Zo organiseer je een avondgebed

Begin met de datum, het tijdstip en de gewenste opbouw van de avond. Bevestig daarna de gebedsleider en muzikanten, verzamel aanmeldingen en vraag dieetwensen uit voordat je boodschappen doet. Werk het programma uit met Bijbelteksten en gebedsmomenten en druk de benodigde bladen op tijd af. Op de dag zelf draait alles om een rustige ontvangst, goed geteste techniek en een ruimte waarin deelnemers direct hun plek vinden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en tijd bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Gebedsleider bevestigen
6
Muzikanten bevestigen
7
Programma samenstellen
2 personen
8
Bijbelteksten selecteren
2 personen
9
Gebedsbladen afdrukken
10
Deelnemerslijst afdrukken
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Ruimte controleren
2 personen
13
Stoelen klaarzetten
3 personen
14
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
15
Gebedsmaterialen klaarleggen
2 personen
16
Geluidsapparatuur opstellen
2 personen
17
Verlichting instellen
18
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
19
Dranken koud zetten
20
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
21
Techniek testen
2 personen
22
Gebedsleider instrueren
2 personen

Event

23
Bezoekers ontvangen
3 personen
24
Programma uitdelen
2 personen
25
Avondgebed begeleiden
3 personen
26
Muziek verzorgen
2 personen
27
Collecte begeleiden
2 personen
28
Koffie en thee serveren
3 personen
29
Dranken bijvullen
2 personen
30
Bezoekers uitgeleide doen
2 personen

Nazorg

31
Servies afruimen
2 personen
32
Geluidsapparatuur afbouwen
2 personen
33
Stoelen en tafels opruimen
3 personen
34
Afval verzamelen
2 personen
35
Servies afwassen
2 personen
36
Ruimte schoonmaken
3 personen
37
Voorraad controleren
38
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 6
Kleed voor ontvangsttafel

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Theeglazenaantal 60
Waterglazenaantal 60
Bordenaantal 60
Theelepelsaantal 60
Opscheplepelsaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 4
Stekkerdozenaantal 3

Decoratie

Tafellopersaantal 4
Elektrische kaarsenaantal 12
Bloemstukkenaantal 3
Welkomstbord

Kerkbenodigdheden

Bijbelsaantal 20
Gebedenboekenaantal 20
Collectemandenaantal 2
Muziekstandaardsaantal 3
Pennenaantal 20

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Dienbladenaantal 4
Koelboxenaantal 2
Waterkannenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 8
Bezem en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig de gebedsleider en muzikanten uiterlijk twee weken vooraf. Spreek af wie welk onderdeel begeleidt en hoe lang elk blok duurt, zodat het programma niet uitloopt.
Verzamel aanmeldingen en dieetwensen vóór je boodschappen doet. Reken daarna per deelnemer op een kopje koffie of thee en zet extra water klaar voor na het gebed.
Druk gebedsbladen, Bijbelteksten, het programma en de deelnemerslijst minimaal drie dagen vooraf af. Leg per zitplaats de Bijbels en gebedenboeken klaar als deelnemers die nodig hebben.
Test geluidsapparatuur, draadloze microfoons en luidsprekers voordat bezoekers binnenkomen. Controleer ook verlengsnoeren en stekkerdozen; een ontbrekende aansluiting merk je anders pas tijdens het eerste gebed.
Richt de ontvangsttafel minstens 45 minuten vóór aanvang in. Zet het welkomstbord, de deelnemerslijst, programma’s en gebedsmaterialen klaar en houd koffie, thee en water apart van de looproute.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een avondgebed organiseren?: Begin minstens drie weken vooraf met datum, tijd, gebedsleider en muzikanten. Verstuur de uitnodigingen daarna direct, zodat je uiterlijk een week voor de avond het aantal deelnemers en dieetwensen kent.
Hoeveel tijd moet ik uittrekken voor de voorbereiding op de avond zelf?: Plan minimaal 90 minuten voor stoelen, ontvangsttafel, gebedsmaterialen, verlichting en techniek. Laat de microfoons en luidsprekers uiterlijk 30 minuten voor aanvang testen.
Wanneer druk ik de gebedsbladen en deelnemerslijst af?: Druk de documenten drie dagen vooraf af als de inhoud vaststaat. Neem op de dag zelf enkele extra exemplaren mee, bijvoorbeeld 5 tot 10 procent boven het verwachte aantal deelnemers.
Hoeveel koffie, thee en water heb ik nodig voor een avondgebed?: Reken per deelnemer op één kop koffie of thee en minimaal twee glazen water. Voor 30 deelnemers betekent dat ongeveer 30 warme dranken en 60 glazen water, met wat extra voorraad voor begeleiders.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.