf. Prüfe dabei Zelte, Tische, Beleuchtung, Stromversorgung, Getränke, Stempel, Routepfeile und Absperrungen mit einer Packliste statt aus dem Gedächtnis.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Abendsvierdaagse organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Routen und Veranstaltungsorten. Genehmigungen und Verkehrsmaßnahmen sollten mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem ersten Start eingereicht werden.
Wann sollten die Routen für die Abendsvierdaagse feststehen?: Lege die Routen etwa 8 Wochen vorher fest, damit Genehmigungen, Karten und Beschilderung darauf abgestimmt werden können. Eine letzte Kontrolle vor Ort sollte 7 bis 14 Tage vor Beginn stattfinden.
Wann muss ich Helfer für die Abendsvierdaagse einteilen?: Sammle Zusagen spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Start und verschicke die konkrete Einteilung mindestens 7 Tage vorher. So bleibt Zeit, Ausfälle zu ersetzen und offene Positionen nachzubesetzen.
Was muss am Tag der Abendsvierdaagse zuerst aufgebaut werden?: Baue zuerst Start- und Zielposten, Absperrungen sowie die Beleuchtung auf, danach folgen Getränkeausgabe, Stempelstellen und Beschilderung. Beginne mindestens 2 Stunden vor dem ersten Start und prüfe die Routepfeile vor der Öffnung.

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